En el dinámico mundo de los servicios financieros, la precisión y la eficiencia tienen importancia decisiva, y las herramientas estadísticas pueden ayudar. Entre esas herramientas están los diagramas de control que pueden ayudar a los líderes de las empresas de servicios financieros que buscan supervisar el desempeño y recorrer el intricado terreno de la mejora de procesos.
Exploraremos dos casos de uso en esta publicación del blog que muestran cómo los diagramas de control pueden mejorar el desempeño del equipo y minimizar el riesgo en ciertos procesos largos.
Caso de uso n.° 1: Supervisar el desempeño del equipo
Hay varias herramientas estadísticas ubicadas en Minitab que pueden ayudar a supervisar cómo el desempeño de su equipo optimiza sus operaciones de cumplimiento.
Los diagramas de control pueden utilizarse para supervisar las métricas financieras o los indicadores de desempeño para asegurar que cumplan con los últimos requisitos regulatorios. Por ejemplo, los diagramas de control pueden dar seguimiento a los índices financieros clave, como los índices de adecuación para asegurar que se mantengan dentro de los límites de control. Además, pueden brindar una perspectiva clave de las tasas de errores a efectos de cumplimiento. Este diagrama de NP brinda mayor contexto:
El análisis de errores del diagrama NP en esta institución financiera reveló perspectivas cruciales en el desempeño de la organización en un periodo de 31 meses. Debido a que hacer transferencias electrónicas, responder correos electrónicos y mover capital generalmente requiere el factor humano, es razonable suponer que inevitablemente se cometerán errores. Sin embargo, a fines de cumplimiento, deseamos que esos errores sean los menos posible.
Si bien el número global de errores por tamaño de muestra (tamaño de la muestra dependió en el número de transacciones realizadas en cada periodo de tiempo, o “eventos”, como correos electrónicos, movimiento de dinero o transacciones) demostró una prometedora tendencia hacia abajo, es importante abordar los puntos de fallo específicos a 1, 10 y 16.
Estos puntos de fallo indican desviaciones de los patrones previstos y justifican mayor investigación (en este caso, se cometieron más errores de los que debieron de haberse cometido sobre el tamaño de la muestra). Para asegurar el cumplimiento y mantener la mejora en las tasas de errores, es esencial conducir un análisis exhaustivo de estos puntos. Este análisis podría implicar las causas subyacentes, identificar variaciones potenciales del proceso o factores externos que contribuyen a los fallos e implementar acciones correctivas apropiadas. Quizá el equipo carecía de suficiente personal, implementaba un nuevo proceso o estaba demasiado cansado. El conocer estos factores subyacentes pueden ayudar en acciones correctivas futuras (personal adicional, por ejemplo, o capacitación mejorada).
Al abordar las causas raíces de los fallos de prueba y tomar las medidas necesarias de manera proactiva, la institución financiera puede mejorar sus iniciativas de cumplimento, minimizar errores, y mantener una tendencia consistente de mejora con el tiempo.
Caso de uso n.°2: Gestión de riesgo de aprobación de préstamos y mejora de procesos
Mitigar el riesgo es de importancia esencial en el sector financiero. Un excelente ejemplo de esto supone el tiempo requerido de aprobación de préstamos, en el que los diagramas de control ofrecen una potente solución para la reducción de riesgo y optimización del proceso. El tiempo requerido lento puede ser una amenaza a las oportunidades de negocios y podría llevar a la insatisfacción del cliente.
Imagine que el líder de una empresa de servicios financieros se enfoca en optimizar su proceso de aprobación de préstamos. Su objetivo es doble: asegurar el oportuno procesamiento de solicitudes y, más importante, apegarse a los requisitos reglamentarios. Para lograrlo, aprovechan los diagramas de control para supervisar el tiempo requerido.
Al recopilar los satos iniciales y configurar los diagramas de control, el equipo mantiene el diagrama con datos nuevos (esto puede hacerse automáticamente con Minitab Connect). Durante el análisis, el equipo detecta una tendencia recurrente de tiempo de aprobación que de manera consistente sobrepasa el límite superior de control.
Como se mencionó anteriormente, esto avisa de un riesgo: los retrasos persistentes en aprobaciones de categorías específicas de préstamos podrían provocar la insatisfacción de los clientes, pasar por alto posibles negocios y el potencial incumplimiento de plazos reglamentarios.
A través de un análisis exhaustivo, el gerente observa los documentos de solicitud específicos de un crédito requieren pasos adicionales de verificación, lo que provoca retrasos notables. Además, empieza a reconocerse una distribución desigual de carga de trabajo entre los procesadores.
Potenciado con esta perspectiva, podría elegir implementar mejoras de proceso. Estas incluyen la optimización de la verificación de documentos, redistribución de la carga de trabajo y la oferta de mayor capacitación a los procesadores de créditos.
Al hacer cambios a los procesos, cambian sus límites de control. Posteriormente a estos cambios, el equipo da seguimiento continuo a los cambios del diagrama de control en una nueva etapa con límites de control actualizados. Al entrar en vigor estos ajustes, el equipo observa un retorno gradual del tiempo de aprobación de créditos dentro de los límites de control. Esto es evidencia de la gestión de riesgo efectiva y de la eficiencia operativa mejorada.
Conclusión
A través del prisma de dos ejemplos impactantes, hemos presenciado cómo los diagramas de control reafirman el desempeño del equipo y mitigan el riesgo. Al aprovechar las perspectivas basadas en datos, las instituciones financieras pueden sortear las complejidades del cumplimiento, minimizar errores y llevar a cabo mejoras continuas, y apoyar su recorrido hacia la eficiencia y la resiliencia óptimas.
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