Microsoft Excel es un recurso comprobado para la mayor parte de las empresas, y ofrece valor extremo. Sin embargo, cuando se utiliza para dar seguimiento a proyectos de mejora continua, su valor disminuye. Perder el tiempo recopilando datos de diferentes informes en diferentes sistemas internos le quita tiempo para impulsar el cambio que importa. Veamos las áreas en las que Excel se queda corto y cómo Minitab Engage, construido específicamente, ofrece una solución integral de gestión de proyectos para programas de mejora continua y excelencia operativa.
ENGORROSA RECOPILACIÓN DE DATOS EN EXCEL
Los proyectos de mejora continua implican múltiples tareas, partes interesadas y puntos de datos. Excel carece de la robustez para manejar los proyectos a gran escala de manera eficiente. Administrarlos únicamente en Excel se vuelve engorroso. Además, dar seguimiento a los plazos y a todas las partes móviles puede ser un desafío sin herramientas especializadas de gestión de proyectos de mejora continua.
Las empresas suelen construir rastreadores de Excel para gestionar proyectos, lo que equivale a archivos enormes con una fila para cada proyecto. Tratar de mantener actualizados los rastreadores de Excel puede convertirse en un trabajo de tiempo completo. Perseguir a las personas y los datos, y luego escribir manualmente los datos. Insertar una columna, ampliar una fila y, de repente, las fórmulas se rompen: puede ser frustrante y consumir mucho tiempo.
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Minitab Engage
CÓMO MINITAB ENGAGE AHORRA INNUMERABLES HORAS
Como vicepresidente de Calidad de una corporación industrial de 1500 millones de dólares, Hermann Miskelly, un maestro cinta negra de Six Sigma y Diseño para Six Sigma (DFSS, por sus siglas en inglés), es responsable de encabezar la iniciativa de mejora continua de la organización. En una entrevista con Minitab, señaló el dolor de gestionar los datos en Excel. “En todas nuestras operaciones y unidades de negocio, estas hojas de cálculo [Excel] requerían más de 120 horas-hombre al mes para recopilar, analizar y preparar las revisiones ejecutivos mensuales de la iniciativa de mejora continua”, dijo Miskelly. “En general, nuestro sistema de gestión era lento, engorroso y laborioso, y estábamos buscando una mejor manera de ejecutar y gestionar nuestra iniciativa de mejora continua”.
La “mejor manera” que encontró Miskelly fue Minitab Engage. Minitab Engage es el único software de mejora continua diseñado específicamente para ayudar a las organizaciones a construir programas de mejora e innovación. Ya no hay que andar como loco para encontrar respuestas. Vea cómo Minitab Engage permite a los equipos colaborar sin problemas, compartir perspectivas y contribuir colectivamente a una mayor productividad y eficiencia en toda la organización.
CAPACIDADES DE INFORME Y FORMULARIOS
Es importante contar con un software de mejora continua que facilite la gestión diaria de proyectos y proporcione informes rápidos de progreso para la alineación estratégica con los objetivos clave.
Las capacidades de informe de Excel son limitadas en comparación con Engage. Trate de elaborar tableros de control, visualizaciones y métricas de rendimiento significativos con Excel; no es una tarea fácil. Por otro lado, Engage recopila todos los datos automáticamente y proporciona vistas del tablero de control, lo que permite a las empresas gestionar un gran número de proyectos y así gestionar un gran número de productos Y demostrar de manera fácil y efectiva el ROI de su programa de mejora e innovación.
Miskelly afirmó que la efectividad del tablero de control de Minitab Engage ha potenciado la capacidad de su empresa de gestionar un gran número de proyectos.
“Ya no hay que cotejar y analizar hojas de cálculo a final de mes, sino que los responsables de nuestras operaciones y unidades de negocio pueden ver sus iniciativas de mejora continua de manera global y, si es necesario, profundizar en los proyectos individuales. El panel de control les permite dar seguimiento a la información de los proyectos (totales, iniciados, completados, retrasados, etc.) y a la información financiera, como el ahorro previsto vs. el ahorro real, todo en tiempo real. Los responsables de las operaciones y de la parte comercial ahora pueden centrarse en analizar el progreso e identificar las oportunidades de nuevos proyectos... Una vez más, Minitab ha estudiado y escuchado a sus clientes, y desarrolló un producto que resuelve nuestros problemas de mejora continua”.
Además del componente de tablero de control en tiempo real, Engage supera a Excel al ofrecer más de 60 herramientas y formularios, incluyendo análisis de causa raíz, Cinco porqués, SIPOC, carta de proyecto y Análisis de modos y efectos de falla (FMEA), así como herramientas de diagramación y lluvia de ideas como diagramas de espina de pescado, mapas de proceso, mapas de la corriente de valor y mapas mentales.
Si comienza, mejora o continua sus iniciativas de mejora continua, e intenta aprovechar Excel para gestionarlas, se debe a sí mismo dar una mirada a Minitab Engage. Está diseñado para programas integrales de mejora continua, que ofrecen herramientas de solución de problemas y métodos probados de gestión de proyectos, así como la capacidad de dar seguimiento a métricas clave de rendimiento en tiempo real para demostrar el ROI. Demostrar que el ROI conduce a una mayor aceptación y potencial para más proyectos de mejora continua.
