Hace apenas unos años era líder de Mejora Continua (Continuous Improvement, CI) y Excelencia Operativa (Operational Excellence, OpEx) global para una gran empresa mundial. Ahora trabajo para Minitab tratando de ayudar a los clientes a superar las dificultades que yo enfrenté cuando estaba en su lugar. A saber, ayudar a nuestros clientes a hacer su trabajo mucho mejor, más rápido y más a fondo. Eso es lo que hacen aquí los arquitectos de soluciones.
Los líderes se enfrentan a retos para conseguir que el software ayude a sus líderes técnicos, gestores de proyectos y operaciones de CI con su trabajo. Con demasiada frecuencia, la alta dirección piensa que un software generalista para toda la empresa como Excel será suficiente, pero eso está lejos de ser lo que sus equipos necesitan. Las empresas están perdiendo demasiado dinero por no disponer de las herramientas adecuadas. Aquí compartiré mis conclusiones sobre este enigma.
Por mi experiencia, sé que la mayoría de las empresas cuentan con algún tipo de gestión de proyectos. A menudo veo a personas que se bloquean a la hora de obtener la ayuda que necesitan en el proceso, a menudo debido a estas tres fuentes de confusión:
Nada de esto está en conflicto. De hecho, yo diría que todas las empresas necesitan los tres. Todos tienen objetivos muy diferentes:
Los responsables técnicos necesitan hacer un seguimiento de las acciones hasta su finalización para que la funcionalidad del producto o proceso en el que están trabajando cumpla los requisitos.
Los jefes de proyecto deben controlar los costes y los plazos para asegurarse de que todo se hace a tiempo. Su trabajo encaja bien con el de los líderes técnicos, pero cada uno es responsable de cosas distintas. Las gestionan de forma diferente... y por eso tenemos hojas de cálculo y diagramas de Gantt.
Al crecer como ingeniero, siempre hacíamos el seguimiento de nuestros proyectos en Excel o en hojas de Google. Los rastreadores de proyectos se actualizaban regularmente para saber quién hacía qué y cuándo. No siempre utilizábamos un diagrama de Gantt, sino más bien un registro de actividades.
Los jefes de proyecto seguían siempre los mismos proyectos que nosotros, los ingenieros, pero a un nivel mucho más alto. No les preocupaba un detalle como "mejorar el paso 12 del proceso", sino algo más como "crear un proceso". Una gran tarea como esa puede tener tareas intermedias como "ejecutar el proceso al 50%", "ejecutar el proceso a pleno rendimiento" y "aprobación del proceso".
La mejora continua sería responsable de algunas cosas como las mencionadas anteriormente, pero aún a un nivel diferente. CI también tendría que informar sobre el ahorro. Se trata de una tarea diferente a la que debían realizar los responsables técnicos (cierre de acciones) y los jefes de proyecto (riesgos para el calendario). Un cuadro de mando de CI podría tener el siguiente aspecto:
Puedes ver los ahorros frente a los objetivos y la posibilidad de filtrar por ubicación o por lo que quieras.
Como puede ver, esto no compite en modo alguno con Excel, SmartSheets, Microsoft Project ni con nada que ya utilice el resto de la empresa.
También puede realizar un seguimiento de los proyectos en Minitab Engage (de maneras muy diferentes a la gestión de proyectos de toda la empresa... ¡esto es específico para su programa de mejora!)
Es cierto que los proyectos anteriores son de mi cuenta de demostración... ¡llame a Minitab y podemos guiarlo a través de cualquiera de ellos con más detalle! Note, sin embargo, la terminología interesante y específica aquí: tenemos una columna de fase. Si alguno de ustedes ha utilizado DMAIC antes, sabe que es tentador poner una curita en un problema y nunca encontrar realmente la causa raíz. Esto no evita que la causa raíz vuelva a ocurrir. En esta vista se puede ver que todos los proyectos menos uno se han quedado atascados en la fase Mejorar (sólo un proyecto llegó a la fase C: Control). Incluso un proyecto ha levantado la bandera roja y ha pedido ayuda (visible en la columna de salud como un punto rojo). Hay muchas más columnas aquí, usted podría buscar este listado por entrenador ("Minitab Engage, por favor muéstreme todos los proyectos que la MBB Celia Bedelia está tutelando"). Este software también proporciona notificaciones antes de que se pierda una fecha de vencimiento y continúa después de que se pierda una fecha hasta que se complete.
Una buena manera en que este tipo de seguimiento de CI podría complementar el trabajo de los líderes técnicos o gerentes de proyecto es simplemente proporcionar un enlace al proyecto para que lo incluyan como hipervínculo en sus hojas de cálculo, diagramas de Gantt o informes.
Minitab Engage no se trata sólo de cuadros de mando... de hecho, creo que las mejores características podrían estar en las herramientas de mejora. Hay más de 90 herramientas que probablemente conozca. Me resulta chocante que nuestros ingenieros hayan reunido todos estos formularios, herramientas de mapeo y herramientas de análisis en un solo paquete de software.
Algunas de mis favoritas son espina de pescado, mapa de procesos, VSM, cinco porqués, 5S, A3, RACI, SIPOC y Monte Carlo... pero la lista sigue y sigue . Aquí tiene una lista completa de las características de Minitab Engage.
¿Por qué serían importantes para una empresa que ya tiene una espina de pescado basada en Excel o PowerPoint? Gran pregunta... ¿le gusta usar esa plantilla? A mí nunca me gustó... era terriblemente difícil de usar y tediosa. Otras herramientas están pensadas para propósitos generales, cualquiera puede usarlas para cualquier cosa (por eso no es genial para usted). Minitab Engage está hecho a la medida de su programa de mejora... y es por eso que tiene todos estos pequeños detalles adicionales que lo hacen mucho mejor.
Tampoco tiene que administrar las revisiones de las plantillas ni protegerlas para que no sean editadas por otros. En mi experiencia anterior, teníamos una enorme biblioteca de plantillas. Algunas eran bastante buenas... pero se desviaban (es decir, otras personas las cambiaban intencionada o involuntariamente). Esto causaba estragos en el resto de la empresa que buscaba la plantilla original sin modificar. Había tantos archivos que se hizo difícil encontrar lo que necesita, copias y copias de todas las búsquedas en Google Drive hizo sorprendentemente difícil.
Con Minitab Engage usted nunca tiene que preocuparse por eso. De hecho, usted podría hacer hojas de ruta personalizadas para organizar conjuntos de herramientas (a la mayoría de los clientes les gusta la hoja de ruta DMAIC que viene con Minitab Engage junto con un puñado de otras... pero usted puede personalizar la suya propia también).
A veces un programa de mejora tiene problemas para conseguir financiación. Esto siempre me sorprendió, ya que cada dólar gastado en la mejora tiene un retorno de la inversión. Hacemos estas cosas para ahorrar dinero a la empresa. Pero, por desgracia, el dinero es escaso, y sin pruebas del valor de su programa no siempre puede obtener financiamiento. Minitab Engage ayuda a resolver esto.
Minitab Engage funciona con cualquier cosa que usted ya esté haciendo a un nivel superior, a nivel de toda la empresa.
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