Al iniciar cualquier esfuerzo de transformación empresarial, es posible que piense que necesita las herramientas adecuadas para orientarse. La inteligencia artificial (IA) nunca reemplazará lo que el conocimiento humano puede aportar a un proyecto en particular. Aunque necesitará herramientas para realizar las tareas, su personal es el mejor activo que tiene a la hora de hacer cualquier transformación. Establecer un “círculo de excelencia” (CDE) es la manera en que cada vez más empresas construyen una cimentación moderna que los ayude a lograr la excelencia operativa (EXOP). En los próximos meses, cubriremos herramientas, diferentes metodologías y otros aspectos de la búsqueda de la excelencia. Hoy, empezaremos con lo básico.
¿Por qué un círculo de excelencia?
Una encuesta de la Semana de EXOP de enero de 2025: Los asistentes a la Cumbre Mundial de Transformación Empresarial revelaron que el 55 % de las organizaciones cuentan con pequeños equipos de EXOP demasiado atareados, que se encargan de hacerlo todo. Un CDE es el marco de referencia para un entorno altamente transformador, que enfatiza la comunicación para lograr el éxito. Eso descarga las responsabilidades que pesan sobre un equipo pequeño y las hace extensivas a una variedad de grupos y equipos, desde los gerentes hasta los “encargados de hacer”.
Si su organización desea aumentar su participación del mercado, mejorar la calidad y la eficiencia, dar impulso a la innovación, ofrecer un mejor servicio al cliente y aumentar la satisfacción de los empleados (¿y quién podría decir que no a eso?), le ayudará comenzar con un CDE.
Cómo crear un buen equipo de CDE
Necesita que las personas adecuadas ocupen los asientos antes de poner en marcha el autobús. Lo mismo ocurre con cualquier proyecto de mejora: si elige con cuidado a los participantes de un CDE, su autobús no tardará en surcar la carretera rumbo al futuro. Los éxitos y fracasos de los procesos se deben monitorear y comunicar dentro del CDE, y los resultados se deben compartir de manera interfuncional para que todos los equipos puedan aprender y ajustar sus procesos en función de sus propios hallazgos.
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La clave para crear un CDE es involucrar personas de todos los niveles, desde el nivel C hasta los empleados de primera línea. A menudo, la gerencia dirá cómo “cree” que van las cosas, mientras que los encargados de realizarlas nos darán una mejor idea de cómo van “realmente”. A la hora de construir un CDE, estas son algunos aspectos clave que debe tomar en cuenta:
- Defina los objetivos que desea lograr: Establezca objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART) que concuerden con su definición de excelencia operativa.
- Determine los procesos clave: ¿Qué procesos específicos influyen en sus objetivos operativos? Mapee los procesos para entender su estado actual e identificar áreas con potencial de mejora.
- Obtenga el apoyo de la alta dirección: La alta dirección debe estar preparada para predicar con el ejemplo las formas de comportamiento deseadas y proporcionar los recursos y el apoyo necesarios.
- Construya una cultura de mejora continua: Motive a los empleados de todos los niveles para que se sientan capaces de identificar e implementar mejoras.
- Proporcionar capacitación: La capacitación continua y las oportunidades de desarrollo dan a los empleados las habilidades y los conocimientos necesarios para lograr la excelencia operativa.
- Potencie su información y su analítica: La información derivada de sus datos le ayudará a monitorear el rendimiento, identificar tendencias y tomar decisiones informadas. Implemente indicadores clave del rendimiento (KPI) para llevar registro del progreso hacia sus metas.
- Fomente la colaboración y la comunicación: Promueva la comunicación abierta y la colaboración entre departamentos. Esto le ayuda a vencer resistencias y asegurar que todos colaboren al logro de los mismos objetivos.
- Detecte y recompense el éxito: Reconozca y celebre los logros de los empleados. Esto ayuda a mantener la motivación y a reforzar la importancia de la EXOP.
- Revise y ajuste: Revise constantemente sus procesos y resultados. Esté dispuesto a hacer los ajustes necesarios para mantener el rumbo y la mejora continua.
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Una parte importante del establecimiento de un CDE es inculcar la cultura de la mejora en toda la organización. Si los empleados saben que son escuchados, estarán más comprometidos y serán más productivos. En la Parte 2, abordaremos algunas herramientas que pueden ser útiles con respecto a la colaboración.