Los días de ventas pendientes (Days sales outstanding, DSO) son una importante métrica de flujo de efectivo que los directores financieros (Chief Financial Officer, CFO) y los departamentos de finanzas suelen monitorear. Los días de ventas pendientes representan el número promedio de días que una empresa tarda en recibir el pago de una venta. Un alto número de DSO sugiere que una empresa sufre retrasos en la recepción de los pagos. Si una empresa gasta dinero más rápido de lo que lo cobra, podría terminar con un problema de flujo de efectivo. En general, lo mejor es reducir el DSO y lograr el número más bajo posible.
Según mi experiencia, los directores financieros y los departamentos de finanzas tienen un “sentido” para saber cuál debería ser el nivel apropiado de DSO, con base en el contexto histórico y la experiencia.
El DSO suele determinarse de forma mensual, trimestral o anual. El DSO se calcula dividiendo el total de cuentas por cobrar para un período determinado entre el total de ventas del mismo período. Este resultado luego se multiplica por el número de días en el período (es decir, 30 días si se calcula mensualmente, 90 días si se calcula trimestralmente, etc.).
Por lo general, la mayor parte de los departamentos de finanzas hacen que el DSO se calcule en una hoja de cálculo o en un informe o tablero automatizado. A menos que el DSO de ese período en particular parezca fuera de lo común, el análisis termina allí. Como verá a continuación, ya sea que mire el número o una gráfica elaborada en una hoja de cálculo, no proporciona mucha información útil.
Tomé algunos datos históricos de una empresa real que cotiza en bolsa y observé los datos de DSO de los que se informan trimestralmente. Al examinar los datos, estos tenían un rango de 57.905 a 70.680, lo que significa que a menos que el siguiente DSO estuviera fuera de ese rango, probablemente no plantearía ninguna pregunta. El problema con eso es (como dice mi jefe) “se puede conducir un camión por ese rango”, por lo que estar “dentro del rango” es básicamente insignificante.
Arriba se muestra una vista típica en una hoja de cálculo (o tablero de control de KPI). ¿Puede detectar una tendencia o un valor atípico?
Utilizando Minitab Statistical Software, pude tomar exactamente el mismo conjunto de datos y ejecutar un análisis de series de tiempo (con el comando Descomposición para dar cuenta de la estacionalidad trimestral). Al hacerlo, obtuve dos perspectivas excelentes: primero, la gráfica de descomposición de series de tiempo destacó una tendencia de que se estaba mejorando el DSO. Es posible que el equipo de finanzas haya estado implementando proactivamente procesos para cobrar más rápido o haya tenido suerte. De cualquier manera, la tendencia muestra una disminución del DSO, que es positiva.
Ahora compare la siguiente gráfica predeterminada de Minitab con una gráfica de hoja de cálculo típica (que incluso se ha editado para, sin éxito, mostrar una imagen más clara). Está claro que la gráfica de Minitab resalta una tendencia que podría no notarse en una gráfica de hoja de cálculo.
La segunda perspectiva es entender la estacionalidad de la cobranza. Las siguientes gráficas resaltan claramente que en el cuarto trimestre la empresa cobró cuentas por cobrar significativamente más rápido que en cualquier otro trimestre. ¿Quizás hay algo que hace el equipo que podría aplicarse a los primeros tres trimestres del año? Sin embargo, entender la estacionalidad ayuda a reconocer cuándo el DSO tiene una tendencia en la dirección equivocada antes de que sea demasiado tarde. Desde una perspectiva de hoja de cálculo, también se puede ver la estacionalidad, pero aparte de una clara indicación de que diciembre tiene el DSO más bajo, no hay mucha información sobre los primeros tres trimestres.
Un director financiero podría leer esto y argumentar que los directores financieros deberían entender intuitivamente la estacionalidad y la manera en que el DSO presenta tendencias. Tal vez. Pasar por este ejercicio no solo confirma (o enseña) al Departamento de Finanzas, sino que también ayuda a prevenir fallas en el futuro.
Además de ver la tendencia del DSO, el Departamento de Finanzas debe mantener una gráfica de control del DSO. Las gráficas de control, más utilizadas en el monitoreo de procesos, indican cuándo su proceso está fuera de control y es necesario tomar medidas correctivas. Hay muchos tipos diferentes de gráficas de control para diferentes tipos de datos y procesos, por lo que utilicé una gráfica individual de mis datos ajustados por temporada porque el DSO trimestral es efectivamente un promedio en el transcurso de un trimestre.
La gráfica de control anterior destaca que el punto de observación 7 (el trimestre de septiembre cuando el DSO estaba por encima de 70) estaba “fuera de control”. Como vemos por la tendencia, claramente se tomaron medidas no solo para mitigar el problema, sino también para hacer lo que parece una mejora duradera.
La gráfica de control también agrega contexto. Al principio, una tendencia creciente señaló un problema que tenía que abordarse. Curiosamente, después de su nivel más bajo (observación 10), la empresa volvió a ver una tendencia creciente del DSO. La gráfica de control demuestra que esta tendencia avanzaba hacia la media en lugar de señalar otro riesgo. Si alguien preguntara sobre esta nueva tendencia negativa en aumento (por ejemplo, el director ejecutivo, los inversionistas, el director financiero), la gráfica de control es una excelente herramienta para demostrar que no había razones de hacer sonar la alarma.
Una vez más, compare la gráfica de control con la generada por una hoja de cálculo. ¿Cuál proporciona más información?
Dado que los equipos de finanzas tienden a vivir en sus sistemas financieros y hojas de cálculo, es probable que haya cierta ansiedad estadística (que es algo real, por cierto) que le detenga. Puedo asegurarle que el análisis no solo es rápido y sencillo, sino que también se puede configurar y automatizar en un tablero de control utilizando Minitab Connect. También se puede aplicar a otras métricas financieras clave, para que pueda aprovechar su nuevo conocimiento estadístico.
Ya sea que se trate de una empresa emergente en la que el flujo de efectivo es fundamental para sobrevivir todos los días o de una empresa grande con flujos de efectivo significativos, detectar tendencias y problemas antes de que existan seguramente ahorrará dinero y tiempo.