Hace unos años, yo dirigía los esfuerzos globales de Mejora continua (MC) y Excelencia operativa (ExOp) para una gran empresa de alcance mundial. Ahora trabajo para Minitab tratando de ayudar a los clientes a superar las dificultades a las que me enfrenté cuando estuve en la situación en la que ellos están ahora. Es decir, ayudar a nuestros clientes a hacer su trabajo mucho mejor, más rápido y de una forma más exhaustiva. ¡Eso es lo que los arquitectos de soluciones hacemos aquí!
Conseguir software que ayude a sus líderes técnicos, gerentes de proyectos y responsables de MC con su trabajo representa un desafío para los directivos. Suelen pensar que un software generalista para toda la empresa, como Excel, será suficiente, pero eso dista mucho de ser lo que sus equipos necesitan. Las empresas pierden demasiado dinero porque no cuentan con las herramientas adecuadas. Aquí compartiré mis conclusiones sobre este problema.
Differentes Herramientas para Diferentes Roles
Por experiencia, sé que la mayoría de las empresas cuentan con alguna forma de gestión de proyectos. Con frecuencia veo que la gente no logra obtener la ayuda que necesita en el proceso, comúnmente debido a estas tres fuentes de confusión:
- Los líderes técnicos ya utilizan sus propias herramientas para dar seguimiento a los proyectos (comúnmente hojas de cálculo)
- Los gerentes de proyectos utilizan software de gestión de proyectos (por ejemplo, diagramas de Gantt en MS Project o SmartSheet)
- Los informes de MC están totalmente separados de las herramientas de seguimiento de proyectos y de la gestión de proyectos.
Ninguna de ellas es una práctica excluyente. De hecho, yo diría que todas las empresas necesitan las tres. Todas sirven para fines muy diferentes:
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Los líderes técnicos tienen que dar seguimiento a las acciones hasta su culminación para que la funcionalidad del producto o proceso en el que están trabajando cumpla los requisitos.
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Los gerentes de proyecto necesitan dar seguimiento a los costos y a los plazos para asegurarse de que todo se haga a tiempo. Su trabajo encaja bien con el de los líderes técnicos, pero cada uno es responsable de cosas diferentes. Las gestionan de forma diferente... y por eso tenemos hojas de cálculo y diagramas de Gantt.
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En mis primeros años como ingeniero, siempre dábamos seguimiento a nuestros proyectos en hojas de Excel o Google. Las herramientas de seguimiento de proyectos se actualizaban regularmente para saber quién estaba haciendo qué y cuándo. No siempre utilizábamos un diagrama de Gantt, sino más bien un registro de actividades.
Los gerentes de proyectos siempre daban seguimiento a los mismos proyectos que controlábamos nosotros los ingenieros, pero a un nivel mucho más superficial. No se preocupaban de un detalle como “mejorar el paso 12 del proceso”, sino más bien de algo como “crear un proceso”. Una tarea grande como esa puede tener tareas intermedias como “ejecutar el proceso al 50% de su capacidad”, “ejecutar el proceso a toda capacidad” y “aprobación del proceso”.
Obtener una Vista de Tablero de Control
La función de mejora continua tendría que ocuparse de algunas cosas como las mencionadas anteriormente, pero a un nivel diferente. La MC también tenía que informar sobre los ahorros. Se trata de algo diferente a lo que tenían que informar los líderes técnicos de otras áreas (cierre de acciones) y a lo que tenían que informar los gerentes de proyectos (riesgos para el cronograma). Un tablero de control de MC podría tener el siguiente aspecto:
Se puede ver el ahorro con respecto a los objetivos, con la posibilidad de filtrar por ubicación o lo que se desee.
Como puede ver, esto no crea ningún conflicto con Excel, SmartSheets, Microsoft Project o cualquier otra herramienta que ya se esté utilizando en el resto de la empresa.
También puede dar seguimiento a los proyectos en Minitab Engage (de forma muy diferente a como lo hace la gestión de proyectos de toda la empresa... ¡esto se aplica específicamente a su programa de mejora!)
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Ciertamente, los proyectos anteriores provienen de mi cuenta de demostración... ¡Llame a Minitab y podremos explicarle cualquiera de ellos con más detalle! Sin embargo, fíjese en la terminología interesante y específica que se utiliza aquí: tenemos una columna de fases. Si alguien ha utilizado DMAIC antes, sabe que es tentador poner una tirita en un problema y nunca buscar la causa raíz. Esto no evita que la causa raíz vuelva a ocurrir. En esta vista, podemos ver que todos los proyectos, excepto uno, se han quedado atascados en la “I” o fase de mejora (solo un proyecto llegó a la “C”: la fase de control). Rayos, un proyecto incluso levantó la bandera roja y pidió ayuda (visible en la columna “Health” como un punto rojo). Hay muchas más columnas aquí; se puede buscar en este listado por coach (“Minitab Engage, por favor, muéstrame todos los proyectos dirigidos por la MBB Celia Bedelia”). Este software también avisa antes de que se incumpla una fecha de entrega y sigue avisando después del incumplimiento de la fecha hasta que se complete.
Una buena manera en la que este tipo de seguimiento de MC podría complementar el trabajo de los líderes técnicos o de los gerentes de proyectos es simplemente proporcionar un enlace al proyecto para que ellos lo incluyan como un hipervínculo en sus hojas de cálculo, diagramas de Gantt o informes generados.
Lo que Differencia a Minitab Engage de Otras Herramientas de gestión de proyectos
Minitab Engage no se limita a los tableros de control... de hecho, creo que las mejores características podrían estar en las herramientas de mejora. Hay más de 90 herramientas que probablemente usted ya conozca. Me impresiona el hecho de que nuestros ingenieros hayan reunido todos estos formularios, herramientas de mapeo y herramientas de análisis en un solo paquete de software.
Algunos de mis favoritos son los diagramas de espina de pescado, los mapas de proceso, VSM, Cinco porqués, 5S, A3, RACI, SIPOC y Monte Carlo… pero la lista sigue y sigue. Aquí encontrará una lista completa de las características de Minitab Engage.
¿Por qué habría de importarle esto a una empresa que ya cuenta con un diagrama de espina de pescado basado en Excel o PowerPoint? Excelente pregunta... ¿le gusta usar esa plantilla? A mí nunca me gustó... era terriblemente difícil de usar, y tediosa. Otras herramientas están pensadas para fines generales: cualquiera puede usarlas para cualquier cosa (por eso no son magníficas para usted). Minitab Engage está hecho a medida para su programa de mejora... y por eso tiene todos esos pequeños detalles adicionales que lo hacen mucho mejor.
Además, no tiene que gestionar las revisiones de las plantillas ni protegerlas para que no sean editadas por otras personas. En mi experiencia previa, teníamos una enorme biblioteca de plantillas. Algunas eran bastante buenas... pero se desviaban (lo que significa que otras personas las modificaban con o sin intención). Esto causaba estragos en el resto de la empresa que buscaba la plantilla original no modificada. Había tantos archivos que se hacía difícil encontrar lo que necesitabas, copias sobre copias, todas ellas disponibles para su búsqueda en Google Drive, lo hacían sorprendentemente difícil.
Con Minitab Engage, nunca tendrá que preocuparse por eso. De hecho, podría hacer roadmaps personalizados para organizar conjuntos de herramientas (a la mayoría de los clientes les gusta el roadmap DMAIC que viene con Minitab Engage junto con varios otros... pero también puede personalizar sus propios roadmaps).
A veces, un programa de mejora tiene problemas para conseguir financiación. Esto siempre me sorprendió, ya que cada dólar gastado en mejoras tiene un retorno de la inversión. ¡Hacemos estas cosas para ahorrar dinero a la empresa! Pero, por desgracia, el dinero es escaso y, sin pruebas del valor del programa, no siempre se puede conseguir financiación. Minitab Engage ayuda a resolver esto.
Minitab Engage funciona con cualquier cosa que ya se esté haciendo a un nivel superior, en toda la empresa.
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