Coincé à la maison, j’applique le concept Lean « Gemba walk » chez moi !

Joshua Zable 14 May, 2020 14 mai 2020 13:49:40

Les sujets: Lean Six Sigma, Minitab Workspace, optimisation de procédé, amélioration continue, excellence opérationnelle, résolution de problème

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L’un des avantages de la situation actuelle, c’est qu’elle me permet de passer plus de temps avec ma famille, et notamment avec ma fille Zelda, d’autant plus que je suis souvent en déplacement professionnel. Au cours des cinq derniers mois, ma femme a pris les devants, elle a établi les règles et les habitudes.

Je sais que le principe du Gemba walk est d’observer, de comprendre et, à terme, d’améliorer le procédé. La routine du soir de Zelda ne pourrait-elle pas être améliorée ?

 

Comment j’ai réalisé un entretien « Gemba walk » pour améliorer le rituel du coucher de ma fille

Quand je suis à la maison, elle me demande de m’occuper du rituel du coucher. Il m’arrive parfois de devoir passer un appel ou assister à une réunion à ce moment-là. Dans ces cas-là, elle me donne toujours un petit coup de main. En fait, même lorsque je suis disponible, elle se propose parfois de m’aider. Je suis convaincu qu’elle fait cela pour que nous passions du temps ensemble et non par peur que j’oublie une étape clé dans le processus. Et d’ailleurs, la fois où ma fille a régurgité, ce n’est pas parce que j’avais oublié de lui faire faire son rot...

Le rituel du coucher

La routine du soir de Zelda est assez simple. Je commence par chauffer la salle de bains à 18 heures. Puis, je fais couler un bain. À 18 h 15, je donne le bain à Zelda pendant 15 minutes. Je la sèche, l’habille, puis lui donne son biberon à volonté. Je lui fais faire son rot. Ensuite, je lui lis une histoire. Puis, on repasse au biberon. Je lui fais de nouveau faire son rot. Je l’enveloppe dans un lange. Je lui chante une berceuse. Puis je la couche.

Si vous étiez une petite souris, ou l’un de nos voisins, les cris et les pleurs que vous entendriez vous laisseraient croire que l’on torture notre fille. Heureusement, Zelda fait plutôt bien ses nuits. Malgré les cris et les pleurs qu’implique le rituel du coucher, nous nous y tenons donc.

 

Le défi d’amélioration : le Gemba walk

En tant que directeur du marketing et de la planification stratégique chez Minitab, à chaque fois que nous lançons un nouveau produit ou une nouvelle fonctionnalité, je me familiarise avec afin de mieux savoir exposer la proposition de valeur aux clients et aux prospects. Avec le lancement de Minitab Workspace™, qui comprend plus de 90 outils et formulaires, il est difficile de se familiariser avec chacun d’entre eux. Je connais la plupart des outils et des formulaires, comme les cartographies de procédé, les cartographies de chaîne de valeur, l’analyse SWOT et la Maison de la qualité. Mais c’est la fiche d’entretien Gemba walk qui a vraiment attiré mon attention.

 


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Après tout, il doit bien y avoir un moyen de l’endormir sans être pris d’une violente migraine, n’est-ce pas ?

 

C’est parti pour le Gemba

Je savais que je devais aborder le sujet avec précaution. Ma femme avait établi une routine pour Zelda et à chaque fois que je l’avais remise en cause, cela avait entraîné des discussions désagréables au cours desquelles elle n’hésitait pas à me rappeler que j’étais trop souvent en déplacement. A chaque fois, cela jetait en froid entre nous pendant quelques jours. Dire à ma femme que j’aimerais, premièrement, qu’elle gère la routine du soir et, deuxièmement, que je mets en doute chaque étape du processus, serait un véritable désastre.

 

Jepense avoir trouvé l’excuse parfaite. J’ai dit à ma femme que j’avais un article à écrire pour le travail (c’est vrai !). Je lui ai dit que je devais faire un Gemba walk et qu’on pouvait notamment l’appliquer à la routine du soir de Zelda.

 

L’histoire du Gemba walk

Les concepts à la base du Gemba ont été élaborés au Japon. En japonais, le terme « Gemba » signifie « le terrain ». Ce terme est utilisé dans de nombreuses situations. La police appelle souvent la scène du crime « Gemba » et un journaliste peut aussi se rendre au « Gemba » pour vérifier ses sources. Le Gemba, c’est aussi l’endroit où le travail est réellement fait.

 

L’histoire du Gemba en milieu professionnel est généralement associée à d’autres stratégies d’amélioration du lieu de travail comme le Kaizen, le Lean et la méthode Six Sigma. Le Gemba walk donne l’occasion au personnel de prendre du recul sur les tâches quotidiennes et de parcourir le lieu de travail pour identifier les activités inutiles et les possibilités d’amélioration.

 

Pour quelqu’un comme moi, qui ne suis pas expert en Gemba walk, la fiche d’entretien Gemba walk de Minitab Workspace est un excellent point de départ. Pour ceux dont les défis sont plus axés sur l’entreprise, la fiche comprend des questions types pour les aider, voyez la copie d’écran ci-dessous.

 

Formulaire d’entretien Gemba Walk proposé par défaut dans le logiciel Minitab Workspace. Les champs peuvent être traduits et adaptés aux standards appliqués dans l’entreprise.

 

Mon Gemba walk

Pour la routine de Zelda, il m’a semblé important de modifier légèrement les questions. J’ai par ailleurs traduit les questions en français pour faciliter la lecture de cet article. Minitab Workspace est un logiciel en anglais, vous pouvez éditer les modèles de formulaires proposés pour traduite les champs en anglais, ajouter votre logo ou adapter les champs proposés par défaut à ceux recommandés par votre entreprise Voici le Gemba walk:

 

Fiche d’entretien Gemba Walk

 

Nom du projet :

 

Projet

 

Entretien

 

Auteur (Marcheur) :

 

Date de l’entretien :

Joshua Zable

 

23/03/2020

Procédé

 

Numéro de l’étape

 

Etape :

 

Routine du soir de Zelda

 

 

 

 

 

Personnes questionnées :

 

Pam (et Zelda) Zable

 

 

 

 

 

Cliquez ici pour ajouter une photo du terrain ou de la personne audités.

 

 

Questions

Question

Réponse

Commentaire

Que cherchons-nous à accomplir ?

Endormir Zelda.

Ma femme lève les yeux au ciel quand je commence mon entretien Gemba walk.

Quelles mesures sont mises en place pour évaluer notre performance ?

Réussir à endormir Zelda et qu’elle dorme toute la nuit. À ce moment-là, ma femme fait remarquer : « Si tu changes la routine pour te faciliter la tâche et que le bébé se réveille, tu devras gérer ça tout seul. »

Cette remarque me fait réfléchir. D’un côté, moins de cris et de pleurs, de l’autre, le risque de réveiller Zelda et d’être en froid avec ma femme. C’est alors que je prends conscience de l’importance que peut avoir le ton dans ce genre d’entretiens. La frontière est très mince entre une question qui semble sincère et une question posée sur un ton condescendant. Il est primordial d’effectuer ces entretiens avec le bon état d’esprit.

Quelles sont vos performances par rapport à la norme ?

Zelda fait ses nuits donc c’est une bonne chose. La routine du soir pourrait néanmoins être beaucoup plus simple.

Ma femme semble enfin être disposée à apporter des améliorations. L’un des avantages d’un entretien Gemba walk est que la personne qui réalise le travail en question se sent entendue. Sans son expertise et son expérience, il serait beaucoup plus difficile d’apporter des améliorations.

Quels types de problèmes rencontrez-vous ?

Zelda commence à pleurer à la fin du bain et continue jusqu’à son premier biberon. Ensuite, à force de pleurer, elle aspire de l’air et finit par avoir des coliques. Il est alors plus difficile de lui faire faire son rot et cela prolonge la routine du soir, ainsi que ses cris et ses pleurs.

Peut-être qu’en lui donnant le bain plus tôt ou en allant plus vite, nous pourrions lui donner son biberon plus rapidement. Cela éviterait peut-être les pleurs et nous pourrions l’endormir avant qu’elle ne soit trop stimulée ?

Quels facteurs ralentissent le processus ?

Lire un livre et chanter une berceuse. À ce moment-là, ma femme indique que « lui lire une histoire n’est pas négociable » et que « la berceuse l’apaise donc si tu souhaites ne plus le faire, c’est à tes risques et périls ».

En effet, d’après mon expérience, la musique et les berceuses l’apaisent. C’est pourquoi, selon moi, il ne s’agit pas d’un point à améliorer !

Que pouvons-nous faire pour améliorer la situation actuelle ?

Lui donner son biberon plus tôt. Peut-être que nous devrions réduire la durée du bain ? Peut-être que nous devrions lui donner un peu plus tôt ?

Elle a raison. Si je réduis la durée du bain, elle devrait pouvoir prendre son biberon plus tôt. Peut-être que je pourrais lui donner avant même de l’habiller ?

Quelles autres questions aurais-tu voulu que je pose ?

Que dirais-tu d’un Gemba walk sur la façon dont tu pourrais faciliter la vie de ta femme ?

C’est noté.

 

Synthèse

Observations :

Ma femme était peu coopérative au départ, mais au fil des questions, elle a fini par jouer le jeu. Cette méthode peut aussi très bien s’appliquer au milieu du travail. Nous sommes finalement arrivés à la conclusion que donner le biberon à Zelda plus tôt nous simplifierait la vie.

 

Opportunités :

Nous pouvons donner le biberon à Zelda plus tôt (avant qu’elle ne devienne grincheuse) et l’endormir à la même heure que d’habitude pour s’assurer qu’elle dorme toute la nuit. Ainsi, nous ne perturbons pas sa routine.

 

Solution adoptée :

Voici les solutions que nous avons trouvées : réduire la durée du bain, ne pas donner de bain du tout (certains soirs), donner le biberon à Zelda avant de la mettre en pyjama.

 

 

Conclusions

Comme je l’ai indiqué dans la fiche d’entretien, le Gemba walk s’est avéré très utile et a permis de créer un environnement propice à la discussion pour envisager d’éventuelles améliorations.

 

Quelques semaines plus tard, j’observe déjà une nette amélioration. Nous continuons de donner le bain à Zelda tous les soirs, mais pendant environ cinq minutes, et non plus un quart d’heure. Nous la séchons et lui donnons son biberon habillée seulement d’une couche et emmaillotée dans une serviette de bain. Nous continuons de lui lire des histoires, car nous avons désormais plus de temps pour lui faire faire son rot et lui chanter une berceuse avant qu’elle ne se fatigue et commence à pleurer. Elle s’endort toujours à la même heure, en gardant les mêmes habitudes de sommeil, mais elle est beaucoup plus calme et ne donne plus la migraine à son père tous les soirs !

 

Merci au Gemba walk !

 

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