Il est pratiquement impossible de ne pas avoir entendu parler de la COVID-19. Mais toutes les nouvelles ne sont pas mauvaises. L’esprit humain ne se laisse pas démoraliser facilement, et des recherches sont en cours dans le monde entier afin de trouver un vaccin. Les systèmes de santé sont mis à rude épreuve. Cependant, face à cette adversité, nombreux sont ceux qui, comme Adventist HealthCare, se montrent à la hauteur.
TIRER PARTI DE L’EXCELLENCE OPÉRATIONNELLE POUR RÉPONDRE À LA CRISE DE LA COVID-19
Basé à Gaithersburg et fondé en 1907, Adventist Healthcare est le principal prestataire de soins de santé du comté de Montgomery, dans le Maryland, aux États-Unis. Son système de santé comprend quatre hôpitaux, plus de 1 700 médecins et soignants, plus de 5 500 employés et un réseau médical intégré composé de centres et d’établissements dans le Maryland et la région de Washington, D.C.
Une fois que les premiers cas de COVID-19 ont été confirmés aux États-Unis, l’équipe d’excellence opérationnelle d’Adventist HealthCare est passée à l’action. Elle a fréquemment organisé des réunions pour réunir les équipes de conception et d’amélioration des processus, les médecins et les membres d’autres équipes multidisciplinaires afin de partager toutes les informations disponibles sur ce nouveau coronavirus qui frappe le monde entier. Les conseils de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) et des Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) ont permis d’améliorer les méthodes de désinfection et de sensibiliser aux risques des contacts physiques. L’équipe a donc su qu’elle devait mettre à jour les processus existants au sein des hôpitaux et des centres de soins afin de protéger son personnel et ses patients.
Sous la direction de Melany Rabideau, l’équipe a créé un projet dans Minitab Engage afin de consigner en un seul endroit toutes les informations sur l’ensemble des processus liés à la COVID-19. Elle a ensuite commencé à examiner et à décider quels processus devaient être améliorés.
CRÉATION ET MISE À JOUR DE PROCESSUS DANS LE BUT DE PRÉVENIR LA PROPAGATION DU VIRUS
Après avoir bien compris quels processus devaient être améliorés et lesquels devaient être créés, l’équipe d’excellence opérationnelle s’est mise au travail. Les équipements de protection individuelle étant très demandés et peu nombreux aux Etats-Unis, l’équipe a créé un organigramme dans Engage afin de définir une méthode normalisée de collecte et de stérilisation des masques N95 dans l’ensemble de ses établissements, par mesure de précaution et pour assurer la sécurité du personnel si les masques venaient à manquer.
Comme pour tout bon organigramme, l’équipe a pris le temps de détailler toutes les étapes nécessaires pour mener à bien le processus (pour en savoir plus sur les organigrammes, cliquez ici), tout en incluant des notes et des couleurs pour aider le personnel à les comprendre facilement et rapidement.
Vous trouverez ci-dessous une version numérique de leur organigramme (consultez l’organigramme original d’Adventist HealthCare ici)).
L’organigramme a été distribué dans l’ensemble du système de santé.
Cependant, au fil du temps, les consignes du CDC et les responsable hiérarchiques d’Adventist ont changé. Heureusement, comme l’organigramme avait été créé dans la solution Minitab Engage, l'ensemble des membres de l’équipe était en mesure de modifier cet organigramme selon les besoins.
L’équipe a adoré cette fonctionnalité. Pour toute l’équipe, Minitab Engage est « la référence » et un « référentiel central » permettant de regrouper facilement tous les membres d'une équipe sur une même page et les informations en un seul endroit. Un des membres de l’équipe a parfaitement résumé la situation : « Minitab Engage permet aux organisations de s’organiser en plein chaos ».
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Un grand merci à tous ceux qui sont en première ligne pendant cette pandémie mondiale, en particulier aux membres de la communauté médicale et des soins de santé, de la part de tout le personnel de Minitab ! Nous vous sommes sincèrement reconnaissants de tout ce que vous faites.