Si vous lisez cet article, c'est que vous avez sans doute déjà eu beaucoup de mal à compiler un ou deux dossiers PPAP, que vous déplorez le fait de ne pas posséder les bons outils en mesure de vous aider ou encore que l'on vous demande d'en réaliser un et que vous ne savez pas par où commencer. Pas de panique ! Minitab vous permet de créer et de gérer un dossier PPAP (conformément aux normes AIAG) en toute simplicité tout en fournissant à vos clients un produit final soigné pour leur plus grande satisfaction.
Un « PPAP », abréviation d'origine anglaise signifiant Production Part Approval Process (Processus d'homologation des pièces de production, en français PHPP) est un processus standard défini par l'Automotive Industry Action Group (AIAG) et visant à fournir aux clients des informations relatives aux procédés et aux produits, ainsi qu'à obtenir leur approbation avant l'expédition des produits. En règle générale, la constitution d'un dossier PPAP est requise par les clients impliqués dans la production de nouvelles pièces ou l'intégration, dans des produits ou des procédés, de modifications portant sur la conception, les matériaux, l'approvisionnement, la fonction, la méthode, les outils, l'emplacement géographique et les critères d'inspection.
Un dossier PPAP se compose d'une série de documents qui doivent être rassemblés et compilés lors de la fourniture d'une pièce à un client. Selon l'AIAG, un dossier PPAP comprend 18 éléments. Il s'agit de différents documents dont certains doivent être soumis aux clients et d'autres conservés précieusement afin d'être présentés en cas de besoin.
Plutôt que de les répertorier, nous vous proposons de les découvrir dans la capture d'écran ci-dessous extraite de Minitab Workspace.
Comme vous le savez déjà, la constitution d'un dossier PPAP exige de rassembler un grand nombre de documents et de faire preuve d'une excellente organisation. Autre point tout aussi important : tous les membres de votre organisation doivent s'impliquer et collaborer. Enfin, vous devez prendre le temps de planifier et de gérer l'intégralité du projet.
Mais à quoi peut bien servir tout ce temps ? De nombreuses entreprises comme la nôtre doivent créer des documents en interne, voire, dans le pire des cas, rechercher sur Internet des modèles téléchargeables qui s'avèrent au final instables, obsolètes ou non professionnels. Il est nécessaire de mettre en place un système de classement pour répondre à deux impératifs : permettre la collaboration dans l'ensemble de l'entreprise et organiser correctement l'ensemble des documents.
Lorsqu'un client vous demande de lui présenter un document concernant votre livraison, il s'attend à recevoir une réponse rapidement. Si vous mettez du temps à lui répondre, il risque de se tourner vers l'un de vos concurrents ou d'attendre un peu avant de passer une nouvelle commande auprès de vos services. Lorsqu'un auditeur qualité souhaite consulter les documents du dossier PPAP, il choisit généralement des produits de façon aléatoire. Si vous peinez à retrouver toutes les informations demandées, vous augmentez vos chances de générer un constat dans le cadre de l'audit. Vous risquez parfois même d'être pénalisé en raison de votre manque d'organisation. Si tous les documents sont à portée de main, vous améliorez considérablement l'image que vous donnez de votre organisation.
Un système de classement doit également être facilement accessible par toutes les personnes amenées à fournir les documents à joindre au dossier PPAP pour éviter que les rapports importants ne soient noyés dans de nombreux emails ou stockés de façon cloisonnée, deux situations qui rendent le suivi des informations plus complexe et plus fastidieux.
La solution PPAP de Minitab simplifie considérablement la création des dossiers PPAP en proposant des modèles stables (élaborés conformément aux normes AIAG) et un workflow bien organisé. Le chef de projet peut enregistrer tous les documents au même endroit de façon simple et organisée.
Vous disposez de modèles cohérents fournis par Minitab, le leader sur le marché en matière de qualité depuis plus de 50 ans. Vos clients connaissent Minitab, lui font confiance et exploitent déjà ses solutions afin de vérifier la qualité de leurs produits et procédés. Ils bénéficieront de votre part de dossiers PPAP à la fois professionnels et complets.
Vous serez également en mesure de garantir à vos clients une cohérence certaine pour leur plus grande satisfaction. En tant que client Minitab, il vous suffit de leur envoyer l'intégralité du projet PPAP pour qu'ils puissent l'exploiter à leur convenance. Si vous préférez, vous pouvez également leur transmettre les documents au coup par coup : avec Minitab Workspace, l'exportation de tous les documents, formulaires et outils au format PDF ou Microsoft Word est à la fois simple et rapide.
Le fait de mettre à leur disposition des documents cohérents émis par l'ensemble de votre organisation leur permet de vérifier les informations plus rapidement et plus facilement. Et en simplifiant la vie de vos clients, vous vous démarquerez de vos concurrents. Mettez en avant votre dossier PPAP pour convaincre vos clients de continuer de travailler avec vous. Vous récolterez ainsi le fruit de vos efforts : une augmentation du volume des commandes et des opportunités en matière de livraison de pièces et de composants.