Le secteur de la santé a dû faire face à d’immenses défis en 2020 : la lutte contre le nouveau coronavirus à l’origine de la COVID-19. Les professionnels de ce secteur sont reconnus pour leur résilience, leur empathie, leur résistance et leur optimisme. Pour les remercier de leur dévouement, ils méritent qu’on les aide dans leur quotidien et dans leur travail. C’est avec la cartographie de la chaîne de valeur que Minitab peut leur faciliter la vie.
Qu’est-ce qu’une cartographie de chaîne de valeur ?
Une cartographie de chaîne de valeur (VSM) est un outil qui permet de visualiser chaque étape ou action nécessaire pour mener à bien un procédé du début à la fin.
Créée initialement comme technique de production Lean, le but d’une VSM est d’aider l’utilisateur non seulement à visualiser le flux d’informations et de documents, mais également à le cartographier et à le visualiser. Il est ainsi possible d’identifier des améliorations afin d’optimiser le procédé, comme réduire les pertes ou aller plus rapidement.
Lorsque l’on regarde de près le secteur de la santé, on peut constater qu’il dispose de volumes importants de données pour lesquelles la cartographie de la chaîne de valeur pourrait se révéler très utile. Elle pourrait par exemple améliorer les résultats des enquêtes HCAHPS ("Hospital Consumer Assessment of Healthcare Providers and Systems" pour évaluation par les usagers des hôpitaux des prestataires et systèmes de santé), réduire le temps d’attente des patients, augmenter la capacité, le rendement et l’optimisation des stocks de certains dispositifs comme les masques N95, le gel antibactérien ou les poches à perfusion.
La cartographie de la chaîne de valeur (VSM) est-elle réellement en mesure d’aider le secteur de la santé ?
Absolument ! L’une des applications de la VSM dans le champ de la santé est la cartographie du parcours de soin d’un patient pour ensuite l’utiliser afin d’améliorer le service et de réduire les retards.
Lorsque l’on s’efforce de cartographier rigoureusement un procédé ou un système, il est crucial d’obtenir des données fiables et de qualité sur le flux des informations et le temps passé par les patients à chaque stade et entre chacune des étapes. Afin de dégager une image fidèle de la réalité, il est essentiel de mesurer avec précision le temps pris par chaque étape et de tirer parti des communications entre les équipes inter-fonctionnelles.
Pour entamer la cartographie du parcours de santé d’un patient, il faut créer une carte actuelle qui servira de référence permettant d’identifier les points à améliorer. Il est très facile de créer une cartographie de chaîne de valeur à l’aide de Minitab Workspace ou de Minitab Engage. (Si vous hésitez sur la solution la plus adaptée à votre situation, discutez-en avec les experts Minitab.)
Créez votre propre cartographie de chaîne de valeur en suivant les instructions ci-dessous :
Dans cet exemple, la première étape suivie par un patient est le rendez-vous chez son médecin généraliste (désigné ci-dessous par "MG"). Dans la cartographie de chaîne de valeur, cette étape est représentée par un rectangle symbolisant le procédé. Le temps total passé par le patient à cette étape est appelé durée du cycle. Il est divisé, sous le rectangle, en durée à valeur ajoutée ("VA") et en durée sans valeur ajoutée ("SVA"). La VA correspond au temps pour lequel le patient est prêt à payer (c’est-à-dire les 20 minutes de consultation avec le généraliste), tandis que la NVA représente le temps pour lequel le patient n’est pas prêt à payer (à savoir le temps passé dans la salle d’attente en amont du rendez-vous).
Après avoir défini la durée du cycle, vous pouvez voir une flèche en pointillé entre les étapes, que l’on nomme flèche de flux poussé. Elle représente le fait que, lorsqu’un patient termine une étape, il est "poussé" ou conduit vers l’étape suivante. Les experts Lean suggèrent en général que, pour concevoir un procédé plus efficace, ces étapes de flux poussé doivent être remplacées par un flux continu ou bien des étapes de flux "tiré". Les triangles jaunes sur les flèches en pointillé correspondent à la durée d’attente du patient avant le procédé suivant. Il s’agit d’étapes sans valeur ajoutée pour le patient.
En identifiant toutes les étapes, vous pouvez commencer à cartographier l’ensemble du procédé, en allant de gauche à droite. Bien qu’il soit possible de dessiner des VSM sur papier, leur conception est considérablement simplifiée par l’utilisation d’outils visuels puissants pour les professionnels comme ceux proposés par Minitab Workspace ou Minitab Engage. Par exemple, Minitab Workspace et Minitab Engage permettent tous deux de calculer et d’afficher automatiquement une chronologie sous la VSM, qui mesure le temps total nécessaire pour passer par l’ensemble des étapes du système (c’est-à-dire le "délai d’exécution") ainsi qu’un récapitulatif de toutes les informations.
Une fois que le système a été entièrement cartographié, vous pouvez créer une carte future idéale, voire toute une série de cartes futures intermédiaires. Elles permettront d’identifier les points à améliorer et, une fois mises en oeuvre, elles pourront devenir les "nouvelles" cartes actuelles dans le cadre d’un procédé itératif d’amélioration de la qualité.
Comment améliorer la carte ou le procédé actuels ?
Quand vous recherchez des axes d’amélioration, essayez de vous concentrer sur des modifications permettant d’améliorer le flux des patients au travers du procédé. L’idéal est d’obtenir un flux continu et que les patients traversent le système sans avoir à attendre. Toutefois, il n’est pas systématiquement possible d’arriver à un flux continu. Dans ces cas-là, d’autres modifications peuvent être apportées, comme la méthode du premier entré, premier sorti (PEPS).
Vous pouvez également regarder le temps de production, lequel vous aidera à mieux comprendre le rythme de la demande. Dans notre contexte, le temps de production peut être interprété comme le nombre de patients pouvant être soignés pendant chaque unité de temps. Minitab Workspace et Minitab Engage calculeront tous deux automatiquement le temps de production.
Une fois que vous avez terminé les cartes actuelles et futures, vous pouvez les comparer, quantifier les possibilités d’amélioration et étudier comment mettre en œuvre les changements. Dans cet exemple, les étapes de sélection et de tri/consultation peuvent être réunies afin que le patient ait besoin de se rendre moins souvent à l’hôpital et qu’il reçoive plus rapidement un traitement.
Pour en savoir plus sur la cartographie de la chaîne de valeur ou la visualisation des procédés du secteur de la santé, consultez nos autres publications sur le blog :
- Combattre la COVID-19 : comment Adventist HealthCare utilise des organigrammes afin de lutter contre la pandémie et d’assurer la sécurité du personnel
- Cinq consignes à suivre pour créer une cartographie de chaîne de valeur efficace
- Quatre conseils supplémentaires pour tirer le meilleur parti des cartographies de chaîne de valeur
Vous souhaitez bâtir une cartographie de la chaîne de valeur de votre système de santé ?
