Une gestion et un encadrement clairement définis sont essentiels à tous les projets. Les projets ne doivent pas leur réussite au hasard. Même avec la plus compétente des équipes, il est toujours nécessaire de définir avec précision la portée, les objectifs et les rôles du projet pour permettre aux parties prenantes de le mener à bien.
Que vous débutiez dans la gestion de projets ou que vous soyez un expert, les chartes de projets sont extrêmement utiles pour organiser les projets et maintenir la cohérence de l’équipe.
Qu’est-ce qu’une charte de projet ?
Une charte de projet est un document succinct présentant le projet de manière claire et concise. Généralement conçue pour répondre aux besoins de gestion de haut niveau, la charte doit répertorier la portée, les objectifs et les participants du projet afin de permettre une compréhension rapide du concept du projet. Une charte de projet doit également délimiter un certain nombre de rôles et de responsabilités, en précisant éventuellement les parties prenantes, tout en déterminant les principales visées et échéances du projet.
Pour chaque projet, la charte de projet se construit autour des questions suivantes :
- Pourquoi ?
- Qui ?
- Quoi ?
- Quand ?
- Où ?
- Comment ?
Bien que succincte, une charte de projet constitue souvent un document formel fondé sur un cahier des charges pour un besoin commercial donné. Elle est habituellement établie au début du projet. L’idéal est d’élaborer la charte de projet au cours des phases de planification, lorsque les différents éléments du projet sont mis en commun. Une fois que le projet est prêt à débuter, la charte est présentée aux parties prenantes pour approbation.
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Avantages et importance de l’utilisation d’une charte de projet
Les chartes de projets sont utiles pour maintenir les projets sur la bonne voie et donner plus de responsabilités aux équipes, permettant ainsi d’améliorer la réussite des projets et d’atteindre les résultats escomptés.
Mais ce n’est pas tout. Une fois terminées, elles présentent en outre les avantages suivants :
- Clarté globale : des indications claires pour l’ensemble de l’équipe, notamment les étapes importantes, les objectifs et les responsabilités.
- Définition de la portée : les projets sont plus susceptibles de rester sur la bonne voie lorsque les budgets et le temps de travail anticipés sont définis dans la charte.
- Gain de temps : en plus de contribuer au bon déroulement des projets, une charte claire permet d’éviter des contretemps ou imprévus coûteux au cours du projet.
- Amélioration de la dynamique de l’équipe : définir le gestionnaire et le responsable du projet contribue à assurer la motivation et la satisfaction de l’ensemble de l’équipe. (Pour définir chaque rôle du projet, nous vous conseillons d’utiliser un tableau RACI.)
La charte de projet présente également un réel avantage pour répondre à un besoin important : faire bénéficier le chef de projet de l’autorité dont il a besoin pour mener à bien le projet, une fois approuvé. Cette approbation est essentielle, car sans les ressources nécessaires, le projet ne peut pas progresser. Une charte rédigée avec précision et efficacité permet aux cadres d’identifier clairement l’impact de vos initiatives au sein du projet. De plus, ils sont en mesure de s’y reporter ultérieurement pour suivre l’avancée du projet au cours des différentes étapes. L’approbation est aussi essentielle pour éviter tout contrôle injustifié au cours du projet, ainsi que des incompréhensions d’ordre général, qui pourraient entraîner l’arrêt du projet.
Quels éléments est-il nécessaire d’inclure ?
Une charte de projet efficace doit contenir différents éléments, notamment :
- Un énoncé du problème que le projet a pour but de résoudre. L’objectif du projet doit être rédigé dans un langage clair et concis.
- Un argumentaire commercial expliquant les raisons de la réalisation du projet et son lien avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Cette section peut également inclure des exigences en matière de ressources nécessaires à l’avancée du projet, en particulier le budget.
- Un énoncé des objectifs du projet ou la manière d’évaluer le succès du projet. Ces éléments doivent être approuvés par le responsable du projet.
- Les dates de début et de fin pour déterminer précisément la chronologie du projet. Cela aidera à remporter l’approbation de la direction et permettra à l’équipe responsable de rester concentrée sur le travail à accomplir.
- La portée du projet, c’est-à-dire ce qui est inclus dans la portée du projet et ce qui ne l’est pas.
- Les membres de l’équipe ainsi que les parties prenantes participant au projet. Précisez aussi l’unité commerciale ou la division concernée, les services au sein de l’unité commerciale, le chef de projet et le responsable du projet.
Comme mentionné, ces éléments doivent être intégrés dans chaque charte de projet, idéalement dès sa création. Les éléments contenus dans une charte de projet doivent en outre répondre aux questions suivantes :
- Quel est l’argumentaire commercial, ou pourquoi le projet devrait-il être approuvé ? La charte de projet doit énoncer les raisons de la durée, des efforts et du budget nécessaires.
- Qui va mener et qui va représenter le projet ? La charte de projet doit énoncer la personne qui supervisera l’équipe de travail et le responsable qui présentera le travail à la direction.
- Comment le projet sera-t-il évalué ? Des résultats et avantages quantifiables sont nécessaires pour prouver la valeur des initiatives. Il peut s’agir de la réduction ou de l’économie de coûts, de l’amélioration de la satisfaction client ou encore des opportunités de développement.
Ces questions aideront votre équipe et vous-même à débuter le processus de rédaction avec le bon état d’esprit et à mettre en place des bases solides pour toute charte de projet.
Conseils et meilleures pratiques en matière de création d’une charte de projet
Il peut être difficile de savoir par où commencer avec une charte de projet, et vous pouvez rapidement vous sentir dépassé. Il est nécessaire de réunir de nombreux éléments. Les organiser et trouver le bon équilibre entre la concision et la précision peut être un défi, mais ce ne doit pas forcément l’être.
Voici quelques conseils et meilleures pratiques à connaître pour créer des chartes de projets :
- Utilisez un modèle. L’élaboration d’un projet est une tâche importante, qui peut cependant paraître complexe et décourageante lorsque vous devez commencer depuis le début. Nous vous suggérons d’utiliser le modèle de charte de projet disponible dans Minitab Workspace pour veiller à ce que tous les éléments soient inclus et que différents groupes de travail utilisent le même document. Ce modèle peut aider à donner des indications puisqu’il contient les champs de formule les plus utiles, qu’il vous suffit de compléter. Vous avez également la possibilité de le personnaliser en fonction de vos besoins. De plus, sa forme numérique le rend facile à mettre à jour et à partager dès que nécessaire.
- Impliquez les personnes adéquates. Bien que l’on dise que trop de cuisiniers gâtent la sauce, il est important de demander l’intervention d’un représentant de chaque unité commerciale ou service. Certaines équipes peuvent voir un avantage commercial de différentes manières, veillez donc à demander la contribution de toutes les équipes impliquées dans le projet.
- Identifiez les risques. Soyez honnête quant au niveau de risque, en particulier pour les projets complexes. Cela vous aide à définir les attentes avec les parties prenantes et les cadres, dans le cas où certains facteurs de risque occasionneraient des retards. Planifiez à l’avance des solutions pour permettre aux cadres et à l’équipe d’être plus à l’aise avec le projet.
- Elaborez la charte comme un guide. La charte de projet constitue une feuille de route pour le projet, mais aussi pour les parties prenantes. Veillez à ce qu’elle soit facile à suivre par n’importe quel participant au projet et utilisez-la tout au long du cycle de vie du projet.
Avez-vous déjà pensé à des projets que vous pourriez mener dans votre organisation ? Mettez toutes les chances de votre côté en utilisant une charte de projet dans Minitab Workspace.
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