Il y a encore quelques années, j'étais responsable de l'amélioration continue (CI) et de l'excellence opérationnelle (OpEx) au niveau mondial dans une grande entreprise internationale. Aujourd'hui, je travaille pour Minitab et mon rôle est d'aider les clients à surmonter les difficultés que j'ai rencontrées quand j'étais à leur place. Je les aide à faire leur travail plus rapidement et plus efficacement. C'est ce que font les Solutions Architect chez nous !
Pour les dirigeants, il est souvent difficile de trouver les logiciels les plus à même d'aider leurs responsables techniques, leurs chefs de projets et le pôle d'amélioration continue dans leur travail. Beaucoup peuvent estimer que des logiciels généralistes comme Excel suffisent à tous les niveaux de l'entreprise, mais ceux-ci sont généralement très éloignés des besoins des équipes. Les entreprises perdent trop d'argent faute d'utiliser des outils adaptés. Je vais donc ici vous faire part de mon point de vue concernant ce casse-tête.
À ROLES DIFFÉRENTS, OUTILS DIFFÉRENTS
Je sais d'expérience que, sous une forme ou une autre, la plupart des entreprises ont des équipes de gestion de projets. Je vois souvent des personnes qui restent bloquées, sans pouvoir recevoir l'aide dont elles ont besoin, en raison des trois facteurs suivants :
- Les responsables techniques utilisent déjà leurs propres outils de suivi des projets (souvent des feuilles de calcul).
- Les chefs de projets utilisent un logiciel de gestion de projets (diagrammes de Gantt dans Microsoft Project ou SmartSheet, par exemple)
- Les statistiques d'amélioration continue sont entièrement séparées des outils de suivi des projets et de gestion de projets.
Cependant, aucun de ces types d'outils n'est en conflit avec les autres. Je dirais même que chaque entreprise a besoin des trois. Chacun a son propre rôle bien distinct :
- Les responsables techniques doivent pouvoir assurer le suivi de chaque tâche jusqu'à finalisation complète, afin que les fonctionnalités du produit ou du procédé sur lequel ils travaillent répondent aux exigences.
- Les chefs de projet doivent pouvoir suivre les coûts et les délais pour s'assurer que tout est bien fait dans les temps. Leur travail s'accorde bien avec celui des responsables techniques, mais chacun est responsable de choses différentes. Ils gèrent leurs tâches différemment, et c'est pourquoi nous avons d'un côté des feuilles de calcul et de l'autre des diagrammes de Gantt.
- Dans ma carrière d'ingénieur, nous faisions toujours le suivi des projets dans Excel ou Google Sheets. Les feuilles de suivi des projets étaient mises à jour régulièrement, selon qui faisait quoi et quand. Nous n'utilisions pas toujours des diagrammes de Gantt, mais plutôt un journal des activités.
Les chefs de projets géraient toujours les mêmes projets que nous, mais de manière bien plus globale. Ils ne s'occupaient pas de tâches précises de type "améliorer l'étape 12 du processus", mais de questions plus générales, de type "créer un processus". Une tâche très générale comme celle-ci pouvait avoir des tâches intermédiaires, telles que "exécuter le processus à de 50 %", "exécuter le processus à 100 %" et "fin du processus".
OBTENIR UN APERCU SOUS FORME DE TABLEAU DE BORD
Le pôle d'amélioration continue s'occupait également de certains des aspects évoqués ci-dessus, mais à un niveau encore différent. Il devait également produire des données sur les économies, une mission différente de celles des responsables techniques (réalisation des tâches) et des chefs de projets (identification des risques pour le calendrier). Voici à quoi un tableau de bord dédié à l'amélioration continue pourrait ressembler :
Vous pouvez y voir les économies par rapport aux objectifs fixés, et filtrer les données par site, par exemple.
Comme vous le voyez, il ne s'agit absolument pas de concurrencer Excel, Smartsheets, Microsoft Project ou tout autre programme utilisé par l'entreprise.
Vous pouvez également faire le suivi de vos projets dans Minitab Engage, mais d'une façon très différente (bien plus spécifique) de celle des chefs de projet. Ces données sont spécifiques à votre programme d'amélioration.
Les projets que vous pouvez voir ci-dessus sont issus de mon compte de démonstration, et peuvent donc ne pas vous parler. Cependant, vous pouvez appeler Minitab pour que nous vous expliquions le fonctionnement de l'outil plus en détail. Il est intéressant de relever la terminologie spécifique employée ici, notamment avec la colonne Phase. Si l'un de vous a déjà utilisé la méthodologie DMAIC, vous savez comme il peut être tentant de résoudre un problème superficiellement sans jamais vraiment en trouver la cause profonde. Si l'origine n'est pas trouvée et résolue, rien n'empêche le problème de se reproduire.
Dans cet affichage, vous pouvez voir que tous les projets sauf un sont restés bloqués à la phase I, Improve (Amélioration). Un seul projet a atteint la phase C, Control (Contrôle). Une des équipes a même dû demander de l'aide, comme l'indique le point rouge d'alerte dans la colonne Health (Intégrité). Il y a bien plus de colonnes dans ce tableau. Vous pourriez faire une recherche par responsable ("Minitab Engage, montre-moi tous les projets gérés par la MBB Celia Bedelia"). Le logiciel vous envoie également une notification avant une échéance, puis lorsque celle-ci est dépassée, et ce jusqu'à ce que le projet soit terminé.
Ce type de suivi pourrait venir compléter le travail des responsables techniques ou des chefs de projets en fournissant simplement un lien vers les projets, qu'ils pourraient inclure sous forme d'hyperlien dans leurs feuilles de calcul, leurs diagrammes de Gantt ou leurs rapports.
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CE QUI DISTINGUE MINITAB ENGAGE DES AUTRES OUTILS DE GESTION DE PROJET
Minitab Engage ne propose pas uniquement des tableaux de bord. Je pense d'ailleurs que ses meilleures fonctionnalités sont ses outils d'amélioration. Il existe plus de 90 outils que vous connaissez probablement. Je suis impressionné par le fait que nos ingénieurs aient réussi à regrouper tous ces formulaires, ces outils de cartographie et ces analyses dans un seul package de logiciels.
Parmi mes préférés, on retrouve les diagrammes en arête de poisson, les cartographies de procédé, la VSM (cartographie de la chaîne de valeur), les 5 pourquoi, 5S, A3, la matrice RACI, les analyses SIPOC et la simulation de Monte-Carlo, pour ne citer qu'eux. Cliquez ici pour accéder à la liste complète des fonctionnalités Minitab Engage.
Pourquoi ces fonctionnalités intéresseraient-elles une entreprise qui utilise déjà Excel ou des diagrammes en arête de poisson PowerPoint ? C'est une bonne question, mais par simple curiosité : aimez-vous utiliser ce modèle ? Personnellement, je l'ai toujours trouvé extrêmement pénible et compliqué à utiliser. Les autres outils sont faits pour des utilisations plus générales, tout le monde peut les utiliser, et c'est exactement pour cela que ce ne sont pas ceux qu'il vous faut. Minitab Engage est conçu sur mesure pour votre programme d'amélioration, et c'est pour cela qu'il contient tous ces petits détails qui le rendent tellement plus adapté à vos besoins.
Vous n'avez plus besoin de gérer les révisions des modèles ou de veiller à ce que personne d'autre ne les édite. Dans mon poste précédent, nous avions énormément de modèles. Certain d'entre eux étaient bien faits, mais ils étaient fréquemment modifiés, intentionnellement ou non, par d'autres utilisateurs. En résultait un chaos monstrueux dans l'entreprise pour parvenir à retrouver le modèle original non modifié. Nous avions tellement de fichiers qu'il était quasiment impossible de retrouver celui qu'il nous fallait. Faire des copies de copies dans Google Drive nous compliquait étonnamment la tâche.
Avec Minitab Engage, plus besoin de vous préoccuper de cela. Vous pouvez créer des feuilles de route personnalisées pour organiser des ensembles d'outils. La plupart de nos clients apprécient la feuille de route DMAIC fournie avec Minitab Engage, ainsi que quelques autres, mais vous pouvez également personnaliser la vôtre.
Il est parfois difficile d'obtenir les fonds pour financer un programme d'amélioration. C'est quelque chose qui m'a toujours étonné, étant donné que chaque centime dépensé pour l'amélioration s'accompagne d'un retour sur investissement. Les programmes d'amélioration ont pour but de faire économiser de l'argent aux entreprises. Malheureusement, les budgets ne sont pas toujours là, et sans preuve de l'intérêt de votre programme, vous n'obtenez pas toujours de financement dédié. Minitab Engage vous aide à résoudre ce problème.
Minitab Engage peut être utilisé de façon complémentaire avec tous vos processus et outils globaux.
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