Mon outil visuel préféré : la cartographie des procédés

Nous avons tous nos préférences en matière d'outils, d'astuces et de méthodes, tout comme nous adoptons certaines approches plutôt que d'autres pour mener à bien, suivre et améliorer notre travail. En ce qui me concerne, j'ai plutôt une mémoire visuelle, c'est pourquoi j'ai toujours été attirée par la cartographie de procédé et les organigrammes.

Avant même de savoir ce qu'étaient officiellement les cartographies de procédé, je dressais la liste des actions à réaliser ou des étapes à suivre en les représentant par des formes aléatoires, puis je les reliais simplement entre elles à l'aide de flèches et de traits sans raison particulière. 

Après avoir rejoint Minitab, j'ai découvert qu'il existait des règles et des méthodes officielles pour cartographier correctement les procédés. Bien que complexes au premier abord, ces approches sont en réalité très simples, et permettent de commencer à suivre ou à améliorer un procédé de façon efficace.

En représentant visuellement la séquence d'événements dans votre procédé, vous êtes en mesure de voir et de comprendre plus facilement ses différentes étapes, puis d'identifier les décisions importantes, les problèmes et les actions inutiles. Représenter votre procédé sous la forme d'une cartographie vous permet également de le présenter plus facilement aux autres, ainsi que de découvrir les relations entre les personnes et les actions.

Voici quelques conseils pour créer une bonne cartographie de procédé :

Introduction à la cartographie de procédé

1. Veillez à ce que la cartographie de procédé soit un vrai travail d'équipe.
   
   L'union fait la force, paraît-il !
   

   Nous vous recommandons d'appliquer cette idée lors de la réalisation de votre cartographie de procédé. En réunissant une équipe de plusieurs personnes participant aux différentes étapes du procédé, vous bénéficiez non seulement de données et de points de vue auxquels vous n'auriez pas nécessairement pensé, mais vous offrez également à chacune d'elles la possibilité de se sentir responsable et impliquée dans le suivi et l'amélioration du procédé.

   Enfin, la cartographie de procédé peut également représenter une formidable occasion de fédérer votre équipe. Tout le monde aime se plaindre un peu de ce qui ne fonctionne pas, mais trouver collectivement des solutions, au sein d'une équipe où chacun peut s'exprimer et s'écouter mutuellement permet de rapprocher les différents membres.

2. Passez systématiquement en revue le procédé pour garantir la cohérence.
   Vous avez mis en place l'équipe appropriée pour cartographier le procédé et défini les étapes principales, mais êtes-vous vraiment sûr de les avoir toutes intégrées ? Même si vous et votre équipe estimez que vous n'avez absolument rien oublié, il est toujours recommandé de vérifier de nouveau en passant plusieurs fois en revue l'intégralité du procédé selon différents scénarios de test.
   
   Dans le domaine de la fabrication, l'idée d'examiner en personne le procédé de travail lui-même est connue sous le nom de "Gemba Walk". Ce concept, développé à l'origine au Japon par Taiichi Ohno, a pour objectif de permettre aux responsables et aux directeurs d'observer le procédé de manière concrète, d'en savoir un peu plus à son sujet, d'interagir avec les collègues et de trouver de nouvelles idées à des fins d'amélioration continue. "Gemba" est un terme japonais qui désigne "le lieu de la réalité", à savoir là où le travail est réellement effectué ; les collaborateurs participant aux "Gemba Walks" dans le domaine de la fabrication quittent leur bureau et se rendent dans les ateliers des usines pour observer et poser des questions aux personnes impliquées dans le procédé tout en respectant leur rôle.
   
   Que vous travailliez dans le domaine de la fabrication ou non, le "Gemba Walk" peut s'appliquer à n'importe quel secteur et être utilisé conjointement avec votre cartographie de procédé pour garantir la précision.
   
   

   Simplifiez les cartographies de procédé grâce à Minitab Workspace™

   
   
   
3. Créez et adaptez les cartographies de procédé tout au long de votre projet.
   
   Quand est-il recommandé de créer, d’adapter ou de réorganiser une cartographie de procédé ? En toute honnêteté, à tout moment au cours de votre projet.
   Elaborer une cartographie de procédé avant de démarrer votre projet peut vous aider à définir sa portée, à déterminer son intérêt, à établir un point de départ et une fin ou à identifier en amont des zones d'amélioration potentielles.
   En y ayant recours au beau milieu de votre projet, cela peut également permettre aux différentes équipes d'échanger dans le but de trouver de nouvelles idées et de résumer les enseignements tirés depuis le début, ainsi que de réunir tous les intervenants concernés et d'adapter la cartographie de procédé en cours.
   Il est également recommandé de mettre à jour votre cartographie de procédé à la fin de votre projet pour y inclure l'ensemble des changements et des améliorations qui y ont été apportés. Si vous avez bien documenté le nouveau procédé, son adoption n'en sera que plus rapide. Vous pourrez également l'utiliser pour gérer d'autres projets similaires à l'avenir.
   
   

Par où commencer ?

En matière de création de cartographies de procédé, les possibilités sont infinies !

Vous pouvez commencer sur un simple tableau blanc, ou avec du papier et un crayon. Mais pour une cartographie de procédé plus élaborée que vous envisagez de partager avec votre équipe et votre direction, nous vous recommandons Minitab Workspace^™. Notre gamme d'outils visuels garantit l'excellence de vos produits et de vos procédés. Elle met à votre disposition une interface simple d'utilisation et un grand nombre d'outils utiles regroupés de façon centralisée, ce qui vous aide à visualiser, à optimiser et à cartographier la valeur de votre activité, ainsi qu'à renforcer plus que jamais votre impact.

Prêt(e) à créer votre propre cartographie de procédé ?