Bien que Microsoft Excel soit un outil éprouvé et utile pour de nombreuses entreprises, son utilisation pour suivre des projets d'amélioration continue montre rapidement ses limites. Vous risquez de perdre un temps précieux à compiler des données issues de divers rapports et systèmes internes, rendant le processus laborieux et ralentissant les changements essentiels pour votre organisation. Nous vous montrerons où Excel atteint ses limites et comment Minitab Engage se révèle être un outil puissant et efficace pour piloter vos programmes d’amélioration continue et d'excellence opérationnelle.
Les projets d'amélioration continue englobent de nombreuses tâches, impliquent plusieurs parties prenantes et nécessitent la gestion de multiples points de données. Excel, bien qu'utile dans certains contextes, n'est pas conçu pour gérer efficacement des projets d'envergure. Sa gestion manuelle devient rapidement laborieuse, rendant le suivi des délais, des actions et des variantes complexe sans l'appui d'outils spécialisés en gestion de projets d'amélioration continue.
Les entreprises créent souvent des outils de suivi dans Excel pour gérer leurs projets, générant ainsi des fichiers volumineux avec une ligne dédiée à chaque projet. La mise à jour régulière de ces outils peut mobiliser une personne à temps plein, car elle doit constamment solliciter divers collaborateurs pour obtenir les données nécessaires, puis les saisir manuellement dans Excel. Imaginez : vous insérez une colonne ou fusionnez quelques cellules, et soudain, certaines formules cessent de fonctionner. Cette situation est à la fois frustrante et chronophage.
Vice-président du service qualité au sein d'un groupe industriel de 1,5 milliard de dollars, Hermann Miskelly est un expert certifié Six Sigma ayant atteint le niveau Master Black Belt dans la méthodologie Design for Six Sigma (DFSS). Il est responsable de la gestion de la stratégie d'amélioration continue du groupe. Lors d’un entretien avec Minitab, il a partagé les difficultés rencontrées avec Excel : « Dans l’ensemble de nos services et unités, ces feuilles de calcul [Excel] nécessitaient plus de 120 heures de travail chaque mois pour collecter, analyser les données et dresser un bilan mensuel de notre démarche d'amélioration continue. En résumé, notre système de gestion était lent, complexe et laborieux. Nous cherchions un moyen plus efficace pour gérer et exécuter notre travail dans une optique d'amélioration continue. »
Miskelly estimait que « le meilleur moyen » était d’utiliser Minitab Engage. En effet, c'est le seul logiciel d'amélioration continue spécifiquement conçu pour aider les organisations à concevoir des programmes d'amélioration et d'innovation. Fini les sollicitations incessantes auprès des collaborateurs pour obtenir des informations. Engage permet aux équipes de collaborer en toute transparence, de partager des informations et de contribuer collectivement à l'amélioration de la productivité et de l'efficacité au sein de l'entreprise.
Il est crucial de disposer d’un logiciel d'amélioration continue qui facilite la gestion quotidienne des projets et fournit des rapports d'avancement concis pour garantir l'alignement avec les grands objectifs.
Les fonctionnalités de génération de rapports d'Excel sont limitées par rapport à ce que propose Engage. Créer des tableaux de bord, des visualisations et des mesures de performance significatifs avec Excel est souvent laborieux. Engage, en revanche, regroupe automatiquement toutes les données pour créer des tableaux de bord complets. Les entreprises peuvent ainsi superviser de nombreux projets et produits, tout en démontrant facilement et efficacement le retour sur investissement de leurs programmes d'amélioration et d'innovation.
Selon Hermann Miskelly, c'est principalement grâce aux fonctionnalités du tableau de bord de Engage que l'entreprise a pu gérer efficacement un grand nombre de projets. « Nous n’avons plus besoin de rassembler et d'analyser les feuilles de calcul en fin de mois. Les responsables de nos équipes opérationnelles et de nos unités commerciales ont désormais une vue d'ensemble des efforts d'amélioration continue, avec la possibilité d'examiner les projets individuellement si nécessaire. Le tableau de bord leur permet de suivre en temps réel les informations relatives aux projets (quantité, dates de début et de fin, retards, etc.), ainsi que les données financières, telles que les économies prévues par rapport aux économies réalisées. Les responsables peuvent maintenant se concentrer sur l'analyse des progrès et l'identification des opportunités pour de nouveaux projets... Une fois encore, Minitab a écouté ses clients, pris en compte leurs retours et a développé un produit capable de résoudre les défis rencontrés dans le domaine de l'amélioration continue. »
Engage surpasse largement Excel : en plus d’un tableau de bord en temps réel, la solution propose plus de 60 outils et formulaires incluant l'analyse des causes profondes, la méthodologie des cinq pourquoi, le diagramme SIPOC, la charte de projet, ainsi que l'analyse des modes de défaillance et des effets. La solution comprend également des outils de création de diagrammes et de brainstorming, tels que les diagrammes d'Ishikawa, les cartographies de procédé, les cartographies de chaîne de valeur et les cartes cognitives.
Vous utilisez Excel pour votre démarche d'amélioration continue ? Que vous soyez en phase initiale, de perfectionnement ou d’accompagnement, il est temps de vous intéresser sérieusement à Minitab Engage. Spécialement conçue pour gérer tous les aspects des programmes d'amélioration continue, cette solution offre des outils éprouvés de résolution de problèmes et de gestion de projet. Vous pourrez également suivre en temps réel les KPIs, prouvant ainsi concrètement le retour sur investissement. Cela renforcera l’adhésion des parties prenantes et encouragera l'adoption de nouveaux projets d'amélioration continue.
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