ガントチャートの究極ガイド The Ultimate Guide to Gantt Charts

新しいプロジェクトを始める前に、目標と指針を明確に定義しておくことが重要です。明確な手順、タスク、期日がなければ、プロジェクトは、最終結果を一貫して目指すことなく、バラバラの方向に行ってしまいます。これは結果的に、時間と資金の浪費になります。

タスクを可視化してプロジェクト中にチームの進路を保つ方法を探しているならば、ガントチャートを使うべきです。プロジェクトを時間どおりに進めて集中を持続させるのに役立つこの強力なツールを、詳しく見ていきましょう。

ガントチャートとは何でしょうか？

ガントチャートとは、設定された期間に完了する必要があるプロジェクトのタスクの視覚的なビューです。ガントチャートは、あらゆる規模のプロジェクトの計画に使用できます。常にプロジェクトの開始日と終了日を表示し、特定の1日のうちに何が行われなければならないかを確認するのに役立ちます。

優れたガントチャートは、プロジェクトの以下のような項目について概要を効果的に示します。

• 完了する必要のあるタスク

• タスクの実行順序

• 各タスクにかける時間

• プロジェクト中に完了したタスクにかかった時間

ガントチャートはさまざまな方法で作ることができます。便利なことに、Minitab Workspaceには、インターフェイス内で使用可能な90以上のツールの一部として、2つの異なるタイプのガントチャートテンプレート—標準ガントチャート（下に表示）とタスクガントチャートがあります。

これで、ガントチャートとは何かがわかりましたが、ではなぜ使うべきなのでしょうか。

ガントチャートを使うメリット

ガントチャートは、プロジェクトの整理された概要を得られる視覚化ツールというだけではありません。ガントチャートにはさらに、以下のような長所があります。

• コミュニケーションの強化： 多くの人が遠隔的に働く時代においては、特にコミュニケーションが非常に重要です。ガントチャートでは、プロジェクト管理者がプロジェクトの特定の部分で作業している人を確認し、フィードバックを提供し、情報を簡単に調整できるため、チームのコミュニケーションを向上させることができます。Minitab Workspaceのバージョンのような標準ガントチャートのテンプレートを使用して全員が作業する場合には、コミュニケーションがさらに強化されます。ガントチャートは、高いレベルの計画とステータスの更新を会社の役員や利害関係者に伝達するのにも最適です。また、タスクガントチャート（下に表示）は、作業の流れを表示し、作業チームとより詳細に進捗状況を連絡しあうのに適しています。 

• リソースの過負荷を回避：ガントチャートのもう1つの大きな長所は、リソースの過負荷を防止できることです。多くのチームの問題は、リソースが多くのタスクに渡って非常に細く引き伸ばされている場合に発生します。ガントチャートは、リソースを効果的に管理するのに役立ち、チームメンバーに過度の負担がかからないようにします。
  
  
  
• 進捗を追跡する機能：ガントチャートを使用すると、期日を常に意識することができます。進行中のすべてのタスクと、特定のプロジェクトマイルストーンに関連してタスクがどのように進行しているかを簡単に確認できます。この機能だけでも、ガントチャートはプロジェクトに不可欠なものになります。Minitab Workspaceのマイルストーン機能は、すっきりとした書式で簡単にプロジェクトの重要なチェックポイントを追跡、更新、確認していけるものなので、特に役立ちます。

ガントチャートには何が含まれているのでしょうか？

ガントチャートを始める準備ができたら、正式に何が含まれているのかを確認していきます。それぞれに複数の主要なコンポーネントがあります。

• プロジェクトの開始時期

• プロジェクトに含まれるさまざまなタスク

• 各タスクで作業を割り当てられた人

• タスクの開始予定時期と終了予定時期

• 各タスクにかかる時間

• プロジェクトでチームの協働、協力の予定

• プロジェクトの終了時期

プロジェクトが展開されると、チームメンバーと管理者の両方が割り当てられたタスクを閲覧して進捗を視覚的に確認できるため、プロジェクトの他のタスクまたは特定の作業の流れに関連して誰もが作業を確認できます。

Minitab Workspaceでガントチャートを作成するときに含まれる優れた機能の1つが、タスクリストです。以下のとおり、このリストにはガントチャートのすべてのタスクが含まれていますが、ゴチャゴチャしておらず、誰でも簡単に理解できます。このタスクリストで変更を行うと、ガントチャートにもすぐに反映されるため、すべてのチームメンバーの視覚的な状態は常に最新です。

ベストプラクティスとヒント

ガントチャートは、プロジェクトの規模、チームメンバーの人数、期日によっては、まとめるのが難しいように見えますが、心配ありません！

ガントチャートのヒントとベストプラクティスは以下のとおりです。

• グループでタスクを作成：計画を読みやすくするには、タスクをグループまたは作業の流れに入れます。これで、どのタスクが時間的に重なるか、タスクがどのように連携するか、または最終目標に到達するために互いにどのように依存するかを、チームメンバーは確認できます。

• 詳細を知る：ガントチャートはフレキシブルで、必要に応じて詳細または高いレベルに設計できます。前述のとおり、タスクとマイルストーンの関係を高いレベルで示し、会社の役員と利害関係者に状態と詳細を伝えるために、Minitab Workspaceの標準ガントチャートをお勧めします。タスクガントチャートはより詳細で、作業チームとともに使用するのに適しています。

• 担当責任者を指定：ガントチャートを作成するときに、タスクの各部分の責任者を明確に示します。これで、いつ、どのタスクを、誰が取り扱うのかで混乱が起きなくなります。

• 期日に間に合わせる：各タスクの開始日と終了日を追加することをお忘れなく。期間の指定なしに進捗を追跡してチームを前進させることは困難です。休日や休暇も必要ですから、それも含めて、期日に間に合わなくなるようなことがないようにしてください。 

簡単にガントチャートを作成：Minitab Workspaceのテンプレートで始めましょう