지속적 개선 이니셔티브에서 우수한 성과를 거둔 모든 조직은 적절한 도구를 사용해 프로세스를 체계화하고, 고객의 기대치를 뛰어넘고, 성공을 파악합니다. 비교적 단순한 이니셔티브부터 복잡한 프로젝트에 이르는 모든 단계에서 Minitab Engage는 간편하게 사용할 수 있는 유용한 솔루션이 될 것입니다.
이번 블로그 포스팅에서는 공정 개선에서 적합한 CI 도구를 사용해야 하는 이유를 간략히 살펴보면서 간단하고도 유용한 도구 세 가지를 함께 소개하겠습니다.
상당수의 프로젝트 관리자는 수작업에 많은 시간을 쏟고 있습니다. Forrester의 Total Economic Impact Study(총 경제적 영향 평가)에 따르면 관리자는 월별로 프로젝트를 설정하는 데 최대 10시간, 이메일을 정리하는 데 4시간, 프로젝트를 검토하는 데 6시간을 사용한다고 합니다. 그러나 Engage를 활용해 새로운 프로젝트를 생성하는 과정을 하나의 템플릿으로 만들어 자동화한다면 프로젝트 관리자의 짐을 크게 덜 수 있습니다. Engage는 CI/OPEX 전문가를 위해 맞춤 설계된 사전 구축 양식과 프로젝트 로드맵 또한 폭넓게 갖추고 있습니다.
적절한 CI 도구 사용
상당수의 고위 경영진은 범용 소프트웨어만으로도 필요한 업무를 수행하는 데 전혀 지장이 없다고 생각합니다. 하지만 실제로 많은 기업이 조직과 이니셔티브를 지원할 수 있는 적합한 도구를 갖추지 못하여 금전적 손해를 입고 있습니다. 기업마다의 ‘적합한 도구’는 주어진 역할에 따라 다르겠지만, 이 포스팅에서는 모든 부서가 각자의 CI 프로그램에서 공통으로 활용 가능한 도구들을 살펴보겠습니다. 그럼 시작해볼까요?
TOOL 1: 공정 맵
플로 차트라고도 불리는 공정 맵을 사용하면 모든 단계와 활동을 공정 또는 워크플로우에 따라 시각적으로 나타낼 수 있습니다. 이를 활용하면 공정을 모델링하고, 입력과 출력 간의 관계를 파악 및 전달하고, 주요한 의사결정 마디를 식별하고, 재작업 루프를 발견할 수 있습니다. 
공정 맵을 사용하면 다음과 같은 질문에 답변을 얻을 수 있습니다.
- 가장 중요한 개선 기회가 보이는 공정 부분은 어디인가?
- 각 프로젝트에서 공정의 시작과 끝은 어디인가?
- 공정 내 각 단계에서의 입력과 출력은 무엇인가?
- 고객 요구 사항에 직접 영향을 미치는 단계는 어느 단계인가?
- 공정에 포함된 단계를 간소화하거나, 결합하거나 제거할 수 있는가?
Minitab Workspace와 Minitab Engage를 사용하면 다양한 도구를 실제로 활용할 수 있습니다. 두 플랫폼은 지속적 개선과 운영 우수성 프로그램에 필요한 간편한 도구들을 제공합니다. 더 나아가 Engage를 활용하면 거시적이거나 미시적인 수준의 플로 차트를 쉽게 만들 수 있으며, 각 형상에 변수를 할당한 다음 Engage와 함께 사용하는 다른 도구에 공유할 수도 있습니다. 또한 입력과 출력이 백그라운드에서 자동 추적되므로, 두 플랫폼에서 사용할 수 있는 100개 이상의 기타 도구를 공정 맵과 간편하게 연결할 수 있습니다.
공정 맵에 대해 자세히 알아보고 싶으신가요?
TOOL 2: Fishbone 다이어그램
이시카와 다이어그램 또는 원인과 결과(C&E) 다이어그램으로도 불리는 Fishbone 다이어그램을 활용하면 브레인스토밍의 수준을 새로운 차원으로 끌어올려서 달성하고자 하는 결과를 탐색하고 그 원인을 파악할 수 있습니다. 이는 문제 또는 현상을 분석하여 인과관계를 시각적으로 나타내주는 도구입니다. 가능한 기여 원인은 다양한 원인 범주 아래의 작은 '뼈'에 나열됩니다. Fishbone 다이어그램에서 핵심 문제나 현상은 가장 오른쪽에 놓입니다. 핵심 문제의 핵심에서 뻗어 나온 가지는 원인의 범주를 나타내며 관련성이라고 불립니다. 브레인스토밍으로 식별해 낸 개별 원인은 이 관련성에서 뻗어나가는 작은 가지들에 해당합니다.
Fishbone 다이어그램을 활용하면 다음과 같은 의문에 대한 해답을 찾아낼 수 있습니다.
- 특정한 유형의 결함을 일으키는 원인이 무엇인가?
- 어떤 공정 입력이 공정 출력의 일관성을 해치고 있는가?
Minitab의 Fishbone 다이어그램은 두 번만 클릭하면 Fishbone 윤곽 전체가 즉시 표시될 정도로 사용이 쉽습니다. Minitab 다이어그램의 장점 중 하나는 속성이나 원인의 위치를 원하는 곳으로 자유롭게 드래그 앤 드롭하여 수정할 수 있다는 것입니다. 아주 간단하죠!
TOOL 3: 프로젝트 헌장
프로젝트 헌장은 프로젝트를 명확하고 간결하게 설명하는 문서입니다. 보통 고위 경영진을 위해 작성되는 헌장에는 프로젝트의 범위, 목표, 참여자가 명시되어 있어 이를 읽는 누구든지 프로젝트의 컨셉을 빠르게 이해할 수 있습니다. 또한 프로젝트 헌장은 필요에 따라서 이해관계자까지도 포함하는 다양한 주체의 역할과 책임을 상술하며, 프로젝트의 몇 가지 목표와 기한을 나타내기도 합니다.
즉, 프로젝트 헌장은 프로젝트에 관한 다음 질문의 답변을 제공합니다. 누가? 무엇을? 어디서? 언제? 왜? 그리고 어떻게?
보통 프로젝트 초반에 작성되는 프로젝트 헌장은 비록 짧지만 대부분의 경우 합의된 비즈니스 요구 사항에 관한 업무기술서(SoW)에 기반한 공식 문서로 인정됩니다. 여기서 프로젝트 헌장은 프로젝트의 요소를 취합하는 계획 단계에서 작성하는 것이 가장 좋으며, 이후 프로젝트를 시작할 준비가 완료되면 이해관계자에게 프로젝트 헌장에 대한 최종 승인을 받아야 합니다.
문제 진술을 작성하고 프로젝트의 범위를 확정할 때는 아래와 같은 질문을 활용할 수 있습니다.
- 어떤 문제를 해결하려 하는가?
- 하나의 공정, 지역, 서비스에 영향을 미치는 하나의 문제로 초점의 범위를 좁혔는가?
- 프로젝트와 고객의 필요 간에 입증된 상관관계가 존재하는가?
- 프로젝트를 통해 어떤 성과를 기대할 수 있는가?
- 합리적인 기한 내에 프로젝트를 완료할 수 있는가?
- 프로젝트를 완료하는 데 필요한 조직적 자원과 지원이 확보되었는가?
문제 진술을 명확히 하고 프로젝트의 범위를 적합하게 설정했으며 필요한 자원을 제공하겠다는 조직의 약속을 얻었다면 해당 프로젝트에 적절한 방법론을 선택해야 합니다.
방법론에 대해 자세히 알아보고 싶으신가요?
앞서 살펴본 도구들은 모든 부서와 조직에서 널리 사용되는 개선 도구 중의 일부에 불과합니다. 개선 이니셔티브에 대하여 주어진 각자의 역할과 목표에 가장 부합하는 도구를 선택하시려면 개선에 필요한 다양한 도구를 갖춘 플랫폼인 Minitab Engage를 활용하시면 됩니다.
