왜 그렇게 많은 개선 프로그램들이 결국 위기에 처하는 걸까요? 회사 경영진들은 이러한 노력을 최우선순위에 두고 지원하는 경우가 많습니다. 그렇다면 고위 경영진의 열렬한 지원을 받아 배포되기 시작하는 날과 지원이 끊기는 날 사이에 어떤 일이 벌어지는 걸까요?
심지어 확연히 개선 효과를 거둔 프로젝트도 의사결정권자에게 인상을 주지 못하는 경우가 많습니다.
왜 그럴까요?
프로그램의 성공은 종종 맨 위에 있는 사람들에게는 보이지 않습니다. 2020 Global State of Process Excellence 보고서에 따르면 공정 전문가들이 직면한 가장 큰 과제는 '공정 개선을 최고 수준의 비즈니스 전략과 연계하는 것'이라고 합니다. 이는 새로운 문제가 아닙니다. 설문조사에 따르면 이 문제는 최소 3년 동안 가장 큰 과제였습니다.
이 뿐만 아니라 미국 사회품질 개선협회(American Society for Quality)의 연구에 따르면 고위 경영진의 25%가 프로젝트 배포 지표를 1년에 한 번도 보고받지 않는 것으로 나타났습니다. 그럼에도 그들은 해당 프로젝트에 영향을 미치는 결정들을 자주 한다고 합니다.
강력하고 성숙하며 지속적인 개선 프로그램을 사용하는 조직조차도 이니셔티브의 누적 영향을 평가하는 것은 어려울 수 있으며 때로는 불가능할 수도 있습니다.
우리는 다음과 같은 5가지 이유를 찾았으며, 그러한 문제를 피하기 위한 몇 가지 방법을 제안합니다.
개별 프로젝트 팀은 대개 결과를 수집하고 보고하는 데 능하지만 프로젝트가 누적되면 문제가 빠르게 수면 위로 올라옵니다.
대기업은 언제든지 수천 개의 프로젝트를 동시에 진행할 수 있고 수없이 많은 프로젝트를 완수할 수 있습니다. 모든 프로젝트에서 중요한 정보를 수집하고 경영진이 쉽게 액세스하여 사용할 수 있도록 변환하는 것은 매우 어려운 작업입니다.
그래서 많은 조직이 이러한 작업을 수행하지 못하고 프로그램의 전반적인 영향은 미지의 영역으로 남게 됩니다.
대부분의 조직에서 팀은 문서, 공정 맵, 가치 흐름 맵 및 기타 필수 프로젝트 도구에 액세스하기 위해 다양한 개별 애플리케이션을 사용해야 합니다. 이로 인해 프로젝트 기록은 서로 다른 여러 소프트웨어 프로그램에서 호환되지 않는 별개의 파일 모음이 됩니다.
그러면 팀원들은 동일한 정보를 여러 애플리케이션에 입력하기 위해 시간과 에너지를 낭비할 수 밖에 없습니다. 이러한 혼란 외에도 여러 컴퓨터마다 최신 버전의 문서가 있을 수 있습니다. 클라우드 내에서도 버전이 여러 개인 OneDrive나 Google Drive, Dropbox, Microsoft Teams, Sharepoint 등에 존재할 수 있습니다. 그러므로 프로젝트 리더는 공식 프로젝트 기록을 최신 상태로 유지하기 위해 여러 가지 버전의 문서를 추적해야 합니다.
같은 부서의 팀이라도 중요한 지표를 일관되게 처리하거나 같은 데이터를 동일한 방식으로 추적하지 않는 경우가 많습니다. 이를 조직 내에서 수천 개의 프로젝트가 동시에 진행 중이라는 사실과 결합하면 신뢰할 만한 보고서를 작성하는 것이 어려운 이유를 쉽게 알 수 있습니다.
이론적으로 KPI가 조직 전체에 걸쳐 일관적이라 하더라도, 한 부서가 사과의 KPI를 추적하고, 다른 부서가 오렌지의 KPI를 추적한다면 결과를 평가하거나 집계하기가 어려워집니다.
잠깐은 이와 같은 방법이 효과를 낼 수도 있지만 대부분 자체 개발한 시스템을 유지하는 것이 번거롭고 비용이 많이 든다는 사실을 깨닫게 됩니다. 또한 아시다시피 금융, 정보 기술, 고객 서비스 또는 기타 비즈니스 기능의 요구 사항을 충족하기 위해 설계된 기성 솔루션은 Six Sigma 또는 Lean과 같은 지속적인 개선 방법을 기반으로 하는 프로젝트에 적합하지 않습니다.
그 결과 리소스가 다른 곳으로 이동함에 따라 시스템이 쇠퇴하고, 보고 메커니즘이 사용되지 않으며, 요약본은 이니셔티브의 영향에 대한 진정한 평가를 전달하지 못하게 됩니다.
하루의 시간은 한정되어 있으므로 팀원과 리더는 우선순위를 정해야 합니다. 특히 위에서 설명한 조건 하에서 운영하는 경우, 팀 리더들은 프로젝트에 대한 보고가 우선순위 목록의 맨 위에 올라서는 일이 결코 없다는 것을 알게 됩니다.
사용할 수 있는 시간이 제한되어 있기 때문에 여러 팀원, 컴퓨터, 서버를 거치며 요약된 프로젝트 문서에서 정보를 복사하여 하나의 장소와 하나의 형식으로 붙여넣는 것은 가치를 부가하는 활동이 아닌 것처럼 보입니다.
또한 상사가 이러한 수치를 요구하지 않는다면 대부분의 프로젝트 리더는 제한된 시간을 다른 업무에 할애할 것입니다.
조직은 표준을 수립하고 모든 프로젝트 팀이 일관된 지표를 사용하도록 보장할 수 있습니다. 그리고 리더는 결과를 보고하는 것이 모든 개별 프로젝트에서 중요한 단계가 되도록 조치를 취할 수 있습니다.
작업의 복잡성, 지속적인 개선과 관련된 시스템 및 인적 요소를 고려하면 조직에서 이니셔티브가 잘 진행되고 있는지 파악하는 데 어려움을 겪는 이유를 바로 알 수 있습니다. 문제는 결과 보고가 모든 개별 프로젝트에서 중요한 단계가 되고 모든 프로젝트에서 일관된 지표를 사용하는지 확인하는 것입니다. 그렇게 할 수 있는 팀의 결과는 더 많은 관심을 받고, 결과적인 영향에 대해 더 많은 신뢰를 얻게 될 것입니다.
ASQ 보고서에서 도출된 이러한 사실은 Minitab에서 최근 중점적으로 다루고 있는 문제를 극적으로 강조합니다. 그리고 실제로 Minitab Engage 소프트웨어는 이러한 많은 요소를 정면으로 다룹니다. Engage는 임원, 관리자, 이해관계자를 위해 조직의 전체 개선 이니셔티브 또는 개별 이니셔티브의 진행률, 성과, 최종 영향에 대한 인사이트를 제공합니다.
남아프리카공화국의 식품 제조업체인 Premier FMCG의 지속적 개선 관리자 Brian Mapani는 실제로 Engage가 회사의 성공에 기여했다고 평가합니다. 지속적인 개선에 대한 비전만 가지고 있던 회사에서 5년 계획 및 전략을 미리 수립하고 실행한 회사로 성장했다고 설명합니다. 그리고 레시피 배합 공정을 최적화하여 수십만 달러를 절감한 성과를 거두었습니다. 그의 설명을 더 자세히 들어보세요.