프로젝트 관리의 기본 요소 중 하나인 RACI 차트는 팀의 각 구성원이 프로젝트 결과물과 관련한 자신의 역할을 이해하는 데 도움이 됩니다. RACI 차트는 각 단계에서 수행 책임(Responsible), 소명 책임(Accountable), 의견 개진(Consulted), 정보 파악(Informed)의 역할과 책임을 맡은 팀원을 세분화한 차트입니다. 프로젝트를 시작할 때 이러한 네 가지 수준의 입력 및 의사 결정 역할을 명확히 하고 각 팀원에게 적절하게 배정하면 모든 팀원이 보다 원활하게 프로젝트를 실행할 수 있습니다.
이 글에서는 여러분의 팀에서 네 가지 역할을 맡을 팀원을 지정하기 전에 먼저 각 역할을 이해할 수 있도록 간단히 설명해 드리겠습니다. 그런 다음, Minitab Workspace를 사용하여 단 몇 분 만에 RACI 차트를 만드는 방법도 살펴보겠습니다. (기억해야 할 것이 많다고 느껴져도 겁먹지 마세요! Minitab Workspace의 양식에는 사용 지침도 함께 제공됩니다.)
'수행 책임'이 지정된 팀원에게는 특정 업무를 수행하거나 결과물을 완성할 책임이 있습니다. 예를 들어 팀 역할 중 하나가 '작성자'이면 해당 작성자는 프로젝트에 대한 문서 작성을 담당하게 됩니다.
'소명 책임'이란 해당 팀원에게 업무 완수에 대한 최종 권한이 있다는 것을 의미합니다. 예를 들어, 사본 편집자는 문서 작성에 대한 책임은 없을 수 있지만, 문서가 제 시간에 정확하게 작성 되도록 해야 할 책임이 있습니다.
'의견 개진' 역할을 맡은 팀원은 해당 업무에 대해 조언자(고문)가 됩니다. 예를 들어, 결과물의 기술 사양을 제공하기 위해 해당 분야 전문가와 상담하거나, 해당 작업에 대한 모범 사례를 참고하기 위해 베테랑 팀 구성원의 의견을 구하는 경우에 해당합니다.
'정보 파악' 역할은 프로젝트 전체 기간 동안 항상 프로젝트의 최신 정보를 파악하고 있어야 합니다. 이 역할은 각 작업 및 작업 상태의 투명성을 보장합니다. 정보 파악을 맡은 팀원이 피드백이나 검토 의견을 제공하도록 요청받지는 않겠지만, 해당 팀원 또한 프로젝트의 성공 여부에 영향을 받을 수 있기 때문에 프로젝트 상태에 대한 이해도가 높을 것으로 기대됩니다.
RACI는 모든 유형의 프로젝트 관리에 유용하지만, 프로젝트 구성원의 직급과 부서가 서로 달라 누가 누구에게 보고해야 하는지, 또는 누가 최종 결정권을 가졌는지 애매한 영역이 있을 때 특히 유용합니다. 또한 각 팀의 승인 프로세스가 서로 다르고 승인 진행이 정체될 위험이 있는 팀간 프로젝트에서도 매우 유용할 수 있습니다.
RACI 차트를 통해 각 작업에서 모든 사람의 역할이 명확하게 명시할 때, 한 가지 작업에 대해 여러 사람이 동시에 뛰어들어 다른 방향으로 끌어 당기는 사람들로부터 합산되는 중복 작업 시간을 방지합니다. RACI 차트는 전체 프로젝트 수명 주기에 걸쳐 팀 구성원들을 안내하고 정기적으로 참조하여 다음과 같은 이점을 얻을 수 있도록 작성되어야 합니다.
스프레드시트나 화이트보드를 사용하든, Minitab Workspace와 같은 소프트웨어 솔루션을 사용하든 매번 동일한 레이아웃을 사용하는 것이 좋습니다. 프로젝트가 복잡할수록 소프트웨어가 더욱 유용할 것입니다. 아래 스크린샷은 완성된 RACI 양식의 예입니다.
이와 같이 소프트웨어를 사용하여 프로젝트를 수행하고 나면, 여러분과 여러분의 팀은 드롭다운, 색상, 작업 순서 등에 대해 친숙해지게 되고, 다음 프로젝트에서는 한층 더 자연스럽게 프로젝트를 진행할 수 있게 됩니다.
Minitab Workspace에서 RACI 차트를 생성하려면, Insert > Form을 클릭하고 RACI를 검색합니다. RACI(책임 배정 행렬)를 선택하고, Create를 클릭하면 새 탭에 빈 양식이 표시됩니다. 양식 맨 아래에 있는 지침을 펼쳐 보면 다양한 역할의 목적과 양식을 채우는 방법에 대한 설명도 확인하실 수 있습니다.
처음 사용하실 때 매우 유용한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.
특정 팀, 특히 소규모 팀에서는 수행 책임이 있는 팀원에게 소명 책임도 배정될 수 있습니다. 앞에서 설명한 작성자와 사본 편집자의 예에서 소규모 팀의 경우 작성자가 문서를 감수 및 게시하는 업무까지 수행해야 할 수도 있으므로 수행 책임과 소명 책임을 모두 맡게 됩니다.
또한 의견 개진과 정보 파악 책임을 맡은 팀원이 수행 책임을 함께 맡는 경우도 있습니다. 예를 들면, 법률 팀에 속한 팀원은 평소에는 마케팅 작업에 대해 정보 파악 책임만 맡고 있지만, 만약 사용 약관에 변경사항이 있으면 새로운 버전의 브로셔, 백서 및 기타 마케팅 자산에 추가할 수 있도록 오래된 해묵은 약관 문서를 다시 작성해야 합니다.
그렇다면 프로젝트를 계획할 때, 한 팀원이 수행 책임과 소명 책임을 동시에 맡게 되거나 혹은 다른 책임 조합이 배정되는 경우를 자주 볼 수 있을까요? 일반적으로는 아닙니다. (하지만, 그렇게 하시면 안되는 것은 아닙니다.) 실제로 여러 역할을 맡은 팀원이 있는 경우에는 수동으로 입력하시면 됩니다. 그렇지만 매우 특별한 경우에만 그렇게 하시는 것이 좋습니다. 만약 두 가지 이상의 역할을 조합하고 싶으시면, 작업을 추가해서 역할을 더 세부적으로 구분하는 방법도 고려할 수 있습니다. 예를 들면, '완료' 작업은 두 가지 작업으로 세분화할 수 있습니다. 하나는 문서를 공유 드라이브에 저장하고 내부 구성원 모두에게 알리는 작업이고, 다른 하나는 최종 파일을 프린터로 보내거나 웹사이트에 게시하는 작업입니다.
사실, 이런 모든 세부 사항을 다듬는 과정은 조직 또는 여러분 자신만의 프로젝트 계획 방식과 모범 사례를 발전시키는 데 좋은 연습이 될 수 있습니다. Minitab Workspace의 RACI 차트와 같은 프로젝트 계획 도구를 사용하여 프로젝트를 실행하면 결과물과 기대치를 동일한 언어로 커뮤니케이션할 수 있을 뿐만 아니라, 추후 다른 프로젝트에서도 복제해서 활용할 수 있으므로 성공적인 프로젝트 수행에 크게 기여합니다.