가장 선호하는 시각적 도구: 프로세스 맵 My Favorite Visual Tool: Process Mapping

Shelby Anderson 09 July, 2020

Topics: Project Tools, Minitab Workspace, 프로젝트 도구

누구나 작업을 완료하고 추적하고 개선할 때 가장 선호하는 도구, 요령이나 방식이 있습니다. 저는 시각적 학습을 즐기기 때문에 항상 프로세스 맵과 플로우차트에 끌렸습니다.


프로세스 맵이라는 공식 용어를 알기 전부터 행동 항목이나 다음 단계를 임의의 도형 안에 써넣고 화살표와 선으로 연결하곤 했으니까요.
Minitab에 합류한 후에는 올바른 프로세스 맵을 위한 공식적인 규칙과 방법이 존재한다는 사실을 알게 되었는데, 이러한 규칙과 방법은 처음에는 복잡해 보일 수 있으나 실제로는 공정을 추적하거나 개선할 때 매우 쉽고 효과적으로 활용할 수 있습니다.
프로세스 내 사건의 순서를 시각적으로 나타내면 프로세스를 단계별로 확인하고 보다 면밀하게 이해한 다음 중요한 의사결정, 문제점과 낭비를 파악할 수 있습니다. 또한 프로세스 맵을 그려보면 다른 사람과의 의사소통도 더 쉬워지며 사람과 행동의 관계를 확인할 수 있습니다.

My Favorite Tool - Process Map image


다음은 효과적인 프로세스 맵을 만들기 위한 팁입니다.

공정 매핑 101

1. 팀 전체가 협업하여 프로세스 맵을 만드세요.

팀워크는 꿈을 실현해준다고도 하죠.
프로세스 맵을 만들 때도 이러한 원리를 활용해 보세요. 프로세스 내 여러 단계에 참여하는 사람들로 팀을 구성하면 일반적으로 생각해내기 어려운 인사이트와 관점을 확보할 수 있을 뿐 아니라, 각 팀원에게 프로세스 추적과 개선에 대한 책임감과 소속감을 느끼게 할 수 있습니다.
결과적으로 프로세스 맵은 팀의 결합을 다져주는 효과가 있습니다. 누구나 제대로 되지 않는 일에 대해 조금 불평할 수 있지만, 모든 팀원이 자신의 의견을 표현하고 서로 경청하는 팀 환경에서 이러한 문제를 함께 해결하면 팀의 단결력을 높일 수 있습니다.

2. 정확성을 보장하기 위해 프로세스를 검토하세요.

프로세스 맵을 위한 최적의 팀을 구성하고 공정의 일반 단계를 작성했다면, 모든 단계가 빠짐없이 포함되었는지 확인해 보세요. 팀 전체가 모든 단계가 포함되었다고 생각하더라도 한 번 더 확인하고 다양한 테스트 시나리오를 적용하여 프로세스 전체를 여러 번 재검토하는 것이 좋습니다.
제조에서는 실제 작업 프로세스를 직접 검토하는 것을 Gemba Walk라고 합니다. 일본의 Taiichi Ohno가 개발한 이 개념의 목적은 관리자와 리더가 실제 상황에서 공정을 관찰하고, 직원들과 소통하면서 프로세스에 대한 지식을 획득하고 지속적인 개선을 위한 아이디어를 탐구하도록 하는 것입니다. 'Gemba'는 일본어로 '현장'이라는 뜻입니다. 여기서 현장은 실제 작업이 진행되는 곳으로, Gemba Walk에 참여하는 제조 기업의 관리자들은 사무실을 떠나 현장을 방문하면서 프로세스를 직접 보고 해당 프로세스의 담당자를 존중하며 질문을 합니다.
Gemba Walk는 제조산업뿐 아니라 다양한 산업에서 프로세스 맵과 함께 활용하여 정확성을 보장할 수 있습니다.


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3. 프로젝트 과정에서 지속적으로 프로세스 맵을 만들고 다시 살펴보세요.

프로세스 맵을 만들고 재검토하거나 수정하기에 가장 좋은 시기는 바로 프로젝트의 모든 단계입니다.
프로젝트를 시작하기 전에 프로세스 맵을 그리면 프로젝트의 범위를 지정하고, 중점을 정의하고, 프로젝트의 시작과 끝을 정하고 공정에서 개선이 필요한 부분을 미리 파악할 수 있습니다.
프로젝트 중간에 프로젝트 맵을 만들면 팀이 새로운 아이디어를 브레인 스토밍하고 초기에 배운 내용을 정리하며, 현재 프로세스 맵을 다시 취합하여 조정하는 데 도움이 됩니다.
프로젝트 끝에 프로세스 맵을 업데이트하면 프로세스의 변경 사항이나 개선 사항을 추가할 수 있습니다. 새로운 프로세스를 상세하게 기록해 두면 보다 신속하게 적용하거나 향후 비슷한 프로젝트를 진행할 때 참조하기 좋습니다.

어디서부터 시작해야 하나요?

프로세스 맵 만들기의 가능성은 무한합니다!
화이트보드에 그림을 그리거나 연필과 종이를 이용할 수도 있지만, 팀과 임원진에 공유할 만한 정교한 프로세스 맵을 만들려면 Minitab Workspace™를 사용해 보세요. Minitab의 시각적 툴킷은 사용이 쉬운 하나의 인터페이스에서 다양하고 유용한 도구를 제공하여 탁월한 공정 및 제품 제작을 가능하게 하며, 비즈니스 가치를 시각화, 최적화와 매핑을 통해 그 어느 때보다도 좋은 성과를 달성할 수 있게 해드립니다.

 

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