새 프로젝트를 시작하기 전 명확한 목표와 가이드라인을 세우는 것이 중요합니다. 이와 같이 각 단계와 과제, 그리고 기한을 상세하게 기술해두지 않으면 해당 프로젝트는 최종 목표에 일관되게 집중하지 못하지 못하고 여러 방향으로 나뉘어 전개될 수 있습니다. 그리고 그 결과는 소중한 시간과 돈의 낭비로 이어질 것입니다.
따라서 프로젝트의 각 과제를 시각화하고 프로젝트 기간 중 모든 팀이 과제 수행에 집중할 수 있는 방법을 찾고 있다면 Gantt 차트를 한번 사용해보세요. 아래에서는 프로젝트를 기한 내에 완수하고 계속 집중력을 유지하는 데 도움을 주는 강력한 도구인 Gantt 차트에 대해 자세히 알아보겠습니다.
Gantt 차트란?
Gantt 차트는 일정 시간 내 완수해야 하는 프로젝트의 각 과제를 시각화한 도표입니다. 이 차트는 프로젝트의 크기에 무관하게 프로젝트를 계획할 때 활용할 수 있습니다. 기본적으로 프로젝트의 시작일과 종료일이 표시되며, 특정 날짜에 완료되어야 할 업무가 무엇인지 알려주기도 합니다.
잘 계획된 Gantt 차트를 이용하면 프로젝트의 개요를 쉽게 확인할 수 있으며 아래와 같은 내용이 포함됩니다.
- 완료해야 하는 과제
- 과제를 완료해야 하는 순서
- 각 과제의 예상 소요 시간
- 프로젝트 기간 중 완료된 과제의 실제 소요 시간
Gantt 차트는 다양한 방식으로 만드실 수 있습니다. Minitab Workspace는 자체 인터페이스를 통해 이용할 수 있는 90개 이상의 툴 중 하나로, 표준 Gantt 차트(아래 참조)와 Task Gantt 차트, 두 가지 템플릿을 제공합니다.
이제 Gantt 차트가 무엇인지 알게 되었습니다. 그럼 왜 Gantt 차트를 사용해야 할까요?
Gantt 차트의 이점
Gantt 차트는 프로젝트의 개요를 체계적으로 확인할 수 있는 시각화 도구로서의 역할만 하는 것이 아닙니다. 이 차트는 아래와 같은 이점도 함께 제공합니다.
- 커뮤니케이션 강화: 많은 사람들이 원격으로 업무를 수행하는 현대 시대에서 커뮤니케이션은 특히 중요합니다. Gantt 차트를 이용하면 프로젝트 관리자가 프로젝트의 특정 부분을 누가 맡아서 수행하고 있는지 확인한 후 피드백을 제공하고 정보를 공유하는 활동을 보다 간편하게 수행할 수 있어 팀 커뮤니케이션이 강화됩니다. 특히 모든 구성원이 Minitab Workspace에서 제공되는 것과 같은 표준 Gantt 차트 템플릿을 사용하면 더욱 원활한 커뮤니케이션이 가능할 것입니다. 또한 Gantt 차트는 경영진 및 관계자를 대상으로 전체적인 프로젝트 계획과 진행 상태를 전달하는 데 아주 적합합니다. 반면에 실무 팀과 업무 흐름 및 진행 상황에 대해 세부적으로 살펴보며 협의하는 용도로는 Task Gantt 차트(아래 참조)가 적합합니다.
- 업무 과중 방지: Gantt 차트의 두 번째 이점은 특정 팀 구성원에게 업무가 과중 되는 것을 방지할 수 있다는 것입니다. 프로젝트 팀에 관련된 많은 문제는 업무를 수행하는 인력이 너무 많은 과제에 걸쳐 배정되어 있을 때 발생합니다. Gantt 차트는 특정 팀원에게 업무가 과중 되지 않도록 효과적으로 인력을 관리하는 데 도움을 줍니다.
- 프로젝트 진행상황 확인: Gantt 차트는 프로젝트의 기한이 엄수되도록 관리하는 데 활용할 수 있습니다. 이 차트를 통해 진행 중인 모든 과제와 함께 특정 프로젝트 마일스톤에 대해 각 과제가 어느 정도 진행되었는지 쉽게 확인할 수 있기 때문입니다. 이 기능 하나만으로도 Gantt 차트는 어떤 프로젝트에서든 필수적인 도구라고 할 수 있습니다. Minitab Workspace의 마일스톤 기능은 프로젝트 전 과정에서 명확한 형식으로 주요 체크포인트를 쉽게 추적/업데이트/확인할 수 있으므로 특히 유용합니다.
Gantt 차트에 포함되는 내용
이제 Gantt 차트를 사용해볼 준비가 되었으므로 실제 어떤 내용이 차트에 포함되는지 알아 보겠습니다. Gantt 차트의 주요 구성요소는 다음과 같습니다.
- 프로젝트 시작일
- 프로젝트의 다양한 과제에 포함되는 내용
- 각 과제에 배정된 인력
- 각 과제가 시작/종료되어야 하는 날짜
- 각 과제의 예상 소요 시간
- 해당 프로젝트에서 특정 팀 간 협업이 필요한지 여부
- 프로젝트 종료 예정일
프로젝트가 진행되면서 팀원과 관리자 모두 각자에게 배정된 과제와 진척도를 한눈에 볼 수 있으므로 프로젝트의 다른 과제 또는 특정 업무 흐름 대비 해당 업무의 진행상황을 쉽게 확인할 수 있습니다.
Minitab Workspace에서 Gantt 차트를 만들 때 매우 유용한 기능 중 하나는 과제 목록입니다. 아래에서 볼 수 있듯이 이 목록에는 Gantt 차트 내 모든 과제가 포함되며 불필요한 요소 없이 간결한 형식으로, 그리고 누구든지 쉽게 이해할 수 있도록 구성되어 있습니다. 또한 이 과제 목록에서 내용을 변경하면 Gantt 차트에도 즉시 변경 사항이 반영되므로 모든 팀원이 최신 정보를 확인할 수 있습니다.
유용한 팁과 모범 사례
프로젝트의 크기와 팀원의 수, 기한에 따라 Gantt 차트 작성이 다소 어렵게 느껴질 수도 있습니다. 하지만 걱정하지 마세요.
Gantt 차트를 만드실 때는 아래와 같은 유용한 팁과 모범 사례를 참조할 수 있습니다.
- 그룹 단위 과제 생성: 프로젝트 계획의 가독성을 높일 수 있도록 과제를 그룹 또는 업무 흐름 단위로 입력하세요. 이렇게 하면 모든 팀원이 어떤 과제가 기간상 겹치는지, 그리고 최종 목표를 달성하기 위해 어떻게 함께 업무를 수행하거나 혹은 서로를 의지해야 하는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
- 세부 사항 작성: Gantt 차트는 매우 유연하게 설계되어 있으므로 필요에 따라 상세하게 혹은 개괄적으로 작성할 수 있습니다. 앞에서 설명했듯이 Minitab Workspace의 표준 Gantt 차트는 경영진 및 관계자에게 각 과제와 마일스톤 사이의 관계를 개괄적으로 보여주고 프로젝트의 현재 상태와 세부 사항에 대한 정보를 제공하기 위해 사용되며, Task Gantt 차트는 보다 자세한 내용을 실무 팀과 협의할 때 유용합니다.
- 담당자 지정: Gantt 차트를 만들 때는 각 과제의 특정 부분을 누가 담당할지 명확하게 기술하는 것이 좋습니다. 이를 통해 어떤 과제를 언제 처리해야 하는지에 대해 혼선을 방지할 수 있습니다.
- 기한 관리의 중요성: 각 과제에 구체적인 시작일과 종료일을 추가하는 것을 잊지 마십시오. 명확한 날짜 정보가 없으면 진척도를 계속 확인하고 팀이 프로젝트에 집중하도록 관리하기가 어렵습니다. 또한 프로젝트의 기한을 엄수하기 위해서는 공휴일과 휴가 기간을 포함시키는 것을 잊으면 안 됩니다. 우리 모두에게는 때때로 휴식을 통해 재충전할 시간이 필요하기 때문입니다.
혹시 최근에 Gantt 차트가 유용하게 활용될 수 있는 프로젝트를 시작하셨나요? 프로젝트를 이미 시작하셨더라도 언제든지 Minitab Workspace를 통해 더욱 효과적으로 프로젝트를 관리하고 실행하실 수 있습니다.
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