Quando as coisas se complicam na aplicação da lei, é a hora da unidade de elite: a equipe SWAT (Special Weapons and Tactics, Armas e táticas especiais em tradução livre).
Mas o que acontece quando as coisas ficam complicadas na sua empresa? Você precisará avaliar e fazer mudanças, o que pode envolver qualquer coisa, desde estratégia até melhoria de processos e branding. Mas não tenha medo - você tem sua própria equipe SWOT de prontidão.
Desenvolvida por Albert S. Humphrey na década de 60, uma análise SWOT é uma técnica de planejamento estratégico usada para ajudar a informar e decidir a abordagem para o futuro de uma empresa. Ela é frequentemente considerada uma ferramenta reservada para o alto escalão, mas uma análise SWOT é, na verdade, uma ótima maneira para qualquer pessoa ajudar sua organização a entender os diferentes problemas que ocorrem no presente e no futuro.
SWOT é um acrônimo para Strengths (Pontos fortes), Weaknesses (Pontos fracos), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Cada letra é um componente vital da ferramenta, organizada em um formato quadrado com quatro quadrantes, chamada de Matriz SWOT. A matriz normalmente é preenchida com listas da esquerda para a direita, de cima para baixo, seguindo a ordem da palavra SWOT.
Semelhante a ferramentas de brainstorm como o diagrama espinha-de-peixe ou o Mapa de ideias, uma análise SWOT é uma ferramenta formidável que ajuda você a obter informações valiosas sobre diferentes aspectos de sua organização ou departamento. Além disso, é uma forma poderosa (mas simples) de destacar a necessidade de mudança em um negócio.
Pontos fortes e fracos são fatores internos que estão dentro do controle da empresa. Os Pontos fortes são geralmente positivos, podem ser qualidades únicas e vantagens de destaque, enquanto os Pontos fracos são qualquer coisa negativa sobre a empresa que poderiam ser melhorados, modificados ou eliminados. Os Pontos fracos em particular podem ser difíceis de identificar, pois exigem honestidade e objetividade.
As Oportunidades e as Ameaças são fatores externos fora do controle da empresa, como as novas tecnologias ou os concorrentes e suas ações. As Oportunidades são um espaço para pensar nas possibilidades ou lacunas do setor que podem se tornar vantajosas para a empresa. As Ameaças, por outro lado, se concentram em áreas de vulnerabilidade que podem ser inevitáveis ou fora de seu controle, mas que podem ser abordadas de forma a fornecer à empresa uma chance de se proteger.
Vamos então dar uma olhada em um SWOT estratégico para empresas. No exemplo abaixo, somos proprietários de um restaurante chinês, The Fortune Cookie, e vamos tentar definir nossa estratégia daqui para frente.
*Observe: A Análise SWOT acima e outros exemplos abaixo foram criados, personalizados e coloridos com o modo de design no Minitab Workspace.
Como você pode ver de uma maneira muito direta e simples, uma Análise SWOT pode destacar as opções estratégicas para um negócio continuar crescendo, ao mesmo tempo em que informa as áreas para melhoria.
Por falar em melhoria, muitas vezes ouço dos promotores da Melhoria contínua (CI) que seu maior desafio é convencer outras pessoas na organização a aceitá-la. Uma análise SWOT pode ser uma maneira poderosa de preencher a lacuna entre as partes interessadas e um departamento de CI.
Vamos usar um exemplo no setor de cuidados com saúde para exemplificar como uma Análise SWOT poderia funcionar em um cenário de Melhoria contínua. Imagine que um promotor de CI trabalha para um hospital e deseja iniciar um projeto com um departamento de cirurgia em específico. Este promotor está encontrando dificuldade em obter adesão, principalmente porque o departamento já implementou a Melhoria de processos lean anos atrás. Além disso, este departamento é único na medida em que oferece procedimentos que nenhuma outra unidade no estado oferece, tornando o departamento muito rentável e com status favorecido pelos administradores do hospital.
O promotor reúne sua equipe e algumas partes interessadas para compor a seguinte Análise SWOT:
A Análise SWOT apontou opções estratégicas para a expansão do hospital, ao mesmo tempo em que destacou áreas para melhoria e vigilância.
Para pontos fortes e fracos, o promotor mede coisas em seu controle, como tempo (ou seja, Tempo de internação), capacidade (ou seja, cuidados com o paciente), custos e qualidade (ou seja, a satisfação do paciente com a unidade). Para os pontos fracos em particular, eles se concentraram em questões como: quais são os gargalos da unidade? Quais são os pontos problemáticos para os pacientes? O que a unidade está fazendo que está contribuindo para aumentar os custos ou não está agregando valor? Durante esta discussão, apesar dos resultados positivos e da alta satisfação do paciente, eles destacaram que os pacientes estão realmente ficando mais tempo do que o normal e que a satisfação dos funcionários é baixa, o que pode levar a uma alta rotatividade. Eles também revelaram que, apesar da rentabilidade da unidade, há uma capacidade aumentada para gerar ainda mais receitas.
A equipe segue adiante para as oportunidades, que em um SWOT tradicional se concentrariam nas oportunidades externas. Para a Melhoria de processos, o promotor pode querer se concentrar em oportunidades internas para destacar áreas de melhoria. Nesse caso, eles sugeriram que a criação de mais oportunidades de carreira, como certificação para enfermeiras, poderiam aumentar o moral dos funcionários e reduzir a rotatividade. Ou que ao divulgar um pouco mais a unidade, eles poderiam aumentar a capacidade.
Por último, mas não menos importante, a equipe trata das ameaças. Para a Melhoria de processos, eles se concentram nas ameaças que surgem se a unidade não agir. Eles pensam em coisas como: médicos e enfermeiras insatisfeitos podem deixar sua unidade para ingressar em outro hospital e iniciar um programa cirúrgico competidor, ou os pacientes podem não ter conhecimento dos serviços que esta unidade oferece, então podem procurar ajuda em outro lugar.
Uma das coisas a serem observadas neste exemplo é que, ao envolver as partes interessadas no desenvolvimento do SWOT, elas podem ajudar a iluminar áreas de melhoria e oportunidades que você pode não ver e, então, eles podem se tornar promotors da Melhoria de processos. Se eles não puderem participar do desenvolvimento, uma Análise SWOT também pode ser usada como uma ferramenta de comunicação maravilhosa para ajudar a obter a adesão de que você precisa para suas partes interessadas!
Até agora, revisamos um exemplo de SWOT para planejamento estratégico e, em seguida, Melhoria de processos. Mas a Análise SWOT pode ajudar em outras áreas, tal como Marketing? Vamos dar uma olhada em um uso prático de SWOT para Marketing, especificamente Gerentes de marca.
Neste exemplo, um fabricante global de roupas com ampla distribuição e habilidades de design deseja avaliar sua marca.
Para os pontos fortes, o gerente de marca avalia coisas que ele pode controlar hoje, como sua alta qualidade e baixo custo. Para os pontos fracos, o gerente de marca lista itens como o posicionamento do produto ser pouco claro e ter uma seleção de produtos menor do que os concorrentes. Para as oportunidades, o gerente cita produtos premium e para as ameaças, o gerente lista marcas falsificadas, assim como a publicidade agressiva de seus concorrentes, entre outras coisas. Veja a Análise SWOT dele completa abaixo:
Como resultado desse exercício, o gerente de marca reconhece que precisa tomar medidas para esclarecer o posicionamento de produtos, assim como expandir sua seleção de produtos. Ela também os capacita a discutir com seu Diretor de Marketing (CMO) sobre mais investimentos em publicidade para ajudar a combater o medo da erosão da marca devido a falsificações ou concorrentes agressivos.
A Análise SWOT é realmente uma ferramenta útil que qualquer pessoa pode usar para ajudar a fazer um brainstorm e identificar áreas de melhoria em uma organização, independentemente do departamento ou do foco.
Fazer uma Análise SWOT é fácil, usando o nosso modelo SWOT no Minitab Workspace. Nosso modelo é fácil de usar com a Matriz SWOT implementada e pronta para usar, então você só precisa fazer um brainstorm e preencher as informações quando estiver pronto. Não se esqueça de adicionar algo a mais ao seu SWOT usando o modo de design— customize seu SWOT com as cores da empresa ou escolha sua fonte favorita. Em seguida, usando um clique. exporte para o Microsoft Office ou nossos outros produtos Minitab. Ao desenhar seu SWOT no Minitab Workspace, você também pode salvá-lo e atualizá-lo a qualquer momento (você sabe, caso tenha algum comentário das partes interessadas).
A Análise SWOT é apenas uma das mais de 90 ferramentas incluídas no Minitab Workspace; Confira a lista completa aqui.