Por trás de cada iniciativa bem-sucedida de melhoria contínua há ferramentas que ajudam as organizações a formalizar seus processos, superar as expectativas dos clientes e medir o sucesso. Não importa se você está apenas começando com uma iniciativa simples ou um projeto mais complexo, o Minitab Engage é a solução fácil de usar para você.
Nesta postagem do blog, abordaremos brevemente a importância de usar as ferramentas corretas de melhoria contínua (CI) para melhoria de processos, juntamente com três ferramentas simples para alcançar o sucesso.
Não é segredo que alguns gerentes de projeto gastam muito tempo em trabalho manual. De acordo com o Estudo de Impacto Econômico Total da Forrester, os gerentes gastam cerca de 10 horas por mês configurando projetos, 4 horas gerenciando e-mails e 6 horas revisando projetos. Felizmente, o Engage ajuda os gerentes de projeto criando modelos e automatizando o processo de criação de um novo projeto. Ele também tem os formulários pré-construídos mais abrangentes, ferramentas inteligentes e roteiros de projeto concebidos especificamente para profissionais de CI/OPEX.
USANDO A FERRAMENTA DE MELHORIA CONTÍNUA CERTA
Muitas vezes, a liderança sênior acredita que um software generalista é suficiente para que o trabalho seja feito. Na realidade, as empresas estão perdendo dinheiro por não terem a ferramenta certa para apoiar suas equipes e suas iniciativas. Embora a escolha da ferramenta certa dependa de sua função, abordaremos as ferramentas que todos os departamentos podem utilizar para seus programas de CI. Vamos nos aprofundar no assunto!
FERRAMENTA 1: MAPA DE PROCESSO
Um mapa de processo, às vezes chamado de fluxograma, mapeia visualmente todas as etapas e atividades à medida que fluem por um processo ou fluxo de trabalho. Ele ajuda você a modelar seu processo, entender e comunicar a relação entre entradas e saídas, identificar os principais pontos de decisão e descobrir loops de retrabalho.
Os mapas de processo respondem às seguintes perguntas:
- Quais áreas do processo mostram a maior oportunidade de melhoria?
- Para um projeto específico, onde o processo começa e termina?
- Quais são as entradas e saídas de cada etapa no processo?
- Quais etapas exercem impacto direto sobre as exigências do cliente?
- Você pode simplificar, combinar ou eliminar etapas do processo?
O Minitab Workspace e o Minitab Engage podem ajudá-lo a colocar essas ferramentas em ação. Ambas as nossas plataformas oferecem ferramentas para melhoria contínua e excelência operacional fáceis de usar. Para dar um passo adiante, o Engage facilita a construção de fluxogramas de alto nível ou detalhados, e também há funcionalidade para atribuir variáveis a cada forma e compartilhá-las com outras ferramentas que você usa no Engage. Além disso, as entradas e saídas são rastreadas nos bastidores, para que seus mapas de processo possam ser facilmente vinculados a qualquer uma de nossas mais de 100 ferramentas disponíveis em ambas as plataformas.
Quer saber mais sobre mapas de processo?
FERRAMENTA 2: DIAGRAMA ESPINHA-DE-PEIXE
Um diagrama de espinha de peixe, também conhecido como diagrama Ishikawa ou de Causa e Efeito (C&E), leva o brainstorming para o próximo nível, explorando o impacto ou efeito que você deseja alcançar e compreendendo as causas dele. É uma maneira visual de ver causa e efeito, exibindo o problema ou efeito. As causas que podem estar contribuindo estão listadas nos “ossos” menores em várias categorias de causa. Em um diagrama de espinha de peixe, o problema central, ou efeito, está na extrema direita. As afinidades, que são categorias de causas, ramificam-se da espinha do efeito central. As causas imaginadas ramificam-se das afinidades.
Um diagrama espinha-de-peixe responde às seguintes perguntas.
- Quais são as causas potenciais para um determinado tipo de defeito?
- Quais são as entradas do processo que contribuem para a variação na saída do processo?
Nossos diagramas espinha de peixe são fáceis de usar: em apenas dois cliques, você pode ter todo o contorno da espinha de peixe na ponta de seus dedos. Uma das melhores coisas sobre os nossos diagramas é que, se você não gostar da localização de um atributo ou causa, poderá arrastá-lo e soltá-lo onde for preciso. É simples assim.
FERRAMENTA 3: GRÁFICO DO PROJETO
Um gráfico do projeto é um documento que descreve o projeto de maneira clara e concisa. Normalmente elaborado tendo em mente o gerenciamento de alto nível, o termo de abertura contém o escopo, os objetivos e os participantes de um projeto, para que qualquer pessoa possa entender rapidamente o conceito de um projeto. Os gráfico de projeto também devem delinear uma série de funções e responsabilidades, incluindo as partes interessadas (caso seja necessário), além de descrever algumas das metas e prazos do projeto.
Por fim, o Gráfico do projeto aborda as seguintes perguntas para qualquer projeto: Quem? O que? Onde? Quando? Por que? e como?
Embora sucinto, um gráfico de projeto também é um documento formal baseado em uma declaração de trabalho (SoW) para uma necessidade comercial sob contrato que geralmente é estabelecida no início do projeto. Num mundo ideal, um Gráfico do projeto seria desenvolvido durante as fases de planejamento do projeto, quando todas as partes fossem reunidas. Depois que o projeto estiver pronto, o termo de abertura do projeto passará pela aprovação final pelas partes interessadas.
Abaixo estão algumas perguntas para ajudar com sua declaração de problema e escopo do projeto:
- Que problema estou tentando resolver?
- Meu problema está fortemente concentrado em um problema ou questão que afeta um único processo, local ou serviço?
- Meu projeto tem uma correlação comprovada com as necessidades do cliente?
- Quais são os benefícios potenciais do meu projeto?
- Posso concluir este projeto dentro de um prazo razoável?
- Tenho os recursos organizacionais e o suporte necessários para concluir este projeto?
Quando estiver confiante de que tem uma declaração de problema bem definida, um projeto com escopo bem definido e o compromisso de sua organização em fornecer os recursos necessários, você pode prosseguir com a escolha de sua metodologia baseada em projeto.
Quer saber mais sobre metodologias?
Destacamos apenas algumas ferramentas de melhoria que são amplamente utilizadas em todos os departamentos e organizações. Escolha as ferramentas que melhor se alinham com sua função e os objetivos de sua iniciativa de melhoria. Felizmente, o Minitab Engage é uma plataforma construída com base em melhorias.
