Há apenas alguns anos, eu era líder em Melhoria Contínua (CI) e Excelência Operacional (OpEx) global em uma grande empresa mundial. Agora trabalho na Minitab tentando ajudar os clientes a superar as dificuldades que enfrentei quando estava no lugar deles. Ou seja, ajudar nossos clientes a fazer seu trabalho de forma muito melhor, mais rápida e mais completa. É isso que os arquitetos de soluções fazem aqui!
Os líderes enfrentam desafios para obter software que ajude seus líderes técnicos, gerentes de projeto e operações de CI em seu trabalho. Com muita frequência, a liderança sênior acha que um software generalista para toda a empresa, como o Excel, será suficiente, mas isso está longe de ser o que suas equipes precisam. As empresas estão perdendo muito dinheiro porque não têm as ferramentas certas. Aqui, compartilharei minhas descobertas sobre esse enigma.
Ferramentas diferentes para funções diferentes
Pela minha experiência, sei que a maioria das empresas possui alguma forma de gerenciamento de projetos. Muitas vezes, vejo pessoas sendo impedidas de obter a ajuda de que precisam no processo, geralmente devido a essas três fontes de confusão:
- Os líderes técnicos já estão usando seus próprios rastreadores de projetos (geralmente planilhas)
- Os gerentes de projeto estão usando software de gerenciamento de projetos (gráficos de Gantt no MS Project ou SmartSheet, por exemplo)
- Os relatórios de CI são totalmente separados dos rastreadores de projetos e do gerenciamento de projetos.
Nenhum desses aspectos está em conflito. Na verdade, eu diria que toda empresa precisa dos três. Todos eles têm finalidades muito diferentes:
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Os líderes técnicos precisam acompanhar os itens de ação até a conclusão para que a funcionalidade do produto ou processo em que estão trabalhando atenda aos requisitos.
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Os gerentes de projeto precisam acompanhar o custo e o cronograma para garantir que tudo seja feito dentro do prazo. Seu trabalho se encaixa bem com o dos líderes técnicos, mas cada um é responsável por coisas diferentes. Eles os gerenciam de forma diferente... e por isso temos planilhas e gráficos de Gantt.
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Quando éramos engenheiros, sempre acompanhávamos nossos projetos no Excel ou em planilhas do Google. Os rastreadores de projetos eram atualizados regularmente quanto a quem estava fazendo o quê e quando. Nem sempre usávamos um gráfico de Gantt - era mais um registro de atividades.
Os gerentes de projeto estavam sempre acompanhando os mesmos projetos que nós, engenheiros, acompanhávamos, mas em um nível muito mais alto. Eles não se preocupavam com um detalhe como "melhorar a etapa 12 do processo", mas sim com algo mais parecido com "criar processo". Uma tarefa grande como essa pode ter tarefas intermediárias como "executar processo a uma taxa de 50%", "executar processo a uma taxa total" e "aprovação do processo".
Obtendo uma visão do painel
A melhoria contínua seria responsável por algumas coisas como as mencionadas acima, mas ainda em um nível diferente. O CI também teria que informar sobre as economias. Essa é uma solicitação diferente daquela que os líderes técnicos de outros lugares tinham que relatar (encerramento de ações) e que os gerentes de projeto tinham que relatar (riscos para o cronograma). Um painel de controle de CI poderia se parecer com o seguinte:
Você pode ver as economias em relação às metas e a capacidade de filtrar por local ou qualquer outra coisa que desejar.
Como você pode ver, isso não concorre de forma alguma com o Excel, SmartSheets, Microsoft Project ou qualquer outra ferramenta já utilizada pelo restante da empresa.
Você também pode rastrear projetos no Minitab Engage (de maneiras bem diferentes do que o gerenciamento de projetos em toda a empresa faz... isso é específico para o seu programa de melhoria!)
É certo que os projetos acima são de minha conta de demonstração... ligue para a Minitab e podemos orientá-lo em qualquer um deles com mais detalhes! Observe, entretanto, a terminologia interessante e específica aqui: temos uma coluna de fase. Se algum de vocês já utilizou o DMAIC antes, sabe que é tentador colocar um curativo em um problema e nunca encontrar a causa raiz. Isso não impede que a causa raiz ocorra novamente. Nesta visualização, você pode ver que todos os projetos, com exceção de um, ficaram presos na fase de Melhoria (apenas um projeto passou pela fase C: Controle). Um projeto até levantou a bandeira vermelha e pediu ajuda (visível na coluna de saúde como um ponto vermelho). Há muito mais colunas aqui, você poderia pesquisar essa listagem por treinador ("Minitab Engage, por favor, mostre-me todos os projetos que a MBB Celia Bedelia está orientando"). Esse software também fornece notificações antes da perda de uma data de vencimento e continua após a perda de uma data até a conclusão.
Uma maneira muito boa de esse tipo de rastreamento de CI complementar o trabalho dos líderes técnicos e/ou gerentes de projeto é simplesmente fornecer um link para o projeto para que eles o incluam como um hiperlink em suas planilhas, gráficos de Gantt ou relatórios.
O que diferencia o Minitab Engage de outras ferramentas de gerenciamento de projetos
O Minitab Engage não se trata apenas de painéis... na verdade, acho que os melhores recursos podem estar nas ferramentas de aprimoramento. Há mais de 90 ferramentas que você provavelmente conhece. É chocante para mim que nossos engenheiros tenham reunido todos esses formulários, ferramentas de mapeamento e ferramentas de análise em um único pacote de software.
Algumas das minhas favoritas são espinha de peixe, mapa de processo, VSM, cinco porquês, 5S, A3, RACI, SIPOC e Monte Carlo... mas a lista continua. Aqui está uma lista completa dos recursos do Minitab Engage.
Por que eles seriam importantes para uma empresa que já tem uma espinha de peixe baseada em Excel ou PowerPoint? Ótima pergunta... você gosta de usar esse modelo? Eu nunca gostei... era terrivelmente difícil de usar e tedioso. Outras ferramentas são destinadas a propósitos gerais, qualquer pessoa pode usá-las para qualquer coisa (e é por isso que não são ótimas para você). O Minitab Engage foi desenvolvido sob medida para seu programa de aprimoramento... e é por isso que ele tem todos esses pequenos detalhes extras que o tornam muito melhor.
Você também não precisa gerenciar as revisões dos modelos ou impedir que sejam editados por outras pessoas. Em minha experiência anterior, tínhamos uma enorme biblioteca de modelos. Alguns eram muito bons... mas acabavam se desviando (ou seja, outras pessoas os alteravam intencionalmente ou não). Isso causava estragos no restante da empresa que procurava o modelo original e não modificado. Havia tantos arquivos que se tornava difícil encontrar o que você precisava. Cópias e mais cópias, todas pesquisáveis no Google Drive, tornavam isso surpreendentemente difícil.
Com o Minitab Engage, você não precisa mais se preocupar com isso. Na verdade, você pode criar roteiros personalizados para organizar conjuntos de ferramentas (a maioria dos clientes gosta do roteiro DMAIC que vem com o Minitab Engage, juntamente com alguns outros... mas você também pode personalizar o seu próprio roteiro).
Às vezes, um programa de melhoria tem dificuldade para obter financiamento. Isso sempre me surpreendeu, pois cada dólar gasto em melhorias tem um retorno sobre o investimento. Fazemos essas coisas para economizar o dinheiro da empresa! Mas, infelizmente, o dinheiro é escasso e, sem provas do valor do seu programa, nem sempre é possível obter financiamento. O Minitab Engage ajuda a resolver isso.
O Minitab Engage funciona com qualquer coisa que você já esteja fazendo em um nível mais alto, em toda a empresa.
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