Minha ferramenta visual favorita: Mapeamento de processos

Shelby Anderson 18 May, 2020

Todos nós temos nossas ferramentas, truques, métodos e maneiras favoritos para concluir, rastrear e melhorar nosso trabalho. Pessoalmente, eu sou um aprendiz do tipo visual, por isso sempre fui atraído pelo processo de mapeamento e fluxogramas.  

Process Map in Minitab WorkspaceMesmo antes de eu saber como os mapas de processo eram oficialmente chamados, eu escrevia meus itens de ação ou próximos passos em formas aleatórias e os conectava com setas e linhas, sem razão ou explicação lógica.  

Depois que passei a usar o Minitab, aprendi que existem regras e métodos oficiais para processar o mapeamento corretamente e, embora possam parecer complexos a princípio, é realmente muito fácil e uma boa maneira de começar a rastrear ou melhorar um processo.

Ao descrever visualmente a sequência de eventos em seu processo, você poderá ver e entender o processo passo a passo e depois identificar decisões importantes, pontos problemáticos e desperdício. Desenhar um mapa para o seu processo também facilita a comunicação com outras pessoas e o relacionamento entre pessoas e ações.

Aqui estão algumas dicas para criar um bom mapa de processo:

Mapeamento de processos 101 (Para Iniciantes)

1. Faça do mapeamento de processos um esforço da equipe.

Dizem que o trabalho em equipe transforma o sonho em realidade, certo?

Você deve tirar proveito dessa ideia ao criar seu mapa de processos. A montagem de uma equipe de indivíduos envolvidos em várias etapas do processo não apenas proporciona ideias e perspectivas nas quais você não pensa naturalmente sobre elas, mas também proporciona a cada pessoa um senso de responsabilidade e inclusão no rastreamento e aprimoramento desse processo.

Por fim, o mapeamento de processos também pode ser uma ótima maneira de se relacionar - todo mundo gosta de reclamar um pouco sobre coisas que não funcionam, mas consertá-las em um ambiente de equipe onde todos podem expressar seus pensamentos e ouvir uns aos outros pode aproximar as pessoas.

2. Sempre siga o processo por completo para garantir a precisão.

Você reuniu uma equipe adequada para o mapeamento do processo e escreveu as etapas gerais do processo, mas tem certeza de que incluiu todas as etapas? Mesmo que você e sua equipe pensem que vocês cobriram tudo, é sempre uma boa ideia verificar e revisar completamente todo o processo várias vezes do início ao fim, usando alguns cenários de teste diferentes.  

Nos fabricantes a ideia de revisar pessoalmente o processo de trabalho real é chamada de Gemba Walk. Um conceito desenvolvido originalmente por Taiichi Ohno no Japão, ele tem como objetivo permitir que gerentes e líderes observem o processo na vida real, se envolvam com colegas de trabalho, adquiram conhecimento sobre o processo e explorem ideias para melhoria contínua. "Gemba" é a expressão em japonês para "o lugar real", significando onde o trabalho real acontece de verdade; os participantes do Gemba Walks no setor de fabricação deixavam suas mesas para visitar o chão de fábrica para ver e fazer perguntas, respeitando as pessoas envolvidas no processo.  

Esteja ou não no setor de fabricação, o Gemba Walk pode ser aplicado em qualquer setor e usado em conjunto com o mapa do processo para garantir precisão.


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3. Crie e revisite mapas de processo durante o seu projeto.

Qual é o melhor momento para criar, revisitar ou renovar um mapa de processo? Honestamente, a qualquer momento durante o seu projeto.

Desenhar um mapa do processo antes de iniciar seu projeto pode ajudá-lo a definir o objetivo do projeto, definir seu foco, estabelecer um começo e um fim ou identificar áreas potenciais do processo que precisam ser aprimoradas, de forma antecipada.  

Criar um mapa do processo no meio do projeto também pode ser útil para as equipes debaterem novas ideias e recapitularem o que foi aprendido inicialmente, além de reconvocar e ajustar o mapa atual do processo.

Atualizar o mapa do processo no final do projeto para incluir alterações ou melhorias também é uma boa prática. Se o novo processo estiver bem documentado, ele poderá ser adotado mais rapidamente ou auxiliar em projetos semelhantes no futuro.

Por onde eu começo?

As possibilidades são infinitas quando se trata de criar mapas de processos!

Você pode começar desenhando em um quadro branco ou mesmo usar caneta e papel, mas para um mapa de processo finalizado que valha a pena ser compartilhado com sua equipe e liderança, recomendamos o Minitab Workspace™. Nosso kit de ferramentas visuais garante a excelência do processo e do produto em uma interface fácil de usar, com muitas ferramentas úteis em um só lugar, na ponta de seus dedos, para ajudá-lo a visualizar, otimizar e mapear o valor do seu negócio e obter maior impacto do que nunca.


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