Jeder von uns hat seine bevorzugten Werkzeuge, Tricks und Methoden, um seine Arbeit abzuschließen, nachzuverfolgen und zu verbessern. Ich selbst bin eher ein visueller Lerner, und daher mochte ich schon immer Prozessabbildungen und Flowcharts.
Noch bevor ich wusste, wie Prozessabbildungen tatsächlich bezeichnet werden, habe ich meine Aufgaben oder anstehenden Schritte in zufälligen Formen aufgezeichnet und sie mit willkürlichen Pfeilen und Linien verbunden.Als Mitarbeiter bei Minitab habe ich erfahren, dass es formale Regeln und Methoden für die Prozessabbildung gibt. Und obwohl diese anfangs sehr komplex erscheinen mögen, sind sie eigentlich sehr einfach, und sie eignen sich hervorragend als erster Schritt beim Verfolgen und Verbessern eines Prozesses.
Durch die visuelle Darstellung der Abfolge von Ereignissen in einem Prozess sind Sie in der Lage, den Prozess schrittweise zu betrachten und zu verstehen, sodass Sie anschließend wichtige Entscheidungen, Schwachpunkte und Verschwendung ermitteln können.
Wenn Sie eine Abbildung Ihres Prozesses zeichnen, fällt es Ihnen auch leichter, diesen mit anderen zu besprechen und Beziehungen zwischen Personen und Handlungen zu erkennen
Grundlagen der Prozessabbildung
Hier sind einige Tipps zum Erstellen einer guten Prozessabbildung:
1. Prozessabbildung als Teamaufgabe
Es heißt doch, dass mit Teamarbeit alles möglich ist.
Dieses Prinzip kann Ihnen auch beim Erstellen Ihrer Prozessabbildung von Nutzen sein.
Wenn Sie ein Team von Personen zusammenstellen, die in die verschiedenen Schritte des Prozesses involviert sind, erhalten Sie nicht nur Einblicke und Perspektiven, die Ihnen allein nicht in den Sinn kommen würden, sondern beziehen auch alle ein, und jeder entwickelt ein Verantwortungsgefühl beim Verfolgen und Verbessern dieses Prozesses.
Letztendlich kann die Prozessabbildung auch dazu beitragen, eine Verbindung zu schaffen: Jeder beschwert sich doch gern über Dinge, die nicht funktionieren – aber das gemeinsame Lösen von Problemen als Team, in dem alle ihre Gedanken einbringen und einander zuhören, kann Menschen zusammenbringen.
2. Den Prozess stets schrittweise durchgehen, um genaue Ergebnisse zu erzielen
Nun haben Sie ein kompetentes Team für die Prozessabbildung zusammengestellt und die allgemeinen Schritte des Prozesses aufgezeichnet, aber sind Sie auch wirklich sicher, dass Sie alle Schritte berücksichtigt haben?
Selbst wenn Sie und Ihr Team der Auffassung sind, dass Sie an alles gedacht haben, empfiehlt es sich immer, den gesamten Prozess mehrfach und vollständig von Anfang bis Ende zu untersuchen. Dabei sollten verschiedene Prüfszenarien durchgespielt werden.
In der Fertigung wird das Konzept, den tatsächlichen Arbeitsprozess persönlich anzuschauen, als „Gemba-Walk“ bezeichnet.
Das ursprünglich von Taiichi Ohno in Japan entwickelte Konzept soll Manager und Führungskräfte in die Lage versetzen, den Prozess in der Praxis zu beobachten, mit Kollegen zu sprechen, Kenntnisse über den Prozess zu erlangen und Möglichkeiten für die kontinuierliche Verbesserung zu erkunden.
Gemba“ bezeichnet im Japanischen den „eigentlichen Ort“, d. h. den Ort, an dem die Arbeiten tatsächlich ausgeführt werden. Die Teilnehmer an Gemba-Walks in der Fertigung begeben sich von ihren Schreibtischen in die Werkhalle, um dort zuzuschauen und Fragen zu stellen. Dabei werden die am Prozess beteiligten Personen stets respektvoll behandelt.
Egal, ob Sie in der Fertigung tätig sind oder nicht, der Gemba-Walk eignet sich für jede Branche und sollte mit Ihrer Prozessabbildung einhergehen, damit Sie sich sicher sein können, dass die Ergebnisse genau sind.
Prozessabbildung leicht gemacht – dank Minitab Workspace™
3. Prozessabbildungen während des gesamten Projektverlaufs erstellen und überprüfen
Wann ist der beste Zeitpunkt, eine Prozessabbildung zu erstellen, zu überprüfen und zu überarbeiten? Ganz ehrlich: jederzeit während Ihres Projekts.
Wenn Sie eine Prozessabbildung vor dem Projektstart anfertigen, kann Sie dies dabei unterstützen, den Umfang des Projekts zu ermitteln, seinen Schwerpunkt zu definieren, Anfang und Ende festzulegen und bereits vorab Prozessbereiche zu bestimmen, die verbessert werden müssen.
Teams profitieren auch davon, eine Prozessabbildung in der Mitte des Projekts zu erstellen, da sie in Brainstormings neue Ideen gewinnen und die anfänglichen Erkenntnisse überdenken können. Außerdem kann es nützlich sein, dass sich das Team trifft und die aktuelle Prozessabbildung korrigiert.
Es hat sich darüber hinaus bewährt, die Prozessabbildung bei Abschluss des Projekts zu aktualisieren, um alle Prozessänderungen und -verbesserungen zu berücksichtigen. Ist der neue Prozess gut dokumentiert, kann dies auch dazu beitragen, dass er schneller akzeptiert oder zur Unterstützung bei ähnlichen Projekten in der Zukunft herangezogen wird.
Und wo fange ich an?
Beim Erstellen von Prozessabbildungen stehen Ihnen unendlich viele Möglichkeiten offen!
Sie können auf einem Whiteboard oder mit Stift und Papier beginnen. Wenn Sie aber eine präsentationsreife Prozessabbildung benötigen, bei der es sich lohnt, sie an Ihr Team und das Management weiterzugeben, empfehlen wir den Minitab Workspace™.
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