Verwalten Sie Projekte? Beginnen Sie mit einer Projektcharta

Jedes Projekt braucht klare Vorgaben und eine gute Leitung. Erfolgreiche Projekte sind kein Zufall. Auch für die erfahrensten Teams müssen Projektumfang, Ziele und Rollen klar definiert werden, damit ein Projekt erfolgreich sein kann

Ob Sie gerade Ihr erstes Projekt leiten oder schon viele Jahre Erfahrung haben – Projektchartas sind extrem hilfreich, um Projekte zu organisieren und alle Beteiligten auf Kurs zu halten.

Was ist eine Projektcharta?

Eine Projektcharta ist ein Dokument, in dem das Projekt aussagekräftig beschrieben wird. Normalerweise wird eine Projektcharta für die Führungsebene des Unternehmens erstellt und enthält Umfang, Ziele und Beteiligte eines Projekts, damit sich jeder schnell einen Überblick über das Projektkonzept verschaffen kann. Eine Projektcharta sollte außerdem verschiedene Rollen, Verantwortungsbereiche und ggf. Stakeholder festlegen sowie Ziele und Deadlines nennen.

Im Wesentlichen beantwortet eine Projektcharta unabhängig vom konkreten Projekt die folgenden Fragen:

• Warum?
• Wer?
• Was?
• Wann?
• Wo?
• Wie?

Auch wenn eine Projektcharta nicht ausführlich ist, so ist sie häufig ein formales Dokument auf der Grundlage einer Leistungsbeschreibung für eine vereinbarte Unternehmensanforderung und wird normalerweise zu Beginn eines Projekts ausgearbeitet. Im Idealfall geschieht dies während der Planungsphase, wenn alle Komponenten eines Projekts zusammengetragen werden. Wenn das Projekt dann tatsächlich beginnen kann, wird die Projektcharta den Stakeholdern zur endgültigen Genehmigung vorgelegt.

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Vorteile und Bedeutung einer Projektcharta

Projektchartas sind hilfreich, um Projekte auf Kurs zu halten und Verantwortungsbereiche im Team zu definieren. Dies führt zu mehr erfolgreichen Projekten und dem Erzielen der prognostizierten Ergebnisse.

Projektchartas können aber noch viel mehr. Sie bieten u. a. auch die folgenden Vorteile::

• Allgemeine Übersicht: Es gibt klare Anweisungen für das gesamte Team, u. a. wichtige Meilensteine, Ziele und Aufgaben.
• Definition des Umfangs: Projekte geraten weniger leicht außer Kontrolle, wenn Budgets und Schätzungen der Arbeitszeiten in der Charta definiert werden.
• Zeitersparnis: Eine klar definierte Charta hilft dabei, Projekte im Plan zu halten und teure Rückschläge und den berüchtigten „Scope Creep“ (schleichende Ausweitung des Projektumfangs) zu vermeiden.
• Verbesserte Teamdynamik: Wenn der Leiter und der Sponsor für ein Projekt klar festgelegt sind, kann ein Team leichter motiviert und zufrieden arbeiten. (Um die Rollen in einem Projekt zuzuweisen, wird ein RACI-Diagramm empfohlen).

Die Projektcharta ist für einen weiteren wichtigen Aspekt ebenfalls von großem Vorteil: Der Teamleiter erhält durch die Genehmigung die Autorität, die er für das Projekt benötigt. Diese Genehmigung ist wichtig, da ein Projekt ohne die erforderlichen Ressourcen nicht durchgeführt werden kann. Wenn die Charta klar und korrekt formuliert wird, können die Führungskräfte den Wert des Projekts für das Unternehmen erkennen und später auf die Charta zurückgreifen, um zu verfolgen, wie die einzelnen Meilensteine des Projekts erreicht werden. Dies ist auch wichtig, weil so eine unnötige Einmischung und Missverständnisse vermieden werden, die zu einem Abbruch des Projekts führen könnten.

Welche Komponenten müssen enthalten sein?

Eine aussagekräftige Projektcharta sollte immer bestimmte Komponenten enthalten. Dazu gehören:

• Eine Beschreibung des Problems, das durch das Projekt behoben werden soll. Das Ziel des Projekts sollte präzise und knapp beschrieben werden.
• Ein Geschäftsszenario, das zeigt, warum das Projekt durchgeführt wird und in welchem Zusammenhang es mit den strategischen Zielen des Unternehmens steht. Dieser Abschnitt kann auch den Ressourcenbedarf enthalten. Außerdem sollte hier das Budget festgelegt werden.
• Eine Beschreibung der Projektziehle oder wie der Erfolg des Projekts definiert wird. Dies sollte vom Sponsor des Projekts genehmigt werden.
• Ein Start- und ein Enddatum, durch die eine klare Zeitplanung definiert werden. Dies erleichtert die Genehmigung durch das Management und sorgt dafür, dass das Team konsequent an seinen Aufgaben arbeitet.
• Der Projektumfangt mit einer klaren Abgrenzung der enthaltenen und nicht enthaltenen Aufgaben.
• Die Teammitglieder, die neben den Stakeholdern an dem Projekt beteiligt sind. Dazu gehören der betroffene Geschäftsbereich, Abteilungen innerhalb des Geschäftsbereichs sowie der Projektleiter und der Sponsor für das Projekt.

Wie bereits beschrieben, sollten diese Komponenten in jeder Projektcharta enthalten sein und im Idealfall bereits direkt am Anfang definiert werden. Der Inhalt einer Projektcharta sollte außerdem die folgenden Fragen beantworten:

• Was ist das Geschäftsszenario oder wieso sollte das Projekt durchgeführt werden? Die Projektcharta sollte deutlich darlegen, warum die darin beschriebenen Ressourcen (Zeit, Aufwand und Geld) benötigt werden.
• Wer leitet das Projekt und wer ist dafür als Sponsor verantwortlich? In der Projektcharta muss beschrieben werden, wer das Team leitet und wer dafür verantwortlich ist, es gegenüber der Unternehmensführung zu vertreten.
• Wie wird der Projektfortschritt gemessen? Es sollten messbare Ergebnisse und Vorteile benannt werden, die den Wert für das Unternehmen zeigen. Dies kann z. B. das Reduzieren oder Vermeiden von Kosten sein, das Steigern der Kundenzufriedenheit oder das Schaffen von Wachstumsmöglichkeiten.

Diese Fragen bilden eine solide Grundlage und helfen Ihnen und Ihrem Team, einen Ansatz für Ihre Projektcharta zu finden.

Tipps und bewährte Ansätze für Ihre Projektcharta

Zu Beginn kann eine Projektcharta schwierig und herausfordernd scheinen. Viele Aspekte müssen dabei vereint werden. Sie zu strukturieren und knappe, aber gleichzeitig aussagekräftige Formulierungen zu finden, kann schwierig sein – das muss aber nicht zwingend der Fall sein.

Hier finden Sie unsere Tipps und bewährte Vorgehensweisen zum Aufsetzen einer Projektcharta

• Nutzen Sie eine Vorlage. Es ist wichtig, ein Projekt zu definieren. Wenn Sie allerdings „bei Null“ damit anfangen, kann dies sehr kompliziert und abschreckend wirken. Daher sollten Sie mit einer Vorlage für Projektchartas im Minitab Workspace beginnen, damit Sie sicher sein können, dass alle Komponenten enthalten sind. Außerdem können auf diese Weise verschiedene Arbeitsgruppen mit demselben Dokument arbeiten. Diese Vorlage bietet Ihnen einen ersten Anhaltspunkt und enthält bereits die wichtigsten Komponenten als Formularfelder, die Sie ausfüllen können. Die Vorlage lässt sich außerdem an Ihre Anforderungen anpassen. Und da sie digital ist, kann sie bei Bedarf jederzeit aktualisiert und für andere zugänglich gemacht werden.

• Holen Sie die richtigen Leute ins Boot. Auch wenn zu viele Köche den Brei verderben: Es ist wichtig, für jeden Geschäftsbereich oder jede Abteilung einen Vertreter um seine Meinung zu bitten. Verschiedene Teams haben verschiedene Sichtweisen auf den Vorteil für das Unternehmen. Sprechen Sie daher alle an dem Projekt beteiligten Teams an.
• Ermitteln Sie die Risiken. Gehen Sie offen mit Risiken um, besonders bei komplexen Projekten. So werden keine falschen Erwartungen bei den Stakeholdern und in der Unternehmensführung geweckt, wenn es zu Verzögerungen aufgrund bestimmter Risikofaktoren kommt. Planen Sie von Anfang an Problemlösungen mit ein, damit Entscheidungsträger und Team beruhigt an das Projekt herangehen können.
• Denken Sie daran: Die Projektcharta ist Ihre Richtlinie. Die Projektcharta ist der Fahrplan für das Projekt und auch für die Stakeholder. Alle Beteiligten sollten ihr leicht folgen können, und Sie sollten im Verlauf des Projekts immer wieder darauf verweisen.

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