Cuando las cosas se ponen difíciles en la aplicación de la ley, entra en acción una unidad de élite: el equipo de operaciones especiales SWAT.

¿Pero qué pasa cuando las cosas se ponen difíciles en su negocio? Usted tiene que evaluar y hacer cambios, que podrían implicar cualquier cosa, desde estrategia hasta mejora de procesos y branding, pero no tema: usted cuenta con su propio equipo SWOT.

Desarrollado por Albert S. Humphrey en la década de 1960, un análisis SWOT es una técnica de planificación estratégica que se utiliza para ayudar a informar y decidir el enfoque para el futuro de un negocio. Con frecuencia se considera que es una herramienta reservada para los directores de nivel ejecutivo, pero la verdad es que un análisis SWOT es un excelente recurso con el que cualquier persona puede ayudar a su organización a entender los diferentes problemas que ocurren tanto en el presente como en el futuro.

¿Qué es un análisis SWOT?

Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Cada letra es un componente vital de la herramienta, que muestra cuatro cuadrantes en un formato de cuadro conocido como matriz SWOT. Por lo general, la matriz se rellena con listas de viñetas de izquierda a derecha, de arriba abajo, siguiendo el orden de la palabra SWOT.

Al igual que las herramientas de lluvia de ideas, como un diagrama de espina de pescado o un mapa de ideas, un análisis SWOT es una herramienta increíble que le ayuda a obtener información valiosa sobre diferentes aspectos de su organización o departamento. Además, es una forma sencilla pero contundente de destacar la necesidad de cambio en un negocio.

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Las fortalezas y debilidades son factores internos que están dentro del control de la empresa. Las fortalezas suelen ser positivas, pueden ser cualidades únicas y resaltar ventajas, mientras que las debilidades son cualquier cosa negativa sobre la empresa que podría mejorarse, cambiarse o eliminarse. Las debilidades en particular pueden ser difíciles de identificar, ya que requieren honestidad y objetividad.

Las oportunidades y las amenazas son factores externos que están fuera del control de la empresa, como nuevas tecnologías o los competidores y sus acciones. Las oportunidades son un espacio para pensar en las posibilidades o carencias dentro de la industria que podrían llegar a ser ventajosas para la empresa. Las amenazas, por otro lado, se centran en áreas de vulnerabilidad que pueden ser inevitables o incontrolables, pero posiblemente podrían abordarse para dar a la empresa la oportunidad de protegerse.

Ahora echemos un vistazo a un análisis SWOT estratégico para los negocios. En el ejemplo siguiente, somos propietarios de un restaurante chino, The Fortune Cookie, y estamos tratando de definir nuestra estrategia para el futuro.

*Nota: El análisis SWOT anterior y otros ejemplos utilizados más adelante se crearon, personalizaron y colorearon utilizando el modo de diseño en Minitab Workspace. 

Como puede ver, de una manera muy directa y simplista, un análisis SWOT puede resaltar opciones estratégicas para que un negocio siga creciendo, al tiempo que informa sobre áreas en las que se pueden lograr mejoras.

¿Puede el análisis SWOT ayudar con la mejora de procesos?

Hablando de mejoras, con frecuencia escucho a los defensores de la mejora continua (MC) decir que su mayor desafío es convencer y obtener la aprobación de otras personas dentro de la organización. Un análisis SWOT puede ser una manera efectiva de cerrar la brecha entre las partes interesadas y un departamento de MC.

Vamos a usar un ejemplo tomado de la industria del cuidado de la salud para ilustrar la manera en que un análisis SWOT podría funcionar en un escenario de mejora continua. Imaginemos que un defensor de la mejora continua (MC) trabaja para un hospital y quiere comenzar un proyecto con un departamento específico de cirugía. Este defensor está teniendo problemas para obtener aprobación, particularmente porque el departamento ya implementó una mejora de procesos con manufactura esbelta hace años. Además de eso, este departamento es único en el sentido de que ofrece procedimientos que no ofrece ningún otro centro en el estado, lo que hace que sea muy beneficioso y uno de los departamentos más favorecidos por los administradores del hospital.

El defensor reúne a su equipo y algunas partes interesadas para elaborar el siguiente análisis SWOT:

El análisis SWOT puso de relieve opciones estratégicas para la expansión del hospital, al tiempo que subrayó las áreas susceptibles de mejora y vigilancia.

Para las fortalezas y debilidades, el defensor mide las cosas que están dentro de su control, como el tiempo (es decir, la duración de la estancia), la capacidad (es decir, el flujo de pacientes), los costos y la calidad (es decir, la satisfacción del paciente con la unidad). En cuanto a las debilidades en particular, se centró en cuestiones como: ¿cuáles son los cuellos de botella en la unidad? ¿Cuáles son los puntos débiles para los pacientes? ¿Qué está haciendo la unidad que contribuye a elevar los costos o no agrega valor? Durante la discusión, a pesar de los resultados positivos y la alta satisfacción de los pacientes, destacaron que los pacientes en realidad se están quedando más tiempo de lo normal y que la satisfacción de los empleados es baja, lo que posiblemente está provocando una alta rotación. También revelaron que a pesar de la rentabilidad de la unidad, existe mayor capacidad para generar aún más ingresos.

El equipo avanza a las oportunidades, donde un análisis SWOT tradicional se centraría en las oportunidades externas. Para la mejora de procesos, al defensor le convendría centrarse en las oportunidades internas para resaltar las áreas susceptibles de mejora. En este caso, sugirieron que al crear más oportunidades de desarrollo profesional, como la certificación para las enfermeras, podrían aumentar la moral de los empleados y reducir la rotación. O que al promocionar la unidad un poco más, podrían aumentar la capacidad.

Por último, pero no menos importante, el equipo aborda las amenazas. Para la mejora de procesos, se centran en las amenazas que surgen si la unidad no toma medidas. Piensan en cosas como: los médicos y enfermeras descontentos podrían abandonar su unidad y marcharse a otro hospital e iniciar un programa quirúrgico competitivo, o los pacientes podrían no ser conscientes de los servicios que ofrece esta unidad, por lo que pudieran buscar ayuda en otro lugar.

Una de las cosas que se deben resaltar en este ejemplo es que al involucrar a las partes interesadas en el desarrollo del análisis SWOT, estas pueden ayudar a aclarar áreas susceptibles de mejora y oportunidades que tal vez usted no vea y entonces ellos mismos pueden convertirse en defensores de la mejora de procesos. Si las partes interesadas no pueden participar en la elaboración, un análisis SWOT también se puede utilizar como una maravillosa herramienta de comunicación que puede ayudarle a obtener la aprobación que necesita de las partes interesadas.

¿Cómo se utiliza el análisis SWOT en marketing?

Hasta ahora hemos revisado un ejemplo de análisis SWOT para la planificación estratégica y luego para la mejora de procesos. ¿Pero, puede el análisis SWOT ayudar en otras áreas como el marketing? Echemos un vistazo a un uso práctico del análisis SWOT para marketing, específicamente los gerentes de marca.

En este ejemplo, un fabricante mundial de ropa con amplias habilidades de distribución y diseño desea evaluar su marca.

Para las fortalezas, el gerente de marca evalúa las cosas que puede controlar actualmente, como su alta calidad y bajos costos. En cuanto a las debilidades, el gerente de marca enumera elementos como su posicionamiento poco claro de los productos y una selección de productos más pequeña que la de la competencia. Para las oportunidades, el gerente menciona productos premium y, para las amenazas, enumera las imitaciones, así como una publicidad agresiva por parte de la competencia, entre otras cosas. Veamos su análisis SWOT completo a continuación:

Como resultado de este ejercicio, el gerente de marca reconoce que necesita tomar medidas para aclarar el posicionamiento de los productos, así como ampliar su selección de productos. También les permite tener una discusión con su director general de Marketing (CMO) sobre la conveniencia de invertir más en publicidad para ayudar a combatir su temor a la erosión de la marca ante las imitaciones o la agresividad de los competidores.

¡Empiece a sacar provecho del análisis SWOT!

El análisis SWOT es una herramienta realmente útil que cualquier persona puede utilizar para hacer una lluvia de ideas e identificar áreas susceptibles de mejora en una organización, independientemente del departamento o el enfoque.

Realizar un análisis SWOT es fácil con la plantilla de SWOT que está disponible en Minitab Workspace.Nuestra plantilla es fácil de usar con el diseño de matriz SWOT y está lista para usar, por lo que solo necesita hacer una lluvia de ideas y rellenar la información cuando esté preparado. No olvide agregar un toque extra a su análisis SWOT utilizando el modo de diseño: personalice su SWOT con los colores de la empresa o elija su fuente favorita. Después, exporte con un solo clic a Microsoft Office o a otros productos de Minitab. Al diseñar su análisis SWOT en Minitab Workspace, también puede guardarlo y actualizarlo en cualquier momento (ya sabe, en caso de que reciba comentarios de las partes interesadas).

El análisis SWOT es solo una de las más de 90 herramientas incluidas en Minitab Workspace; vea la lista completa aquí. 

¿Preparado para acceder a SWOT y más de 90 herramientas en Minitab Workspace?