Detrás de cada iniciativa exitosa de mejora continua, hay herramientas que ayudan a las organizaciones a formalizar sus procesos, superar las expectativas de los clientes y medir el éxito. Ya sea que recién esté comenzando con una iniciativa sencilla o que se trate de un proyecto más complejo, Minitab Engage es la solución fácil de usar que usted necesita.
En esta publicación del blog, analizaremos brevemente la importancia de utilizar las herramientas adecuadas de mejora continua para mejorar los procesos, así como tres herramientas sencillas para lograr el éxito.
No es ningún secreto que algunos gerentes de proyectos dedican gran parte de su tiempo al trabajo manual. Según el estudio “Total Economic Impact” de Forrester, los gerentes pasan unas 10 horas al mes preparando proyectos, 4 horas gestionando correos electrónicos y 6 horas revisando proyectos. Afortunadamente, Engage ayuda a los gerentes de proyectos al permitirles usar plantillas y automatizar el proceso de creación de un nuevo proyecto. Además, cuenta con los formularios predefinidos más completos, así como con herramientas inteligentes y roadmaps de proyectos, todo diseñado específicamente para los profesionales de la mejora continua y la excelencia operativa.
Muchas veces, la alta dirección considera que un software generalista es suficiente para hacer el trabajo. En realidad, las empresas están perdiendo dinero por no disponer de la herramienta adecuada para apoyar a sus equipos en la ejecución de sus iniciativas. Aunque elegir la herramienta adecuada depende de la función de cada quien, hablaremos de las herramientas que todos los departamentos pueden utilizar para sus programas de mejora continua. ¡Empecemos!
Un mapa de proceso, a veces denominado diagrama de flujo, representa visualmente todos los pasos y actividades a medida que fluyen a través de un proceso o flujo de trabajo. Ayuda a modelar el proceso, comprender y comunicar la relación entre las entradas y las salidas, identificar puntos claves de decisión y descubrir bucles de retrabajo.
Los mapas de proceso responden a las siguientes preguntas:
Minitab Workspace y Minitab Engage pueden ayudarle a poner en práctica estas herramientas. Nuestras dos plataformas ofrecen herramientas fáciles de usar para la mejora continua y la excelencia operativa. Para ir un paso más allá, Engage facilita la creación de diagramas de flujo generales o detallados, y también permite asignar variables a cada forma y compartirlas con otras herramientas que se estén utilizando en Engage. Además, el seguimiento de las entradas y salidas se realiza de forma discreta, por lo que sus mapas de proceso pueden vincularse fácilmente a cualquiera de nuestras más de 100 herramientas disponibles en ambas plataformas.
Un diagrama de espina de pescado, también conocido como diagrama de Ishikawa o de causa y efecto (C&E), lleva las lluvias de ideas al siguiente nivel al explorar el impacto o efecto que se desea lograr, y al permitir entender las causas del mismo. Es una manera visual de examinar la causa y el efecto al visualizar el problema o efecto. Las posibles causas que contribuyen al problema se especifican en los “huesos” más pequeños, agrupadas en diferentes categorías de causas. En un diagrama de espina de pescado, el problema central, o efecto, se muestra en el extremo derecho. Las afinidades, que son las categorías de causas, se ramifican a partir de la espina del efecto central. Las causas identificadas con la lluvia de ideas se ramifican a partir de las afinidades.
Un diagrama de espina de pescado responde a las siguientes preguntas.
Nuestros diagramas de espina de pescado son fáciles de usar: con tan solo dos clics, puede tener todo el esquema de espina de pescado al alcance de su mano. Una de las mayores ventajas de nuestros diagramas es que si no le gusta la ubicación de un atributo o causa, puede arrastrarlo y soltarlo donde necesite que esté. Así de simple.
HERRAMIENTA 3: CARTA DE PROYECTO
Una carta de proyecto es un documento que describe un proyecto de una manera clara y concisa. Diseñada generalmente pensando en la gestión de alto nivel, la carta contiene el alcance, los objetivos y los participantes de un proyecto, para que todos puedan entender rápidamente el concepto del proyecto. Una carta de proyecto también debe delinear los roles y responsabilidades, incluyendo las partes interesadas si es necesario, además de describir algunos de los objetivos y plazos del proyecto.
Básicamente, la carta del proyecto aborda las siguientes preguntas en cualquier proyecto: ¿Quién o quiénes? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué? y ¿Cómo?
Aunque breve, una carta de proyecto suele ser también un documento formal basado en una declaración de trabajo (SoW) para una necesidad comercial acordada y, por lo general, se elabora al principio del proyecto. Lo ideal es que la carta de proyecto se elabore durante las fases de planeación, cuando se están juntando todas las piezas del proyecto. Una vez que esté listo el proyecto, la carta debería ser evaluada por las partes interesadas para su aprobación final.
Las siguientes son algunas preguntas que le ayudarán a plantear el problema y el alcance del proyecto:
Una vez que esté seguro de que cuenta con un planteamiento bien definido del problema, un proyecto bien delimitado y el compromiso de su organización de proporcionar los recursos necesarios, puede proceder a elegir su metodología para ejecutar el proyecto.
Solo hemos destacado algunas herramientas de mejora que se utilizan ampliamente en todos los departamentos y organizaciones. Elija las herramientas que mejor se adapten a su función y a los objetivos de su iniciativa de mejora. Afortunadamente, Minitab Engage es una plataforma basada en mejoras.