Todos tenemos nuestras herramientas, trucos, métodos y formas favoritas para realizar, monitorear y mejorar nuestro trabajo. Personalmente soy un aprendiz visual, así que siempre me han atraído el mapeo de procesos y los diagramas de flujo.
Después de que me uní a Minitab, aprendí que hay reglas y métodos oficiales para realizar correctamente el mapeo de procesos y, aunque pueden parecer complejos al principio, en realidad son muy fáciles y son una buena manera de comenzar a monitorear o mejorar un proceso.
Al representar visualmente la secuencia de eventos de su proceso, puede ver y comprender mejor el proceso paso a paso y luego identificar decisiones importantes, puntos débiles y desperdicios. Dibujar un mapa del proceso también hace que sea más fácil informar del mismo a otras personas y ver las relaciones tanto de las personas como de las acciones.
Los siguientes son algunos consejos para crear un buen mapa de proceso:
Dicen que el trabajo en equipo hace que el sueño funcione, ¿cierto?
Debe sacarle provecho a esta idea cuando cree sus mapas de proceso. Al reunir al equipo de personas que intervienen en los diferentes pasos de un proceso, no solo obtendrá ideas y perspectivas en las que tal vez no pensaría de manera natural, sino que también infundirá en cada persona un sentido de responsabilidad e inclusión con respecto al seguimiento y la mejora de ese proceso.
En última instancia, el mapeo de procesos también puede ser una excelente manera de crear vínculos: a todo el mundo le gusta quejarse un poco de las cosas que no funcionan, pero corregirlas en un entorno de equipo, donde todos puedan expresar sus pensamientos y escucharse unos a otros, puede unir a las personas.
Ha reunido un equipo adecuado para el mapeo del proceso y ya especificó los pasos generales del proceso, pero ¿está completamente seguro(a) de que incluyó todos los pasos? Incluso si usted y su equipo piensan que lo han cubierto todo, siempre es una buena idea verificar de nuevo y revisar completamente todo el proceso varias veces de principio a fin usando un par de escenarios de prueba diferentes.
En la manufactura, la idea de revisar el proceso real de trabajo en persona se llama “recorrido Gemba”. Un concepto desarrollado originalmente por Taiichi Ohno en Japón, su propósito es permitir que los gerentes y líderes observen el proceso en la vida real, interactúen con los compañeros de trabajo, adquieran conocimientos sobre el proceso y exploren ideas para la mejora continua. “Gemba”, término japonés para “el lugar real”, se refiere al lugar donde se lleva a cabo el trabajo real; quienes participan en los recorridos Gemba en la industria de la manufactura dejan sus escritorios para visitar la planta de producción, ver el proceso y hacer preguntas, respetando a las personas que intervienen en el proceso.
Indistintamente de que usted trabaje en manufactura o no, el recorrido Gemba se puede aplicar en cualquier industria y puede utilizarse junto con su mapa del proceso para garantizar la precisión.
Mapas de proceso más fáciles gracias a Minitab Workspace™
Aprenda más sobre nuestro juego de herramientas visuales para lograr la excelencia de los procesos y productos
¿Cuándo es el mejor momento para crear, revisar o modificar un mapa de proceso? Honestamente, en cualquier momento durante su proyecto.
Dibujar un mapa de proceso antes de iniciar el proyecto puede ayudarle a establecer el alcance del proyecto, definir su enfoque, fijar un principio y un final o identificar por adelantado las posibles áreas del proceso que necesitan mejoras.
Crear un mapa de proceso a mitad del proyecto también puede ser útil para que los equipos piensen en nuevas ideas y repasen lo que han aprendido inicialmente, así como para hacer reconsideraciones y ajustar el mapa de proceso actual.
Actualizar el mapa de proceso al final del proyecto para incluir cualquier cambio o mejora del proceso también es una práctica recomendada. Si tiene bien documentado el nuevo proceso, eso puede contribuir a una adopción más rápida o ayudar con proyectos similares en el futuro.
¡Las posibilidades son infinitas cuando se trata de crear mapas de proceso!
Puede comenzar por dibujar en una pizarra o usando simplemente papel y lápiz, pero para un mapa de proceso óptimo que valga la pena compartir con su equipo y los directivos, le recomendamos Minitab Workspace™. Nuestro juego de herramientas visuales asegura la excelencia de los procesos y productos en una interfaz fácil de usar y con una gran cantidad de herramientas útiles al alcance de su mano en un solo lugar para ayudarle a visualizar, optimizar y esquematizar el valor de su negocio y lograr un mayor impacto mejor que nunca antes.
¿Preparado(a) para crear un mapa de proceso usted mismo(a)?
Descubra Minitab Workspace™