数年前、私は世界的な大手企業で、継続的改善（CI）およびグローバルオペレーショナルエクセレンス（OpEx）のリーダーを務めていました。現在はMinitabに勤務しながら、自分がユーザーだったときの苦労をもとに、現在のユーザーが対処できるようにしています。つまり、ユーザーが仕事をより良く、より速く、より徹底的に行えるように支援しています。ソリューションアーキテクトの仕事とは、正にこれです！
リーダーは、技術リーダー、プロジェクトマネージャー、継続的改善運用に役立つソフトウェアを入手しなければいけないという悩みがあります。多くの場合、上級管理職は、Excelのような社内で広く使用できるソフトウェアで十分だと考えますが、それは担当チームが必要としているものにはほど遠いです。企業は適切なツールを持たないことで、大きな損失を許しています。この難問にどう対処すれば良いのか、私が気づいたことをここで共有します。
異なる職務のための異なるツール
私の経験からすると、大半の企業は何らかのプロジェクト管理を実施しています。工程で必要な支援を受けられなくなる人には、主に以下の3つの原因があります。
- 技術リーダーが既に独自のプロジェクト追跡ツール（多くの場合はスプレッドシート）を使用している。
- プロジェクトマネージャーがプロジェクト管理ソフト（MS ProjectやSmartSheetのガントチャートなど）を使用している。
- 継続的改善レポートが、プロジェクト追跡ツールおよびプロジェクト管理から孤立している。
このどれも競合していません。どの企業にも上記の3つすべてが必要でしょう。3つは異なる目的に対応しています。
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技術リーダーは、取り組んでいる製品または工程の機能が要件を満たすように、アクションを完了まで追跡する必要があります。
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プロジェクトマネージャーは、コストとタイミングを追跡して、すべてを時間どおりに完了させなければなりません。プロジェクトマネージャーの仕事は技術リーダーとうまく調和していますが、それぞれが異なることを担当しています。管理方法も異なります。そのため、スプレッドシートとガントチャートが使用されます。
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エンジニアとして育った私たちは、常にExcelやGoogleシートでプロジェクトを追跡していました。プロジェクトトラッカーでは、誰が、何を、いつ、行っているかが定期的に更新されていました。常にガントチャートを使用していたわけではありません。これはアクティビティログのようなものでした。
プロジェクトマネージャーはいつも、私たちエンジニアと同じプロジェクトを追跡していましたが、はるかに高いレベルで追跡していました。「工程のステップ12を改善する」といった詳細ではなく、「工程を作成する」といったことを注視していました。このような大きなタスクには、「工程を50%レートで稼働する」、「工程を100%レートで稼働する」、「工程終了」などの中間タスクもあります。
ダッシュボードに表示する
継続的改善は、上記のようなことに対処していましたが、異なるレベルでです。継続的改善では節約の報告も必要でした。技術リーダーが報告すること（アクションの終了）と、プロジェクトマネージャーが報告すること（スケジュールするリスク）は違います。継続的改善ダッシュボードは以下のようになります。
節約と目標を比較することもできますし、場所などでフィルタリングすることもできます。
ご覧のとおり、Excel、SmartSheets、Microsoft Project、または社内で既に使用されているものと競合するものではありません。
Minitab Engageでプロジェクトを追跡することもできます（全社的なプロジェクト管理とは異なる方法でです。これは改善プログラム固有です！
上記のプロジェクトは私のデモアカウントのものですので、Minitabまでご連絡ください。これらのプロジェクトについて詳しくご説明します。興味深い用語「フェーズ列」がここにあります。DMAICを使用したことがある人は、問題にバンドエイドを貼った程度のものになり、実際には根本原因を見つけられないことをご存じでしょう。これは、その根本原因の再発を防ぐものではありません。このビューでは、1つのプロジェクトを除いて、すべてのプロジェクトが改善フェーズで動かなくなっていることがわかります（C: 制御フェーズを通過したプロジェクトはたったの1つ）。あるプロジェクトでは、赤いフラグが立ち、助けを求めています（ヘルス列に赤い点として表示）。ここにはさらに多くの列があり、このリストをコーチ別に検索できます（「Minitab Engage、MBB Celia Bedeliaが指導しているすべてのプロジェクトを表示してください」）。このソフトウェアでは、期日を過ぎる前に通知が出て、期日が過ぎた後も完了するまで続きます。
このタイプの継続的改善追跡では、プロジェクトへのリンクがスプレッドシート、ガントチャート、レポート出力にハイパーリンクとして提供されるので、技術リーダーやプロジェクトマネージャーの作業をしっかり補完します。
MINITAB ENGAGEが他のプロジェクト管理ツールと異なる点
Minitab Engageはダッシュボードだけではなく、最高の機能は改善ツールにあると思います。90種類強のツールをご存じでしょう。当社のエンジニアがこのすべてのフォーム、マッピングツール、分析ツールを1つのソフトウェアパッケージにまとめたことは、私にとって衝撃的でした。
私のお気に入りは、特性要因図（魚の骨図）、プロセスマップ、VSM、5つの理由、5S、A3、RACI、SIPOC、モンテカルロなどです。Minitab Engage機能の完全なリストはこちらをご覧ください。
ExcelやPowerPointベースの特性要因図を既に持っている会社にとって、なぜこれが必要なのでしょうか？良い質問です。そのテンプレートを使用するのはお好きですか？私は好きではありません。使いづらくて面倒でした。他のツールは一般的な目的を意図しており、誰でも何にでも使えます（そのため、あまり役に立ちません）。Minitab Engageは、改善プログラム用にカスタムビルドされています。そのため、このちょっとした細かな追加機能すべてが優れたものになっています。
また、テンプレートの改訂を管理したり、他のユーザーが編集できないように保護したりする必要もありません。私の経験では、テンプレートの膨大なライブラリを保持していたことがあります。良いものもありましたが、大抵は「吹きだまり」になっていました（つまり、他の人が意図的または無意識に変更を加えていたということです）。これは、元の変更されていないテンプレートを探している社内の他の人に混乱をもたらしていました。ファイルが多すぎて、必要なものを見つけるのが難しくなりました。コピーがコピーされ、そのすべてがGoogleドライブで検索可能であることで困難を極めました。
Minitab Engageがあれば、その心配はありません。カスタムロードマップを作成して一連のツールを整理することもできます（ほとんどのユーザーは、Minitab Engageに付属しているDMAICロードマップと他の少数のツールを気に入って使用していますが、独自のロードマップをカスタマイズすることもできます）。
改善プログラムで資金調達に苦労することがあります。改善に費やされる金額は投資に見合うものなので、これはいつでも驚きでした。当社は自社の資金を節約するために行っています！ですが、資金が不足し、プログラムの価値を証明できなければ、資金を調達できないこともあるでしょう。Minitab Engageはこれを解決するのに役立ちます。
Minitab Engageは、全社的なより高いレベルで既に実施されているすべてのものと連携します。
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