誰にでも仕事を完了、追跡、改善するためのお気に入りのツール、コツ、方法、手段があります。私は目で見て学ぶタイプなので、プロセスマッピングや流れ図にいつも魅力を感じてきました。
プロセスマップの正式な名称すら知らぬうちから、アクションアイテムや次のステップをランダムな形で書いて、矢印と線で適当に結んでいたものです。Minitabに参加してから、マッピングを正しく処理するのに正式なルールと方法があり、一見複雑に見えても実はとても簡単で、プロセスの追跡または改善を始めるのには良い方法だということがわかりました。
プロセスの一連の事象を視覚的に描くことで、プロセスを段階的に見て理解し、重要な決定、問題点、無駄を特定することができます。また、プロセスマップを描くことは、他者とのコミュニケーションを容易にし、人や処置のどちらの関係性でも見ることを可能にします。
良いプロセスマップの作成のヒントを少しご紹介します。
チームワークで夢を成功させられる、と言われています。
プロセスマップをつくるときに、この考え方を活用すべきです。プロセスのさまざまなステップに関わる個人からチームをつくると、想像を超えたインサイトや見通しを得ることができ、一人一人のプロセスの追跡と改善に対する責任感や仲間意識が生まれます。
究極的には、プロセスマッピングが絆を築くための優れた方法にもなります。誰しもうまくいかないことに文句を言うのが好きなものですが、自分の考えを声にして、互いの意見に耳を貸し、まとまれるチーム環境では、修正が可能です。
プロセスマッピングに適したチームを編成し、プロセスの一般的なステップを書いたものの、書きもれているステップはありませんか？チームと一緒にすべてを考慮に入れたとしても、プロセスを最初から最後まで、異なるテストシナリオを用いながら、何度もダブルチェックして見直すことは、どんなときでも有益です。
製造業では、実際にプロセスを確認することを、「現場視察（Gemba Walk）」と言います。日本の大野耐一氏が考案したもので、これにより、マネージャーとリーダーが実際のプロセスを観察し、人材と関わりを持ち、プロセスを把握し、継続的改善のアイデアを探ることが可能になると言われています。「現場」とは、実際に作業が行われている場所のことです。Gemba Walkに携わる人は、自分の事務机から離れて工場を見回り、プロセスの人材を尊重しながら、質問をします。
製造業界に限らず、Gemba Walkはどんな業界でも適用でき、プロセスマップとともに活用することで、より現場の正確さを確保することができます。
プロセスマップを作成、再検討、改良するのに最適なのはいつでしょうか？プロジェクトの過程のいつでも大丈夫なのです。
プロジェクトを開始する前にプロセスマップを描くことで、プロジェクトの範囲を定める、プロジェクトの集中すべき点をはっきりとさせる、開始と終了を決める、または改善が必要なプロセスの潜在的な領域を特定することができます。
プロジェクトの途中でプロセスマップを作成しても、チームが新しいアイデアをブレインストームして最初にわかったことを要約する、また現在のプロセスマップを集めて調整することができます。
プロジェクトの最後にプロセスマップを更新して、プロセスの変更や改善を含めるのも、良いことです。新しいプロセスを十分に文書化していると、採用を早めることができたり、将来、同様のプロジェクトを支援したりする際に役立つでしょう。
プロセスマップの作成には、可能性が限りなくあります！
まず、ホワイトボードに描いてみる、あるいは、ペンと紙で描いてみる、というのも可能ですが、チームやリーダーと共有できるようなしっかりとしたプロセスマップとなれば、Minitab Workspace™をおすすめします。Minitabの可視化ツールキットは一か所に集約されていて、使いやすいインターフェイスによってプロセスと製品を優れたものにすることができます。ビジネスの価値を可視化、最適化、マッピングし、これまで以上に大きな影響を与えるのに役立つのです。