불과 몇 년 전만 해도 저는 세계적인 대기업의 지속적 개선(CI) 및 글로벌 운영 효율(OpEx) 리더로 재직했습니다. 지금은 Minitab에서 제가 고객의 입장이었을 때 겪었던 어려움을 극복하는 데 도움을 드리기 위해 노력하고 있죠. 쉽게 말씀드리면 저는 Minitab의 고객이 더 신속하고 꼼꼼하고 효과적으로 작업을 수행할 수 있도록 지원하고 있습니다. 그것이 바로 Minitab의 솔루션 설계자가 하는 일이니까요.
리더들은 기술 리더, 프로젝트 관리자와 CI 운영 조직의 업무를 지원하기 위한 소프트웨어를 확보하는 데 어려움을 겪습니다. 게다가 고위 임원진은 Excel처럼 전사적 범용 소프트웨어로도 충분하다고 생각하는 경우가 많지만 이러한 소프트웨어는 사실 팀이 필요로 하는 것과는 거리가 멉니다. 즉, 적합한 도구가 없어서 유실되는 수익이 너무 많습니다. 본문에서는 이 난제를 분석해 보겠습니다.
역할이 다르면 도구도 다르게
저는 경험상 대다수의 기업이 어떤 형태로든 프로젝트 관리를 실시한다는 사실을 알고 있습니다. 하지만 많은 경우 다음의 세 가지 이유로 인해 혼란이 발생하며, 이로 인해 사람들은 프로젝트 관리 과정에서 필요한 지원을 받지 못합니다.
- 기술 리더가 이미 자체적인 프로젝트 추적기(트래킹)(대부분 스프레드시트)를 사용 중입니다.
- 프로젝트 관리자가 프로젝트 관리 소프트웨어(MS Project또는 SmartSheet의 Gantt 차트 등)를 사용 중입니다.
- CI 보고가 프로젝트 추적기(트래킹) 및 프로젝트 관리와 완전히 별도로 이루어집니다.
이 세 가지 도구는 모두 서로 충돌하지 않으며 실제로 모든 기업은 이 세 가지 도구가 모두 필요합니다. 각각이 서로 다른 목적을 지니고 있기 때문입니다.
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기술 리더는 작업 중인 제품이나 프로세스의 기능이 요구 사항을 충족하도록 프로젝트 완료 시까지 행동 항목을 추적해야 합니다.
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프로젝트 관리자는 모든 작업이 일정에 맞춰 진행되도록 비용과 시간을 추적해야 합니다. 프로젝트 관리자의 업무는 기술 리더와도 비슷하지만, 책임 사항과 관리 방법이 서로 다르므로 사용하는 도구도 각각 스프레드시트와 Gantt 차트로 다릅니다.
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엔지니어들은 항상 Excel이나 Google Sheets에서 프로젝트를 추적합니다. 프로젝트 추적기는 누가 어떤 일을 언제 하는지 파악할 수 있도록 정기적으로 업데이트되었으며, Gantt 차트는 상시 사용하는 도구라기보다는 활동 로그 정도로 활용했습니다.
프로젝트 관리자는 항상 엔지니어와 같은 프로젝트를 보다 높은 수준에서 추적합니다. 이들은 ‘프로세스 개선 12단계’와 같은 세부 사항이 아니라 ‘프로세스 만들기’와 같은 보다 포괄적인 사항, 즉 ‘50% 속도로 프로세스 진행’, ‘최대 속도로 프로세스 진행’, ‘프로젝트 승인’와 같은 중간 작업이 있는 대규모 작업에 더 주의를 기울입니다.
대시보드 보기에서 확인하기
지속적 개선 팀도 상기 업무 중 일부를 담당하지만, 업무 수준이 다릅니다. CI는 비용 절감도 보고해야 합니다. 이 일은 다른 곳의 기술 리더가 보고해야 하는 사항(작업 종료) 및 프로젝트 관리자가 보고해야 하는 사항(일정에 미치는 리스크)과 다릅니다 CI 대시보드의 구성은 다음과 같습니다.
절약된 비용을 목표와 비교하여 볼 수 있으며, 위치 또는 원하는 기준으로 필터링할 수 있습니다.
보시다시피 Excel, SmartSheet, Microsoft Project 또는 회사 내 다른 부서에서 사용 중인 도구와는 차원이 다릅니다.
Minitab Engage에서 CI 팀의 개선 프로그램에 특화된 추적 기능을 사용하여 엔터프라이즈 전체에서 사용되는 프로젝트 관리 도구와 차별화된 방식으로 프로젝트를 추적할 수도 있습니다.
상기 프로젝트는 제 데모 계정의 프로젝트입니다. 이러한 데모 프로젝트를 보다 자세히 살펴보려면 Minitab에 전화로 문의하세요. 이 예에서 흥미롭고 구체적인 기능 하나를 확인할 수 있는데, 바로 단계 열입니다. DMAIC를 활용해 보신 분들은 근본 원인을 찾지 않고 임시방편으로 문제를 해결하고 싶은 유혹이 얼마나 큰지 아실 겁니다. 하지만 이렇게 하면 근본 원인의 재발을 막을 수 없습니다. 이 보기에서는 하나의 프로젝트가 개선 단계에 머물러 있으며, C 단계(제어 단계)를 완료한 프로젝트도 하나 뿐 이라는 사실을 알 수 있습니다. 심지어 도움을 요청하는 빨간색 점 아이콘(상태 열 참조)이 표시된 프로젝트도 하나 있습니다. 이외에도 여러 개의 열이 있으며, 코치별로 목록을 검색할 수도 있습니다(“Minitab Engage, MBB Celia Bedelia가 멘토링하는 모든 프로젝트를 표시해 줘”). 또한 이 소프트웨어는 기한을 경과하기 전, 그리고 기한이 경과한 후 완료 시까지 알림을 전송합니다.
이러한 유형의 CI 추적은 기술 리더와 프로젝트 관리자가 스프레드시트, Gantt 차트나 보고서에 하이퍼링크로 포함할 수 있는 프로젝트 링크를 제공하는 방식으로 이들의 업무를 유용하게 보완할 수 있습니다.
MINITAB ENGAGE가 다른 프로젝트 관리 도구와 차별화되는 이유
대시보드뿐 아니라 개선 도구도 Minitab Engage의 가장 유용한 도구 중 하나입니다. 이러한 개선 도구는 잘 알려진 것만 90가지 이상입니다. Minitab 엔지니어들이 이 모든 양식, 매핑 도구와 분석 도구를 하나의 소프트웨어 패키지로 취합했다는 사실이 놀라울 뿐입니다.
저는 특히 Fishbone, 공정 맵, VSM, 다섯 가지 이유(Five Whys), 5S, A3, RACI, SIPOC, Monte Carlo 등 수많은 도구를 즐겨 사용합니다. Minitab Engage의 모든 기능은 여기서 확인하세요.
이미 Excel이나 PowerPoint 기반의 Fishbone 다이어그램을 사용하는 회사에게 이러한 도구가 중요한 이유는 무엇일까요? 좋은 질문입니다. Excel이나 PowerPoint 템플릿 사용이 편하신가요? 저는 그렇지 않았습니다. 사용하기가 너무 어려웠고 번거로웠죠. 여타 도구는 일반적인 목적으로 제작되어서 누구나 어떤 목적으로든 사용할 수 있는데, 바로 이러한 이유로 여러분의 목적에는 적합하지 않을 수 있습니다. Minitab Engage는 여러분의 개선 프로그램에 맞춰 제작되었으며, 세심한 디테일로 탁월한 편의를 선사합니다.
템플릿 수정을 직접 관리하거나 다른 사람의 편집으로부터 보호할 필요도 없습니다. 과거에 저는 어마어마한 규모의 템플릿 라이브러리를 사용했습니다. 일부 템플릿은 편리했지만, 다른 사람들이 의도적으로 또는 의도치 않게 변경하는 일이 잦아 수정되지 않은 원본 템플릿을 찾는 다른 직원들에게 불편을 끼치곤 했습니다. 파일 수도 너무 많아서 정작 필요한 파일은 찾기 어려웠으며, Google Drive에서 검색할 수 있는 사본도 수없이 많아 매우 불편했습니다.
하지만 Minitab Engage를 사용하면 더 이상 이런 걱정은 없습니다. Minitab Engage에서는 맞춤 로드맵을 만들어 도구 세트를 정리할 수 있습니다. 대다수의 고객들은 Minitab Engage의 여러 로드맵 중에서도 DMAIC 로드맵을 선호하지만, 직접 로드맵을 맞춤 제작할 수도 있습니다.
간혹 개선 프로그램은 자금 조달에 어려움을 겪기도 합니다. 개선에 지출하는 모든 비용은 철저한 수익을 가져온다는 사실을 경험한 저로서는 이해하기 어려운 부분입니다. 모든 개선 프로그램은 회사의 비용을 줄이기 위한 것이니까요. 하지만 자금은 항상 부족하므로, 프로그램의 가치를 증명하지 못하면 예산을 배정받기가 어려울 수 있습니다. Minitab Engage는 이러한 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다.
Minitab Engage는 기존의 도구와 호환되어 여러분의 업무를 엔터프라이즈 전체를 아우르는 보다 높은 수준으로 격상시킵니다.
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