모든 프로젝트에는 명확한 관리와 리더십이 필요하며, 프로젝트의 성공은 우연이 아닙니다. 최정예의 팀도 명확한 프로젝트 범위, 목표와 역할을 정의해야만 프로젝트를 성공적으로 진행할 수 있습니다.
프로젝트 헌장은 프로젝트의 체계적 분류와 순조로운 진행에 있어 신임과 베테랑 프로젝트 관리자 모두에게 큰 도움이 됩니다.
프로젝트 헌장이란?
프로젝트 헌장은 프로젝트를 명확하고 간결하게 설명하는 간략한 문서입니다. 보통 고위 경영진을 위해 작성되는 헌장은 프로젝트의 범위, 목표와 참여자를 비롯하여 누구나 단시간 내에 프로젝트의 개념을 이해할 수 있는 내용으로 구성됩니다. 또한 프로젝트 헌장은 다양한 역할과 책임 그리고 필요에 따라 이해관계자를 기술하며, 프로젝트의 목표와 기한도 설명해야합니다.
즉, 프로젝트 헌장은 프로젝트에 관한 다음 질문의 답변을 제공합니다.
- 왜?
- 누가?
- 무엇을?
- 언제?
- 어디서?
- 어떻게?
보통 프로젝트 초반에 작성되는 프로젝트 헌장은 비록 짧지만 대부분의 경우 합의된 비즈니스 요구 사항에 관한 업무기술서(SoW)에 기반한 공식 문서로 인정됩니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트의 요소를 취합하는 계획 단계에서 작성하는 것이 가장 좋으며, 이후 프로젝트를 시작할 준비가 완료되면 이해관계자에게 프로젝트 헌장에 대한 최종 승인을 받아야 합니다.
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프로젝트 헌장의 중요성과 이점
프로젝트 헌장을 활용하면 프로젝트의 순조로운 진행과 팀의 책임 소재를 분명히 하여 프로젝트의 성공적인 완수와 예상 결과를 달성할 수 있습니다.
이뿐 아니라 완성된 프로젝트 헌장은 다음과 같은 추가적인 이점도 있습니다.
- 전반적인 명확성 – 중요한 마일스톤, 목표와 책임 등 팀 전체를 위한 명확한 가이드라인 제공
- 범위 규명 – 프로젝트 헌장에 예산과 예상 작업 시간이 명시되어 프로젝트 방향성이 이탈할 우려가 감소됨
- 시간 절약 - 명확한 프로젝트 헌장으로 인해 프로젝트가 순조롭게 진행되며 도중에 크나큰 비용이 초래되는 지연이나 범위가 발생하는 상황이 방지됨
- 팀 역동 개선 – 프로젝트 관리자와 스폰서가 명확하게 정의되어 팀 전체에 동기를 부여함 (프로젝트의 모든 역할을 정의하는 데는 RACI 차트가 유용합니다)
또한 프로젝트 헌장은 승인된 프로젝트를 진행하는 데 필요한 권한을 프로젝트 리더에게 제공한다는 중요한 목표에도 크게 도움이 됩니다. 필수적인 자원 없이 프로젝트를 진행할 수는 없으므로 이러한 승인은 매우 중요합니다. 명료하고 정확하게 작성된 프로젝트 헌장은 경영진이 프로젝트의 분명한 사업적 가치를 인식하는 데 도움이 될 뿐 아니라, 프로젝트가 주요 마일스톤에 도달할 때마다 참조할 수 있는 자료로도 기능합니다. 또한 프로젝트 헌장은 지나치게 철저한 검토와 자주 발생하는 오해로 인해 프로젝트가 중단되는 불상사를 방지한다는 점에서도 중요합니다.
프로젝트 헌장에 포함할 요소
효과적인 프로젝트 헌장에는 다음과 같은 요소가 포함되어야 합니다.
- 프로젝트가 다룰 문제의 기술. 프로젝트 목표는 명료하고 간결하게 표현되어야 합니다.
- 프로젝트 완료 이유 및 조직의 전략 목표와 프로젝트의 관련성을 설명하는 비즈니스 사례. 이 섹션에는 예산을 포함해야 하며, 프로젝트 진행에 필요한 자원 요구 사항도 명시할 수 있습니다.
- 프로젝트 목표 또는 프로젝트 성공의 정의 기술. 프로젝트 스폰서의 승인을 받아야 합니다.
- 시작일과 종료일을 명시하여 명확한 기간 설정. 이는 경영진의 승인을 얻고 업무팀이 업무에 집중하도록 하는 데 도움이 됩니다.
- 프로젝트 범위. 프로젝트 영역에 포함된 사항과 포함되지 않은 사항을 정의합니다.
- 프로젝트에 참여할 팀원 및 이해관계자. 프로젝트의 영향을 받는 사업 부문이나 서비스 영역, 사업 부문 내 부서, 프로젝트 리더와 프로젝트 스폰서를 포함합니다.
위에서 언급했듯이, 이러한 요소는 모든 프로젝트 헌장에 포함해야 하며, 프로젝트 헌장을 작성할 때 함께 기술하는 것이 좋습니다. 또한 프로젝트에 포함된 요소를 통해 다음 질문에 대한 답변도 얻을 수 있어야 합니다.
- 프로젝트를 진행해야 하는 이유, 또는 비즈니스 사례는 무엇인가요? 프로젝트 헌장은 프로젝트에 소요되는 시간, 노력과 예산이 필요한 이유를 포함해야 합니다.
- 프로젝트를 이끄는 사람은 누구이며, 프로젝트를 돕는 사람은 누구인가요? 프로젝트 헌장은 업무팀을 이끌 사람과 경영진에게 프로젝트를 옹호할 스폰서를 명시해야 합니다.
- 프로젝트의 성과는 어떻게 측정하나요? 프로젝트가 비즈니스에 제공하는 가치를 보여주는 측정 가능한 결과와 이점이 있어야 합니다. 비용 절감 또는 비용 피하기, 고객 만족도 상승, 성장 기회 등이 여기에 해당합니다.
이러한 질문은 여러분과 여러분의 팀이 프로젝트 헌장 작성을 준비하는 데 도움이 되며, 모든 헌장의 탄탄한 기반으로 작용합니다.
다음의 팁과 모범 사례를 참조하여 프로젝트 헌장을 만들어 보세요
프로젝트 헌장을 어디서부터 시작해야 할지 어렵고 부담이 되시나요? 프로젝트 헌장에는 여러 가지 요소가 포함되며, 이러한 요소를 정리하고 간결성과 세부 사항 사이에서 적절한 균형을 찾는 일을 간소화하면 크게 도움이 됩니다.
프로젝트 헌장을 시작할 때 다음의 유용한 팁과 모범 사례를 참조하세요.
- 템플릿을 사용하세요. 프로젝트를 정의하는 일은 매우 중요하지만, 처음부터 시작할 때는 어렵고 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 그럴 때는 Minitab Workspace의 프로젝트 헌장 템플릿(Project Charter)을 활용해 모든 프로젝트 요소를 빠짐없이 포함하고 여러 업무 그룹이 동일한 문서를 사용하도록 설정하세요. 템플릿에 포함된 유용한 양식 필드를 입력하면 보다 편리하게 프로젝트 헌장의 방향성을 정할 수 있습니다. 이 템플릿은 필요에 따라 사용자 정의할 수도 있으며, 디지털 템플릿이므로 필요할 때마다 편리하게 업데이트하고 공유할 수 있습니다.
- 적합한 사람들을 포함하세요. 사공이 많으면 배가 산으로 간다고는 하지만, 각 사업 부문 또는 부서 대표의 의견을 듣는 것은 매우 중요한 일입니다. 일부 팀은 비즈니스의 이익에 대해 다르게 생각할 수도 있으므로 반드시 프로젝트에 관련된 모든 팀의 의견을 물어보세요.
- 위험을 식별하세요. 특히 복잡한 프로젝트에서는 위험 수준을 명확하게 기술해야 합니다. 그러면 이해관계자와 경영진이 위험 요소로 인해 지연이 발생하는 경우에 대해 올바른 기대치를 가질 수 있습니다. 경영진과 팀원 모두가 프로젝트에 대한 확신을 가질 수 있도록 미리 해결책을 계획하세요.
- 프로젝트 헌장은 가이드입니다. 프로젝트 헌장은 프로젝트와 이해관계자 모두를 위한 로드맵이므로 관계된 모두가 손쉽게 따를 수 있도록 작성하고 프로젝트 전반에서 참조하도록 하세요.
소속된 조직에서 이끌고 싶은 프로젝트가 있나요? Minitab Workspace의 프로젝트 헌장을 사용하여 효과적으로 프로젝트를 시작해 보세요.
간편한 프로젝트 헌장 작성을 체험할 준비가 되셨나요?
