É difícil para o Master Black Belt Brian Mapani se conter quando ele apresenta sua empresa e como ele encontrou os ingredientes para uma melhoria contínua com sucesso. O que também é compreensível. Eles economizaram US$ 35 milhões fazendo um investimento de US$ 1 milhão em seu programa Lean Six Sigma.
“Eu estou realmente muito orgulhoso de fazer parte desta empresa”, diz ele. “A PremierFMCG é uma das principais empresas no setor de bens de consumo rápido… Para uma empresa que existe há muito tempo e com escritórios em todo o sul da África, melhoria contínua significa precisar continuar sempre melhorando para atuar no mercado. Se você não continuar fazendo isso, será ultrapassado pelo tempo, pela tecnologia, pelos concorrentes”.
A PremierFMCG executou mais de 600 projetos em cinco anos e os gerencia centralmente usando o Minitab Engage, a plataforma de acompanhamento e execução de projetos que funciona com o Minitab Statistical Software.
“A compreensão da melhoria contínua cresceu muito, éramos uma empresa que tinha apenas uma ideia de Lean Six Sigma e melhoria contínua e nos tornamos uma que realmente trabalha com essa visão, fazendo com que estejamos bem à frente do nosso plano e estratégia quinquenal”, Brian diz.
Antes de investigarmos a abordagem vencedora de Brian na PremierFMCG, é importante observar que essas conquistas foram feitas em um mercado desafiador. A África do Sul estava em uma recessão técnica no primeiro trimestre de 2019. Todos os principais setores estavam sofrendo quedas.
“Em uma economia em dificuldades, a contenção de custos, o aumento da eficiência e a melhoria do processo tornam-se essenciais”, explica Brian.
Este é um dos motivos pelos quais Brian está compartilhando essa história: ele acredita que toda empresa pode ter benefícios ao adotar a melhoria de processos. Vamos dar uma checada nos sete ingredientes principais que influenciaram o sucesso dele.
Quer preparar seus projetos para o sucesso? Fale com o Minitab >
É essencial em qualquer implantação que você tenha um engajamento, aceitação e mandato claros quanto à liderança da empresa. O apoio da liderança sênior (que nós sabemos que pode ser difícil de se conseguir) ajudou muito a PremierFMCG na superação dos desafios.
A equipe não iniciou a implementação concreta no primeiro ano. Eles procuraram primeiro envolver todo mundo e entender o que a empresa estava tentando alcançar.
“A ordem naquela época era implantar realmente Lean Six Sigma e usá-lo como plataforma de transformação empresarial para melhorar os processos, eliminar desperdícios e aumentar os negócios ao máximo.
“Após o envolvimento da liderança, o passo seguinte é um plano de implantação”, disse Brian. “Deve haver um plano de ação claro sobre o que deve ser alcançado, como o progresso será medido, como os resultados serão relatados e o cronograma”.
É esperado que as unidades de negócios da PremierFMCG entreguem certos projetos de melhoria contínua, tanto em termos de valor quanto de números.
Brian disse que, no início, foi um desafio para muitas pessoas aprender a usar as técnicas Lean Six Sigma. Superar as dificuldades exigiu paciência, treinamento, coaching, direcionar a agenda e integrá-la à estratégia do negócio.
“Quando começamos, nós basicamente não tínhamos pessoal treinado”, acrescentou. “Não sabíamos como implantar Lean Six Sigma e muito trabalho foi feito para envolver a liderança do negócio, assim como para vender a estratégia para acionistas e partes interessadas, divisões e unidades de negócios. Ao longo dos anos, treinamos cerca de 20 por cento de toda a nossa equipe em algum nível de exposição a Lean Six Sigma, desde o conhecimento básico em um nível introdutório de Yellow Belt ou Champion até o nível de especialista em Black Belt. Agora nós temos até Lean Six Sigma Master Black Belts na equipe da PremierFMCG”.
É fundamental que todas as pessoas treinadas recebam um projeto de sua unidade de negócios. Os resultados desses projetos impulsionam a certificação potencial em Lean Six Sigma. Processos da vida real devem ser trabalhados e, enquanto se obtiver a certificação, um projeto deverá ser executado.
“Sempre tentamos usar ferramentas de definição de escopo muito simples, como Gráficos de Pareto e árvores CT”, disse Brian. “Isso continua a ajudar no afunilamento do escopo dos projetos em direção ao nível de processo. Nós temos sido muito meticulosos quanto a isso. Às vezes, os projetos podem parecer muito pequenos quando o escopo está centrado em um nível de processo único, mas a verdade é que você está se concentrando no único processo que realmente importa no fluxo de processos”.
Consertar aquele processo específico que importa, tendo o escopo corretamente definido, traz mais benefícios do que tentar consertar tudo e depois falhar porque o escopo é muito grande. Não adianta tentar consertar tudo, conserte apenas o que importa.
“O Minitab Statistical Software e o Minitab Engage são o centro do que fazemos em termos de direcionar decisões de execução e rastreamento de projetos”, disse Brian. Analisar nossos dados, definir o escopo de projetos, fazer a análise de causa raiz com os diagramas de Ishikawa, realizar a análise de risco graças ao FMEA: nós usamos os pacotes para uma série de decisões relacionadas aos tipos de entrada”.
“A equipe precisava examinar todos os processos, incluindo vendas, processamento de pedidos, programação, cadeia de produção e cadeia de suprimentos.
Analisando o mapa de fluxo do processo, a equipe foi capaz de detectar inconsistências no processo e corrigi-las. O nível de serviço melhorou de 46% para acima de 95%. Essa foi uma grande conquista para a equipe do projeto em Moçambique, disse ele.
Em outro projeto, repensar a formulação de uma receita nos economizou centenas de milhares de dólares.
A PremierFMCG estava ciente de que este programa exigiria decisões direcionadas por dados e aumentaria em centenas de projetos. Para entender os dados, centralizar os relatórios e monitorar o programa, eles decidiram fazer uma parceria com a Minitab.
Eles usaram arquivos do SharePoint e do Excel para gerenciar os projetos. Os problemas de controle de versão tornavam tudo difícil de rastrear e não havia visibilidade suficiente ao longo de toda a empresa. Brian disse que os projetos e a documentação relacionada tornaram-se muito grandes e complicados para serem gerenciados via SharePoint.
“O Minitab Engage é uma preciosidade”, disse Brian. “É maravilhoso para nós. Ele funciona perfeitamente. Nós temos todos os nossos projetos em um espaço, uma plataforma. O negócio como um todo pode ver os projetos... em diferentes países, diferentes padarias, diferentes moinhos”.
“Existe um monte de ideias que você pode usar, copiar se você quiser copiar, porque basicamente nós dizemos para não reinventar a roda”, disse Brian. “Se houver uma boa ideia parada no Engage que pode ser replicada em sua instalação, por que não?”