A “receita secreta” para a melhoria de processo de um fabricante de alimentos que o fez economizar US$ 35 milhões

Agnes Ogee | 25 January, 2021

Tópicos: Lean Six Sigma, Manufacturing, Continuous Improvement, Food Manufacturing, Escolha do Editor, Data Analysis, Quality Improvement, Minitab Engage

É difícil para o Master Black Belt Brian Mapani se conter quando ele apresenta sua empresa e como ele encontrou os ingredientes para uma melhoria contínua com sucesso. O que também é compreensível. Eles economizaram US$ 35 milhões fazendo um investimento de US$ 1 milhão em seu programa Lean Six Sigma.

“Eu estou realmente muito orgulhoso de fazer parte desta empresa”, diz ele. “A PremierFMCG é uma das principais empresas no setor de bens de consumo rápido… Para uma empresa que existe há muito tempo e com escritórios em todo o sul da África, melhoria contínua significa precisar continuar sempre melhorando para atuar no mercado. Se você não continuar fazendo isso, será ultrapassado pelo tempo, pela tecnologia, pelos concorrentes”.


A PremierFMCG executou mais de 600 projetos em cinco anos e os gerencia centralmente usando o Minitab Engage, a plataforma de acompanhamento e execução de projetos que funciona com o Minitab Statistical Software.

“A compreensão da melhoria contínua cresceu muito, éramos uma empresa que tinha apenas uma ideia de Lean Six Sigma e melhoria contínua e nos tornamos uma que realmente trabalha com essa visão, fazendo com que estejamos bem à frente do nosso plano e estratégia quinquenal”, Brian diz.

Antes de investigarmos a abordagem vencedora de Brian na PremierFMCG, é importante observar que essas conquistas foram feitas em um mercado desafiador. A África do Sul estava em uma recessão técnica no primeiro trimestre de 2019. Todos os principais setores estavam sofrendo quedas.

“Em uma economia em dificuldades, a contenção de custos, o aumento da eficiência e a melhoria do processo tornam-se essenciais”, explica Brian.

Este é um dos motivos pelos quais Brian está compartilhando essa história: ele acredita que toda empresa pode ter benefícios ao adotar a melhoria de processos. Vamos dar uma checada nos sete ingredientes principais que influenciaram o sucesso dele.

 


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Ingrediente n° 1 - Engajar a liderança

É essencial em qualquer implantação que você tenha um engajamento, aceitação e mandato claros quanto à liderança da empresa. O apoio da liderança sênior (que nós sabemos que pode ser difícil de se conseguir) ajudou muito a PremierFMCG na superação dos desafios.

A equipe não iniciou a implementação concreta no primeiro ano. Eles procuraram primeiro envolver todo mundo e entender o que a empresa estava tentando alcançar.

“A ordem naquela época era implantar realmente Lean Six Sigma e usá-lo como plataforma de transformação empresarial para melhorar os processos, eliminar desperdícios e aumentar os negócios ao máximo.

Ingrediente n° 2 - Plano de implantação

“Após o envolvimento da liderança, o passo seguinte é um plano de implantação”, disse Brian. “Deve haver um plano de ação claro sobre o que deve ser alcançado, como o progresso será medido, como os resultados serão relatados e o cronograma”.

É esperado que as unidades de negócios da PremierFMCG entreguem certos projetos de melhoria contínua, tanto em termos de valor quanto de números.

Ingrediente nº 3 - Infraestrutura e treinamento

Brian disse que, no início, foi um desafio para muitas pessoas aprender a usar as técnicas Lean Six Sigma. Superar as dificuldades exigiu paciência, treinamento, coaching, direcionar a agenda e integrá-la à estratégia do negócio.

“Quando começamos, nós basicamente não tínhamos pessoal treinado”, acrescentou. “Não sabíamos como implantar Lean Six Sigma e muito trabalho foi feito para envolver a liderança do negócio, assim como para vender a estratégia para acionistas e partes interessadas, divisões e unidades de negócios. Ao longo dos anos, treinamos cerca de 20 por cento de toda a nossa equipe em algum nível de exposição a Lean Six Sigma, desde o conhecimento básico em um nível introdutório de Yellow Belt ou Champion até o nível de especialista em Black Belt. Agora nós temos até Lean Six Sigma Master Black Belts na equipe da PremierFMCG”.

É fundamental que todas as pessoas treinadas recebam um projeto de sua unidade de negócios. Os resultados desses projetos impulsionam a certificação potencial em Lean Six Sigma. Processos da vida real devem ser trabalhados e, enquanto se obtiver a certificação, um projeto deverá ser executado.

Ingrediente n° 4 - Simplicidade

“Sempre tentamos usar ferramentas de definição de escopo muito simples, como Gráficos de Pareto e árvores CT”, disse Brian. “Isso continua a ajudar no afunilamento do escopo dos projetos em direção ao nível de processo. Nós temos sido muito meticulosos quanto a isso. Às vezes, os projetos podem parecer muito pequenos quando o escopo está centrado em um nível de processo único, mas a verdade é que você está se concentrando no único processo que realmente importa no fluxo de processos”.

Consertar aquele processo específico que importa, tendo o escopo corretamente definido, traz mais benefícios do que tentar consertar tudo e depois falhar porque o escopo é muito grande. Não adianta tentar consertar tudo, conserte apenas o que importa.

Ingrediente n° 5 - Tome decisões sendo direcionado por dados

“O Minitab Statistical Software e o Minitab Engage são o centro do que fazemos em termos de direcionar decisões de execução e rastreamento de projetos”, disse Brian. Analisar nossos dados, definir o escopo de projetos, fazer a análise de causa raiz com os diagramas de Ishikawa, realizar a análise de risco graças ao FMEA: nós usamos os pacotes para uma série de decisões relacionadas aos tipos de entrada”.

“A equipe precisava examinar todos os processos, incluindo vendas, processamento de pedidos, programação, cadeia de produção e cadeia de suprimentos.

Analisando o mapa de fluxo do processo, a equipe foi capaz de detectar inconsistências no processo e corrigi-las. O nível de serviço melhorou de 46% para acima de 95%. Essa foi uma grande conquista para a equipe do projeto em Moçambique, disse ele.

Em outro projeto, repensar a formulação de uma receita nos economizou centenas de milhares de dólares.

Ingrediente n° 6 - Rastreie seu programa com clareza

A PremierFMCG estava ciente de que este programa exigiria decisões direcionadas por dados e aumentaria em centenas de projetos. Para entender os dados, centralizar os relatórios e monitorar o programa, eles decidiram fazer uma parceria com a Minitab.

Eles usaram arquivos do SharePoint e do Excel para gerenciar os projetos. Os problemas de controle de versão tornavam tudo difícil de rastrear e não havia visibilidade suficiente ao longo de toda a empresa. Brian disse que os projetos e a documentação relacionada tornaram-se muito grandes e complicados para serem gerenciados via SharePoint.

“O Minitab Engage é uma preciosidade”, disse Brian. “É maravilhoso para nós. Ele funciona perfeitamente. Nós temos todos os nossos projetos em um espaço, uma plataforma. O negócio como um todo pode ver os projetos... em diferentes países, diferentes padarias, diferentes moinhos”.

Ingrediente n° 7 - Replicar o sucesso

“Existe um monte de ideias que você pode usar, copiar se você quiser copiar, porque basicamente nós dizemos para não reinventar a roda”, disse Brian. “Se houver uma boa ideia parada no Engage que pode ser replicada em sua instalação, por que não?”