Por trás de cada iniciativa bem-sucedida de melhoria contínua há ferramentas que ajudam as organizações a formalizar seus processos, superar as expectativas dos clientes e medir o sucesso. Não importa se você está apenas começando com uma iniciativa simples ou um projeto mais complexo, o Minitab Engage é a solução fácil de usar para você.
Nesta postagem do blog, abordaremos brevemente a importância de usar as ferramentas corretas de melhoria contínua (CI) para melhoria de processos, juntamente com três ferramentas simples para alcançar o sucesso.
Não é segredo que alguns gerentes de projeto gastam muito tempo em trabalho manual. De acordo com o Estudo de Impacto Econômico Total da Forrester, os gerentes gastam cerca de 10 horas por mês configurando projetos, 4 horas gerenciando e-mails e 6 horas revisando projetos. Felizmente, o Engage ajuda os gerentes de projeto criando modelos e automatizando o processo de criação de um novo projeto. Ele também tem os formulários pré-construídos mais abrangentes, ferramentas inteligentes e roteiros de projeto concebidos especificamente para profissionais de CI/OPEX.
Muitas vezes, a liderança sênior acredita que um software generalista é suficiente para que o trabalho seja feito. Na realidade, as empresas estão perdendo dinheiro por não terem a ferramenta certa para apoiar suas equipes e suas iniciativas. Embora a escolha da ferramenta certa dependa de sua função, abordaremos as ferramentas que todos os departamentos podem utilizar para seus programas de CI. Vamos nos aprofundar no assunto!
Um mapa de processo, às vezes chamado de fluxograma, mapeia visualmente todas as etapas e atividades à medida que fluem por um processo ou fluxo de trabalho. Ele ajuda você a modelar seu processo, entender e comunicar a relação entre entradas e saídas, identificar os principais pontos de decisão e descobrir loops de retrabalho.
Os mapas de processo respondem às seguintes perguntas:
O Minitab Workspace e o Minitab Engage podem ajudá-lo a colocar essas ferramentas em ação. Ambas as nossas plataformas oferecem ferramentas para melhoria contínua e excelência operacional fáceis de usar. Para dar um passo adiante, o Engage facilita a construção de fluxogramas de alto nível ou detalhados, e também há funcionalidade para atribuir variáveis a cada forma e compartilhá-las com outras ferramentas que você usa no Engage. Além disso, as entradas e saídas são rastreadas nos bastidores, para que seus mapas de processo possam ser facilmente vinculados a qualquer uma de nossas mais de 100 ferramentas disponíveis em ambas as plataformas.
Um diagrama de espinha de peixe, também conhecido como diagrama Ishikawa ou de Causa e Efeito (C&E), leva o brainstorming para o próximo nível, explorando o impacto ou efeito que você deseja alcançar e compreendendo as causas dele. É uma maneira visual de ver causa e efeito, exibindo o problema ou efeito. As causas que podem estar contribuindo estão listadas nos “ossos” menores em várias categorias de causa. Em um diagrama de espinha de peixe, o problema central, ou efeito, está na extrema direita. As afinidades, que são categorias de causas, ramificam-se da espinha do efeito central. As causas imaginadas ramificam-se das afinidades.
Um diagrama espinha-de-peixe responde às seguintes perguntas.
Nossos diagramas espinha de peixe são fáceis de usar: em apenas dois cliques, você pode ter todo o contorno da espinha de peixe na ponta de seus dedos. Uma das melhores coisas sobre os nossos diagramas é que, se você não gostar da localização de um atributo ou causa, poderá arrastá-lo e soltá-lo onde for preciso. É simples assim.
FERRAMENTA 3: GRÁFICO DO PROJETO
Um gráfico do projeto é um documento que descreve o projeto de maneira clara e concisa. Normalmente elaborado tendo em mente o gerenciamento de alto nível, o termo de abertura contém o escopo, os objetivos e os participantes de um projeto, para que qualquer pessoa possa entender rapidamente o conceito de um projeto. Os gráfico de projeto também devem delinear uma série de funções e responsabilidades, incluindo as partes interessadas (caso seja necessário), além de descrever algumas das metas e prazos do projeto.
Por fim, o Gráfico do projeto aborda as seguintes perguntas para qualquer projeto: Quem? O que? Onde? Quando? Por que? e como?
Embora sucinto, um gráfico de projeto também é um documento formal baseado em uma declaração de trabalho (SoW) para uma necessidade comercial sob contrato que geralmente é estabelecida no início do projeto. Num mundo ideal, um Gráfico do projeto seria desenvolvido durante as fases de planejamento do projeto, quando todas as partes fossem reunidas. Depois que o projeto estiver pronto, o termo de abertura do projeto passará pela aprovação final pelas partes interessadas.
Abaixo estão algumas perguntas para ajudar com sua declaração de problema e escopo do projeto:
Quando estiver confiante de que tem uma declaração de problema bem definida, um projeto com escopo bem definido e o compromisso de sua organização em fornecer os recursos necessários, você pode prosseguir com a escolha de sua metodologia baseada em projeto.
Destacamos apenas algumas ferramentas de melhoria que são amplamente utilizadas em todos os departamentos e organizações. Escolha as ferramentas que melhor se alinham com sua função e os objetivos de sua iniciativa de melhoria. Felizmente, o Minitab Engage é uma plataforma construída com base em melhorias.