Há poucos anos, eu era um líder de Continuous Improvement e Excelência operacional global (OpEx) em uma grande empresa multinacional. Agora eu trabalho para a Minitab, tentando ajudar os clientes a superar as dificuldades que enfrentei quando estava no lugar onde eles estão. Ou seja, ajudar nossos clientes a fazer seu trabalho de maneira muito melhor, mais rápida e mais completa. É isso que os arquitetos de soluções fazem por aqui!
Os líderes enfrentam desafios para obter softwares que ajudem no trabalho de seus líderes técnicos, gerentes de projeto e operações de CI. De forma bastante frequente, a liderança sênior pensa que um software generalista para toda a empresa, como o Excel, será suficiente, mas isso não é o que suas equipes precisam. As empresas estão perdendo muito dinheiro por não terem as ferramentas certas. Vou compartilhar aqui minhas descobertas sobre esse problema.
Pela minha experiência, sei que a maioria das empresas tem algum tipo de gerenciamento de projetos implementado. Frequentemente vejo pessoas não obtendo a ajuda de que precisam no processo, muitas vezes devido a esses três motivos de confusão:
Nenhum deles está em conflito. Na verdade, eu diria que toda empresa precisa dos três. Todos eles servem a objetivos muito diferentes:
os líderes técnicos precisam acompanhar os itens de ação até a conclusão, para que a funcionalidade do produto ou processo em que estão trabalhando atenda aos requisitos.
Pos gerentes de projeto precisam acompanhar o custo e o tempo para garantir que tudo seja feito dentro do prazo. O trabalho deles combina bem com os líderes técnicos, mas cada um é responsável por coisas diferentes. Eles os gerenciam de formas diferentes, e por isso temos planilhas e gráficos de Gantt.
Durante minha trajetória como engenheiro, sempre acompanhamos nossos projetos em planilhas do Excel ou do Google. Os rastreadores de projeto eram atualizados regularmente sobre quem está fazendo o quê e quando. Nem sempre usamos um gráfico de Gantt – era mais um registro de atividades.
Os gerentes de projeto estavam sempre acompanhando os mesmos projetos que nós, engenheiros, mas em um nível muito mais alto. Eles não estavam preocupados com um detalhe como “melhorar a etapa 12 do processo”, mas sim com algo mais como “criar um processo”. Uma tarefa grande como essa pode ter tarefas intermediárias como “executar processo com taxa de 50%”, “executar processo à taxa total” e “processar a aprovação”.
A melhoria contínua seria responsável por algumas coisas como as mencionadas acima, mas em um nível diferente ainda. A CI também tem que relatar as economias. Esta é uma pergunta diferente das que os líderes técnicos tiveram que relatar (encerramento das ações) e o que os gerentes de projeto tiveram que relatar (riscos para agendar). Um painel de CI pode ter a seguinte aparência:
É possível ver economias versus metas e a ter capacidade de filtrar por local ou o que quiser.
Como você pode ver, isso não é concorrência com Excel, SmartSheets, Microsoft Project ou qualquer outra coisa já em uso pelo resto da empresa.
Você também pode acompanhar projetos no Minitab Engage (de formas muito diferentes das que o gerenciamento de projetos em toda a empresa faz. Isso é específico para o seu programa de melhoria!)
Os projetos acima, na verdade, são da minha conta demo. Ligue para a Minitab e poderemos orientá-lo em qualquer um deles com mais detalhes! Observe, no entanto, a terminologia interessante e específica aqui: temos uma coluna de fase. Se algum de vocês já utilizou o DMAIC antes, sabe que é tentador colocar algo temporário em um problema e nunca encontrar a causa raiz. Isso não impede que a causa raiz ocorra novamente. Nesta visualização, é possível ver que todos os projetos, exceto um, ficaram presos na fase Melhorar (apenas um projeto passou por C: Fase de controle). Poxa vida, um projeto até sinalizou e pediu ajuda (visível na coluna de estado como um ponto vermelho). Há muito mais colunas aqui, você pode pesquisar esta listagem por responsável (“Minitab Engage, me mostre todos os projetos que a MBB Celia Bedelia está orientando”). Este software também fornece notificações antes de ignorar uma data de vencimento e continua após uma data que foi ignorada até que seja concluída.
Uma maneira muito legal desse tipo de rastreamento de CI complementar o trabalho dos líderes técnicos e/ou gerentes de projeto é simplesmente fornecer um link para o projeto, para que eles incluam como um hiperlink em suas planilhas, gráficos de Gantt ou saídas de relatórios.
O Minitab Engage não é composto somente por painéis. Na verdade, acho que os melhores recursos podem estar nas ferramentas de melhoria. Ele conta com mais de 90 ferramentas que você provavelmente conhece. Eu fico pasmo ao saber que nossos engenheiros tenham reunido todos esses formulários, ferramentas de mapeamento, ferramentas de análise em um pacote de software.
Alguns dos meus favoritos são o espinha de peixe, mapa de processo, VSM, Cinco porquês, 5S, A3, RACI, SIPOC e Monte Carlo, mas a lista continua Aqui temos uma lista completa de todos os recursos do Minitab Engage.
Por que isso seria importante para uma empresa que já tem uma espinha de peixe baseada em Excel ou PowerPoint? Boa pergunta. Você gosta de usar esse modelo? Eu nunca fiz. Muito ruim de usar e cansativo. Outras ferramentas se destinam a usos gerais, qualquer um pode usá-las para qualquer coisa (e é por isso que não é bom para você). O Minitab Engage foi desenvolvido sob medida para o seu programa de melhoria, e é por isso que ele tem todos esses pequenos detalhes extras que fazem dele algo muito melhor.
Você também não precisa gerenciar as revisões dos modelos ou protegê-los de serem editados por outras pessoas. Na minha experiência anterior, nós tínhamos uma enorme biblioteca de modelos. Alguns eram muito bons, mas eles se desviavam (ou seja, outras pessoas os alteravam, intencionalmente ou não). Isso causaria caos no resto da empresa ao procurar pelo modelo original, não modificado. Tinha tantos arquivos que ficou difícil encontrar o que era preciso, cópias sobre cópias, todas pesquisáveis no Google Drive, ficou muito complicado.
Com o Minitab Engage, você nunca precisa se preocupar com isso. Na verdade, você pode criar roteiros personalizados para organizar conjuntos de ferramentas (a maioria dos clientes gosta do roteiro DMAIC que vem com o Minitab Engage, junto com vários outros... mas você também pode personalizar o seu próprio).
Às vezes um programa de melhoria tem problemas para obter financiamento. Isso sempre me surpreendeu, pois cada dólar gasto em melhoria proporciona retorno sobre o investimento. Nós fazemos essas coisas para economizar o dinheiro da empresa! Mas, infelizmente, o dinheiro é escasso e sem mostrar o valor do seu programa, você nem sempre pode obter financiamento. O Minitab Engage ajuda a resolver isso.
O Minitab Engage funciona com qualquer coisa que você já esteja fazendo em um nível mais alto em toda a empresa.
Baixe nosso e-book gratuito e descubra as principais metodologias e ferramentas para ajudá-lo a acelerar seus programas de inovação.