No mundo dinâmico dos serviços financeiros, a precisão e a eficiência são extremamente importantes e as ferramentas estatísticas podem ajudar. Entre essas ferramentas estão os gráficos de controle, que podem ajudar líderes de empresas de serviços financeiros que buscam monitorar o desempenho e navegar no complexo terreno da melhoria de processos.
Exploraremos dois casos de uso nesta postagem de blog que mostram como os gráficos de controle podem melhorar o desempenho da equipe e reduzir o risco de certos processos demorados.
Caso de uso nº 1: Monitoramento do desempenho da equipe
Existem diversas ferramentas estatísticas no Minitab que podem ajudar a monitorar o desempenho da sua equipe e agilizar suas operações de conformidade.
Gráficos de controle podem ser usados para monitorar métricas financeiras ou indicadores de desempenho, garantindo que estejam em conformidade com as exigências regulatórias mais recentes. Por exemplo, os gráficos de controle podem rastrear os principais índices financeiros, como índices de adequação de capital ou índices de liquidez, para garantir que permaneçam dentro dos limites de controle. Além disso, eles podem fornecer informações importantes sobre as taxas de erro para fins de conformidade. Este gráfico NP fornece mais contexto:
A análise do gráfico NP dos erros nesta instituição financeira revelou informações cruciais sobre o desempenho da organização durante um período de 31 meses. Como enviar transferências, responder e-mails e movimentar capital geralmente exigem o toque humano, é razoável presumir que alguns erros serão inevitavelmente cometidos. Mas, para efeitos de conformidade, queremos que esses erros sejam tão mínimos quanto possível.
Embora o número total de erros por tamanho de amostra (o tamanho da amostra dependia do número de transações realizadas em cada período de tempo, ou “eventos”, como e-mails, movimentação de dinheiro ou transferências eletrônicas) tenha demonstrado uma tendência decrescente promissora, é importante abordar o pontos de falha específicos em 1, 10 e 16.
Estes pontos de falha indicam desvios dos padrões esperados e justificam uma investigação mais aprofundada (neste caso, foram cometidos mais erros do que o esperado com base no tamanho da amostra). Para garantir a conformidade e sustentar a melhoria nas taxas de erro, é essencial realizar uma análise minuciosa destes pontos. Essa análise pode envolver o exame das causas subjacentes, a identificação de potenciais variações de processo ou fatores externos que contribuíram para as falhas e a implementação de ações corretivas apropriadas. Talvez a equipe estivesse com poucos funcionários, implementando um novo processo ou estivesse excessivamente cansada. O conhecimento destes fatores subjacentes pode ajudar em futuras ações corretivas (pessoal adicional, por exemplo, ou capacitação reforçada).
Ao abordar as principais causas das falhas nos testes e tomar proativamente as medidas necessárias, a instituição financeira pode melhorar os seus esforços de conformidade, minimizar erros e manter uma tendência consistente de melhoria ao longo do tempo.
Caso de uso nº 2: Gestão de riscos de aprovação de empréstimos e melhoria de processos
A mitigação de riscos é extremamente importante no setor financeiro. Um excelente exemplo disso envolve o tempo de resposta para aprovação de empréstimos, onde os gráficos de controle oferecem uma solução potente para redução de riscos e simplificação de processos. Um tempo de resposta lento pode ameaçar as oportunidades de negócios e levar à insatisfação do cliente.
Imagine que o líder de uma empresa de serviços financeiros está focado na otimização do processo de aprovação de empréstimos. O seu objetivo é duplo: garantir o processamento dos pedidos em tempo hábil e, mais importante, cumprir as exigências regulamentares. Para conseguir isso, o líder utiliza gráficos de controle para monitorar o tempo de resposta.
Ao compilar os dados iniciais e configurar os gráficos de controle, a equipe mantém o gráfico com novos dados (isso pode ser feito automaticamente com o Minitab Connect). Durante a análise, a equipe detecta uma tendência recorrente de tempos de aprovação que ultrapassam consistentemente o limite superior de controle.
Conforme mencionado anteriormente, isto sinaliza um risco: atrasos persistentes em aprovações de categorias específicas de empréstimos podem desencadear a insatisfação dos clientes, a perda de oportunidades de negócios e potenciais perdas de prazos regulatórios.
Por meio de uma análise abrangente, o gestor aponta que documentos específicos de pedido de empréstimo necessitam de etapas de verificação adicionais, causando atrasos notáveis. Além disso, uma distribuição desigual da carga de trabalho entre os processadores é percebida.
Fortalecidos por esse insight, eles podem optar por implementar melhorias nos processos. Isso inclui a simplificação da verificação de documentos, a redistribuição da carga de trabalho e a oferta de treinamento extra aos processadores de empréstimos.
À medida que você faz alterações no processo, seus limites de controle mudam. Após essas alterações, a equipe acompanha continuamente as alterações do gráfico de controle em uma nova etapa com limites de controle atualizados. Enquanto os ajustes entram em vigor, a equipe observa um retorno gradual dos prazos de aprovação de empréstimos dentro dos limites de controle. Essa é uma prova de uma gestão de risco eficaz e de uma maior eficiência operacional.
Conclusão
Através das lentes de dois exemplos impactantes, testemunhamos como os gráficos de controle reforçam o desempenho da equipe e mitigam riscos. Ao aproveitar insights baseados em dados, as instituições financeiras podem navegar pelas complexidades da conformidade, minimizar erros e promover melhorias contínuas, auxiliando na sua jornada em direção à eficiência e resiliência ideais.
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