Qualquer projeto precisa de gerenciamento e liderança que sejam claros. Projetos de sucesso não acontecem por acaso. Mesmo com as melhores equipes e um escopo claro, os objetivos e funções do projeto precisam ser definidos para que uma equipe comece um projeto bem-sucedido.
Seja você um estreante em gerenciamento de projetos ou é um profissional antigo, os Gráficos do projeto são extremamente úteis para organizar projetos e manter todos na direção certa.
O que é um Gráfico do projeto?
Um Gráfico do projeto é um documento sucinto que explica o projeto de maneira clara e concisa. Em geral, o Gráfico do projeto é feito tendo em mente a gerência de nível superior, contendo o escopo, os objetivos e os participantes do projeto, para que qualquer pessoa possa entender o conceito do projeto em um curto espaço de tempo. Um Gráfico do projeto também deve delinear uma série de funções e responsabilidades, incluindo as partes interessadas (caso seja necessário), além de descrever algumas das metas e prazos do projeto.
Por fim, o Gráfico do projeto aborda as seguintes perguntas para qualquer projeto:
- Por que?
- Quem?
- O que?
- Quando?
- Onde?
- Como?
Embora sucinto, um Gráfico do projeto também é um documento formal baseado em uma declaração de trabalho (SoW) para uma necessidade comercial sob contrato, e geralmente é estabelecido no início do projeto. Num mundo ideal, um Gráfico do projeto seria desenvolvido durante as fases de planejamento do projeto, quando todas as partes fossem reunidas. Em seguida, assim que o projeto fica pronto, o Gráfico do projeto seria apresentado para aprovação final pelas partes interessadas.
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Benefícios e importância de usar um Gráfico do projeto
Os Gráficos do projeto são úteis para manter o controle sobre os projetos e as equipes responsáveis, levando a projetos concluídos com mais êxito e a resultados projetados alcançados.
Mas os Gráficos do projeto não servem só para isso. Mais além, quando concluídos, eles oferecem benefícios adicionais:
- Clareza geral - diretrizes claras para toda a equipe, incluindo marcos importante, metas e responsabilidades
- Definição do escopo - é menos provável que os projetos saiam do controle quando os orçamentos e o cronograma previsto estão definidos no Gráfico do projeto
- Economia de tempo - um Gráfico do projeto claro ajuda a manter a organização dos projetos e evita contratempos caros ou desvios em relação ao escopo
- Dinâmica aprimorada da equipe - com gerente de projeto e patrocinador definidos, é mais fácil manter uma equipe inteira motivada e feliz. (Para definir todas as funções em um projeto, sugerimos o uso de um Gráfico RACI).
O Gráfico do projeto é também extremamente benéfico em relação a um objetivo principal: fornecer ao líder do projeto a autoridade de que precisa para trabalhar no projeto aprovado. Essa aprovação é importante porque o projeto não pode avançar sem os recursos necessários. Quando o Gráfico do projeto é escrito de forma clara e correta, os executivos conseguem ver o valor de negócio no projeto de forma clara e podem consultá-lo posteriormente para acompanhar o projeto à medida que ele for atingindo seus vários marcos. O que também é importante porque evita o escrutínio desnecessário do projeto e mal-entendidos gerais, que podem causar o encerramento do projeto.
Quais componentes precisam ser incluídos?
Existem alguns componentes que precisam ser incorporados em um Gráfico do projeto consistente. Eles são:
- Uma declaração do problema que o projeto abordará. O objetivo do projeto deve ser expresso em uma linguagem clara e concisa.
- Um caso de negócios que declara por que o projeto está sendo realizado e como se relaciona aos objetivos estratégicos da organização. Esta seção também pode incluir os requisitos de recursos que são necessários para que o projeto prossiga. Isso deve incluir o orçamento.
- Uma declaração dos objetivos do projeto, ou como o sucesso do projeto será definido. Eles devem ser aprovados pelo patrocinador do projeto.
- Uma data de início e término, criando uma linha do tempo bem definida, que ajudará a obter a aprovação da gerência e manter a equipe de trabalho realizando as tarefas.
- O escopo do projeto, definindo o que está (e o que não está) dentro dos limites do projeto.
- Os membros da equipe que participarão do projeto, junto com as partes interessadas. O que inclui a unidade de negócios ou a área de serviço envolvida, os departamentos da unidade de negócios, o líder e o patrocinador do projeto.
Como mencionado, esses componentes deverão ser incluídos em cada Gráfico do projeto, de preferência quando o Gráfico for criado. Os componentes contidos no Gráfico do projeto também devem responder às seguintes perguntas:
- Qual é o caso de negócios ou por que o projeto deve prosseguir? O Gráfico do projeto deverá declarar o motivo da necessidade do tempo, esforço e dinheiro a serem usados.
- Quem vai liderar e quem vai patrocinar o projeto? O Gráfico do projeto precisa indicar quem está conduzindo a equipe de trabalho e o patrocinador que defenderá o trabalho junto à gerência executiva.
- Como o projeto será medido? Resultados e benefícios mensuráveis que demonstrem o valor para os negócios deverão ser definidos. Isso pode ser a redução ou prevenção de custos, aumento da satisfação do cliente ou oportunidades de crescimento.
Essas perguntas ajudarão você e sua equipe a ter a mentalidade correta para iniciar o processo de escrita e estabelecerão uma base sólida para qualquer Gráfico do projeto.
Comece a criar um Gráfico do projeto com estas dicas e práticas recomendadas
Pode ser difícil e um tanto complicado descobrir como começar a escrever o Gráfico do projeto. Há muitas partes que precisam ser reunidas. Organizá-las e encontrar o equilíbrio certo de concisão e detalhes pode ser um desafio, mas não precisa ser assim.
Aqui estão nossas dicas e práticas recomendadas quando você começar a escrever o Gráfico do projeto:
- Use um modelo. Definir um projeto é uma tarefa importante, mas pode parecer muito complicada e paralisante se você começa do zero. Nós sugerimos o modelo de Gráfico do projeto do Minitab Workspace para garantir que todas as partes sejam incluídas e que grupos de trabalho diferentes usem o mesmo documento. Este modelo pode ajudar dando uma orientação, pois todos os campos de formulário mais úteis estão incluídos para você preencher. O modelo também pode ser personalizado dependendo das suas necessidades e, como é feito digitalmente, é fácil de atualizar e compartilhar quando for necessário.
- Envolva as pessoas certas. Embora uma equipe numerosa possa ser uma fonte de problemas, é importante solicitar informações de um representante de cada unidade ou departamento de negócios. Algumas equipes têm perspectivas diferentes quanto ao benefício de um negócio, portanto, peça informações a todas as equipes envolvidas no projeto.
- Identifique riscos. Seja sincero quanto ao nível de risco, especialmente em projetos complicados. Isso ajuda a definir expectativas junto às partes interessadas e a executivos, caso certos fatores de risco causem atraso. Planeje as soluções com antecedência, para deixar os executivos e a equipe mais confortáveis com o projeto.
- Lembre-se de que este é um guia. O Gráfico do projeto é um roteiro, tanto para o projeto quanto para as partes interessadas. Certifique-se de que qualquer pessoa envolvida tenha facilidade em segui-lo e faça referência ao Gráfico do projeto durante todo o ciclo de vida do projeto.
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