Dias de vendas pendentes (Days Sales Outstanding, DSO) é uma importante métrica de fluxo de caixa, frequentemente monitorada por diretores financeiros (Chief Financial Officers, CFOs) e departamentos financeiros. Dias de vendas pendentes representa o número médio de dias que uma empresa leva para receber o pagamento de uma venda. Um número alto de DSO sugere que uma empresa está enfrentando atrasos no recebimento de pagamentos. Se uma empresa estiver gastando dinheiro mais rápido do que coleta, isso pode acabar com um problema de fluxo de caixa. Em geral, é melhor reduzir o DSO e atingir o menor número possível.
Na minha experiência, os diretores financeiros e departamentos financeiros têm uma “sensação” de qual deveria ser o nível apropriado de DSO, com base no contexto histórico e experiência.
COMO O DSO É MONITORADO E CALCULADO
O DSO é frequentemente determinado mensalmente, trimestralmente ou anualmente. O DSO é calculado dividindo o total de contas a receber para um determinado período pelo total de vendas para o mesmo período. Esse resultado é então multiplicado pelo número de dias no período (ou seja, 30 dias se calculado mensalmente, 90 dias se calculado trimestralmente etc.).
Normalmente, a maioria dos departamentos financeiros tem DSO calculado em uma planilha ou em um relatório ou painel automatizado. A menos que o DSO desse período específico pareça fora do comum, a análise termina ali. Como você verá abaixo, se estiver olhando para o número ou um gráfico criado em uma planilha, isso não fornece informações muito úteis.
COMO A MAIORIA DOS DEPARTAMENTOS FINANCEIROS “MONITORA” O DSO QUANTO A IRREGULARIDADES
Eu peguei alguns dados históricos de uma empresa real de capital aberto e examinei os dados de DSO relatados trimestralmente. Ao examinar os dados, eles tinham um intervalo de 57.905 a 70.680, o que significa que, a menos que o próximo DSO estivesse fora desse intervalo, provavelmente não levantaria nenhuma dúvida. O problema com isso é (como meu chefe diz) “você pode dirigir um caminhão” nessa faixa, portanto, estar “na faixa” é basicamente sem sentido.
Acima está uma visualização típica em uma planilha (ou painel de KPI). Você consegue identificar uma tendência ou um outlier?
A MINITAB PODE FORNECER UMA MANEIRA MELHOR DE MONITORAR E ANALISAR
Usando o Minitab Statistical Software, consegui pegar exatamente o mesmo conjunto de dados e executar uma análise de séries temporais (usando o comando Decomposição para levar em consideração a sazonalidade trimestral). Ao fazer isso, recebi dois ótimos insights: primeiro, o gráfico de decomposição de séries temporais destacou uma tendência de melhoria do DSO. A equipe financeira pode estar implementado, de forma proativa, processos para coletar mais rápido ou teve sorte. De qualquer forma, a tendência mostra a queda do DSO, o que é positivo.
Agora, compare o gráfico padrão da Minitab abaixo com um gráfico de planilha típico (que foi editado para, sem sucesso, pintar uma imagem mais clara). Está claro que o gráfico da Minitab destaca uma tendência que pode não ser notada em um gráfico de planilha.
O segundo insight é compreender a sazonalidade das coleções. Os gráficos abaixo destacam claramente que, no quarto trimestre, a empresa coletou contas a receber significativamente mais rápido do que qualquer outro trimestre. Talvez haja algo que a equipe esteja fazendo que possa ser aplicado aos primeiros três trimestres do ano? Independentemente disso, compreender a sazonalidade ajuda a reconhecer quando o DSO está tendendo na direção errada antes que seja tarde demais. Do ponto de vista da planilha, a sazonalidade também pode ser vista, mas além de uma indicação clara de que dezembro tem o DSO mais baixo, não há muitas informações sobre os três primeiros trimestres.
ME DIGA ALGO QUE NÃO SEI: COMO EVITO UM ALTO DSO
Um diretor financeiro pode ler isso e me desafiar que os CFOs devem entender intuitivamente a sazonalidade e como o DSO está se tornando tendência. Talvez. Fazer esse exercício não só confirma (ou esclarece) o departamento financeiro, como também ajuda a prevenir falhas no futuro.
Além de ver a tendência do DSO, o departamento financeiro deve manter uma carta de controle do DSO. As cartas de controle, mais comumente usadas no monitoramento do processo, indicam quando seu processo está fora de controle e ações corretivas são necessárias. Existem muitos tipos diferentes de cartas de controle para diferentes tipos de dados e processos, então usei uma carta individual dos meus dados ajustados sazonalmente porque o DSO trimestral é efetivamente uma média ao longo de um trimestre.
A carta de controle acima destaca que o ponto de observação 7 (o trimestre de setembro, onde o DSO estava acima de 70) estava “fora de controle”. Como vemos pela tendência, as ações foram claramente tomadas não só para mitigar o problema, como também para fazer o que parece ser melhorias duradouras.
A carta de controle também adiciona contexto. No início, uma tendência crescente sinalizou um problema que precisava ser tratado. Curiosamente, após seu nível mais baixo (observação 10), a empresa mais uma vez viu uma tendência crescente para DSO. A carta de controle demonstra que essa tendência estava se movendo em direção à média, em vez de sinalizar outro risco. Se alguém perguntar sobre essa tendência negativa nova e crescente (por exemplo, CEO, investidores, CFO), a carta de controle é uma excelente ferramenta para demonstrar que não havia motivos para soar o alarme.
Mais uma vez, compare a carta de controle com aquela criada por uma planilha. Qual deles fornece mais insights?
ESSAS ANÁLISES FÁCEIS DEMORARAM MENOS DE CINCO MINUTOS... E PODEM SER APLICADAS A MUITAS OUTRAS MÉTRICAS!
Como as equipes financeiras tendem a viver em seus sistemas financeiros e planilhas, é provável que haja alguma ansiedade estatística (o que é uma coisa real!) atrasando você. Posso garantir que a análise não só é rápida e simples, como também pode ser configurada e automatizada em um painel usando o Minitab Connect. Ela também pode ser aplicada a outras métricas financeiras importantes, para que você aproveite seu conhecimento estatístico recém-descoberto.
Seja você uma start-up em que o fluxo de caixa é fundamental para sobreviver todos os dias ou uma grande empresa com fluxos de caixa significativos, capturar tendências e problemas antes que eles existam certamente economizará dinheiro e tempo.
