5 Herausforderungen für erfolgreiche Projekte

Evan McLaughlin | 05 July, 2022

Themen: Lean Six Sigma, Kontinuierlichen Verbesserung, Minitab Engage

Wieso werden so viele Verbesserungsprogramme letzten Endes eingestampft?

Diese Initiativen erhalten doch oft Unterstützung aus der Führungsetage – was geschieht also zwischen dem Tag, an dem ein Projekt unter enthusiastischem Beifall des Vorstands auf den Weg gebracht wird, und dem Tag, an dem der Stecker gezogen wird?

Selbst Projekte, die zu deutlichen Verbesserungen führen, hinterlassen häufig keinen Eindruck bei den Entscheidungsträgern.

Aber warum?

Ganz einfach: Häufig bleibt der Erfolg des Programms der Unternehmensspitze verborgen. In seinem Bericht „Global State of Process Excellence“ von 2020 legt das Process Excellence Network dar, dass die größte Herausforderung, mit der sich Prozessexperten konfrontiert sehen, das „Verknüpfen von Prozessverbesserungen mit der übergeordneten Geschäftsstrategie“ ist.

Und dies ist kein neues Problem. Die Antworten auf die Umfrage zeigen vielmehr, dass dies schon seit mindestens drei Jahren die größte Herausforderung ist!

Darüber hinaus haben Recherchen der American Society for Quality ergeben, dass lediglich 25 % der Führungskräfte auch nur jährlich Metriken zu Projektbereitstellungen erhalten.

Sie können sich aber sicher sein, dass sie Entscheidungen, die sich auf diese Programme auswirken, viel häufiger treffen.

Selbst in Organisationen mit robusten und reifen Programmen für die kontinuierliche Verbesserung kann es schwierig und gelegentlich sogar unmöglich sein, die kumulativen Auswirkungen einer Initiative zu beurteilen.

Wir haben die folgenden 5 Gründe ermittelt, und haben einige Vorschläge, wie sich diese vermeiden lassen.

1. PROJEKTDATEN SIND VERSTREUT UND UNZUGÄNGLICH

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Einzelne Projektteams können ihre Ergebnisse normalerweise sehr gut erfassen und berichten. Die Probleme entstehen, wenn es viele Projekte gibt.

In einem großen Konzern können Tausende von Projekten gleichzeitig in Arbeit und noch viel mehr bereits abgeschlossen sein. Es ist eine gewaltige Aufgabe, die wesentlichen Informationen all dieser Projekte zu extrahieren und in einem Format zusammenzustellen, in dem das Management auf die Daten zugreifen und diese nutzen können.

Bei vielen Organisationen geschieht dies einfach nicht, und die Auswirkungen der Programme verbleiben im Dunkeln.

 

2. PROJEKTE BESTEHEN AUS EINEM SAMMELSURIUM VON ANWENDUNGEN UND DOKUMENTEN

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In den meisten Organisationen müssen die Teams eine ganze Reihe von unterschiedlichen Anwendungen für Dokumente, Prozessabbildungen, Wertstromanalysen und andere wesentliche Projektwerkzeuge verwenden.

Dies bedeutet, dass die Projektakte zu einer Sammlung aus unterschiedlichen, häufig inkompatiblen Dateien aus vielen verschiedenen Softwareprogrammen wird.

Die Teammitglieder müssen dann ihre Zeit und Energie damit verschwenden, identische Informationen in mehreren Anwendungen einzugeben.

Die Verwirrung wird noch größer, wenn die neusten Versionen der Dokumente auf unterschiedlichen Computern gespeichert sind.

Selbst bei einer Nutzung der Cloud könnte es unterschiedliche Versionen in den einzelnen Konten der Mitarbeiter bei OneDrive, Google Drive, Dropbox, Microsoft Teams, SharePoint usw. geben.

Die Projektleiter müssen dann mehrere Versionen eines Dokuments nachverfolgen, um die Projektakte auf dem aktuellen Stand zu halten

 

quality-vision-success-companion-2020-metrics3. HALB VOLL? HALB LEER? METRIKEN SIND BEI JEDEM PROJEKT ANDERS

Häufig behandeln selbst die Teams innerhalb einer Abteilung wesentliche Metriken nicht einheitlich, oder sie verfolgen dieselben Daten nicht auf dieselbe Art.

Und wenn Sie diesen Effekt über die Tausende von Projekten multiplizieren, die in einer Organisation zur selben Zeit aktiv sein können, ist es nicht schwer zu verstehen, warum nie ein zuverlässiger Bericht zu den Auswirkungen all dieser Projekte erstellt wird.

Auch wenn die KPIs in der gesamten Organisation theoretisch einheitlich sind, können die Ergebnisse nicht ausgewertet oder aggregiert werden, wenn sie in einer Abteilung als Äpfel und in einer anderen als Birnen nachverfolgt werden.

 

4. TEAMS MÜHEN SICH MIT UNZWECKMÄSSIGEN NACHVERFOLGUNGSSYSTEMEN AB

people-sitting-on-chairs-beside-their-desks-in-an-office-1170412In vielen Organisationen wird versucht, die Auswirkungen von Initiativen für die kontinuierliche Verbesserung mit verschiedenen Methoden zu überwachen und auszuwerten.

Dies reicht von intern entwickelten Projektdatenbanken bis hin zu äußerst kostenaufwendigen Komplettlösungen für das Projektportfoliomanagement (PPM).

In einigen Fällen funktionieren diese Systeme (zumindest für eine Weile), doch stellt sich für viele Organisationen heraus, dass die Wartung von intern entwickelten Systemen schon bald einen hohen Aufwand und immense Kosten verursacht.

Andere Organisationen mussten erfahren, dass Standardlösungen, die für die Anforderungen von Branchen wie Finanzen, Informationstechnologie oder Kundendienst entwickelt wurden, nicht ausreichend für Projekte passen, die auf Methodologien für die kontinuierliche Verbesserung wie Six Sigma oder Lean basieren.

Das Ergebnis? Systeme, die langsam in sich zusammenfallen, wenn Ressourcen abgezogen werden, Reporting-Mechanismen, die nicht zum Einsatz kommen, und Zusammenfassungen, die keine echte Beurteilung der Auswirkungen einer Initiative zulassen, selbst wenn sie genutzt werden.

 

assorted-silver-colored-pocket-watch-lot-selective-focus-8598955. BERICHTE NEHMEN ZU VIEL ZEIT IN ANSPRUCH

Jeder Tag hat nur eine begrenzte Anzahl von Stunden, und die viel beschäftigten Teammitglieder müssen Prioritäten setzen. Insbesondere bei der Nutzung unter einigen der oben erläuterten Bedingungen empfinden die Teamleiter Projektberichte als Last, der sie einfach keine hohe Priorität einräumen.

Die Zeit ist immer knapp, und so scheint es keine wertschöpfende Aktivität zu sein, Informationen aus verschiedenen Projektdokumenten in ein einheitliches Format zu bringen und an dieselbe Stelle zu kopieren, nachdem sie von verschiedenen Teammitgliedern, Computern und Servern angefordert und abgerufen wurden.

Und wenn der Chef nicht einmal nach diesen Zahlen fragt (scheinbar tun dies viele Vorstände nicht!), widmen sich viele Projektleiter in ihrer knappen Zeit lieber anderen Dingen.

Organisationen können Standards aufstellen und sicherstellen, dass alle Projektteams einheitliche Metriken verwenden. Die Leitung kann Maßnahmen umsetzen, durch die sichergestellt wird, dass Ergebnisberichte in jedem einzelnen Projekt als kritischer Schritt gelten.

 
 

REPORTING FÜR VERBESSERUNGSINITIATIVEN MUSS NICHT KOMPLIZIERT SEIN

Angesichts der Komplexität dieser Aufgabe und der bei der kontinuierlichen Verbesserung zu berücksichtigenden systemischen und menschlichen Faktoren ist es nicht schwer zu verstehen, warum viele Organisationen nur eine vage Vorstellung davon haben, wie erfolgreich ihre Initiativen sind.

Die Herausforderung liegt darin sicherzustellen, dass die Ergebnisberichte in jedem einzelnen Projekt als kritischer Arbeitsschritt gelten und dass die Metriken in allen Projekten einheitlich gehandhabt werden.

Teams, die das schaffen, werden mehr Aufmerksamkeit und Anerkennung für ihren Beitrag zu den Unternehmensergebnissen bekommen.

Dieses Fazit im ASQ-Bericht unterstreicht drastisch die Probleme, auf die wir uns bei Minitab kürzlich konzentriert haben und die unsere Lösung Minitab Engage direkt aufgreift.

Minitab Engage bietet Vorständen, Managern und Stakeholdern innovative und unvergleichliche Einblicke in den Fortschritt, die Performance und die Auswirkungen auf die Unternehmensergebnisse. Dabei kann die gesamte Verbesserungsinitiative des Unternehmens oder jedes beliebige Teil betrachtet werden.

Brian Mapani, National Continuous Improvement Manager beim südafrikanischen Nahrungsmittelhersteller PremierFMCG, erkennt den Beitrag von Engage beim Erfolg seines Unternehmens an, wenn er beschreibt, wie das Unternehmen anfangs nur eine vage Idee von der kontinuierlichen Verbesserung hatte, diese Idee heute aber weit vor seinen Fünf-Jahres-Plänen in die Realität umgesetzt hat.

Zu ihren Errungenschaften zählen sie die Optimierung des Prozesses zur Formulierung von Rezepten, was dem Unternehmen Hunderttausende von Dollar gespart hat. Schauen Sie sich an, wie er mehr erläutert: