Hinter jeder erfolgreichen Initiative für die kontinuierliche Verbesserung stehen Werkzeuge, mit denen Organisationen ihre Prozesse formalisieren, Kundenerwartungen übertreffen und Erfolg messen können. Ob es nur um den Einstieg mit einer einfachen Initiative oder um ein komplexeres Projekt geht: Minitab Engage ist die benutzerfreundliche Lösung für Sie.
In diesem Blog-Beitrag werden wir kurz auf die Bedeutung der richtigen Werkzeuge für die kontinuierliche Verbesserung eingehen und drei einfache Tools für den Erfolg vorstellen.
Es ist kein Geheimnis, dass manche Projektmanager viel Zeit für manuelle Arbeiten aufwenden. Laut der Total Economic Impact Study von Forrester verbringen Manager rund 10 Stunden pro Monat mit der Einrichtung von Projekten, 4 Stunden mit der E-Mail-Verwaltung und 6 Stunden mit der Prüfung von Projekten. Glücklicherweise kann Engage Projektmanager unterstützen, indem das Erstellen eines neuen Projekts mit Vorlagen und automatisierten Schritten vereinfacht wird. Die Lösung bietet außerdem die umfassendsten vordefinierten Formulare, intelligente Werkzeuge und Projekt-Roadmaps, die speziell für KV/OPEX-Experten entwickelt wurden.
DIE RICHTIGEN KV-WERKZEUGE EINSETZEN
Häufig gehen leitende Führungskräfte davon aus, dass eine allgemeine Softwarelösung ausreicht. In der Praxis verlieren Unternehmen jedoch Geld, weil sie nicht die richtigen Werkzeuge für ihre Teams und Initiativen bereitstellen können. Auch wenn die Auswahl des richtigen Werkzeugs von der konkreten Aufgabe abhängt, stellen wir hier die Tools vor, die alle Unternehmensbereiche für ihre KV-Programme einsetzen können. Lassen Sie uns diese genauer betrachten.
TOOL 1: PROZESSABBILDUNG
Eine Prozessabbildung, manchmal auch als Flussdiagramm bezeichnet, ist eine Möglichkeit, alle Schritte und Aktivitäten im Verlauf eines Prozesses oder Workflows darzustellen. Sie können damit Ihren Prozess modellieren, die Beziehungen zwischen Ein- und Ausgaben nachvollziehen und kommunizieren, wichtige Entscheidungspunkte ermitteln und Nacharbeitsschleifen aufdecken.
Mit Prozessabbildungen lassen sich die folgenden Fragen beantworten:
- Welche Bereiche des Prozesses bieten die besten Verbesserungsmöglichkeiten?
- Wo beginnt bei einem bestimmten Projekt der Prozess, und wo endet er?
- Was sind die Ein- und Ausgaben der einzelnen Schritte im Prozess?
- Welche Schritte wirken sich direkt auf die Kundenanforderungen aus?
- Können Sie Schritte im Prozess vereinfachen, zusammenfassen oder streichen?
Minitab Workspace und Minitab Engage können Sie dabei unterstützen, diese Werkzeuge in Ihren Projekten einzusetzen. Diese beiden Plattformen bieten benutzerfreundliche Werkzeuge für die kontinuierliche Verbesserung und Operational Excellence. Darüber hinaus ist es in Engage einfach, allgemeine oder detaillierte Flussdiagramme zu erstellen, und Sie haben die Möglichkeit, jeder Form Variablen zuzuweisen und diese auch mit anderen Werkzeugen in Engage zu verwenden. Außerdem werden die Ein- und Ausgaben im Hintergrund nachverfolgt, sodass die Prozessabbildungen problemlos mit jedem der über 100 in beiden Plattformen verfügbaren Werkzeugen verknüpft werden können.
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TOOL 2: FISCHGRÄTEN-DIAGRAMM
Ein Fischgräten-Diagramm, auch als Ishikawa- oder Ursache-Wirkungs-Diagramm (C&E) bezeichnet, ermöglicht Brainstorming auf einer neuen Ebene, indem Sie die gewünschten Auswirkungen analysieren und deren Ursachen verstehen können. Ursache und Wirkung können visuell untersucht werden, indem das Problem oder die Wirkung dargestellt wird. Mögliche beitragende Ursachen werden als die kleineren „Gräten“ unter den verschiedenen Ursachenkategorien aufgeführt. In einem Fischgräten-Diagramm ist das zentrale Problem (die Wirkung) ganz rechts abgebildet. Einflussgrößen, d. h. Kategorien von Ursachen, gehen wie Gräten von der zentralen Wirkung ab. Die im Brainstorming ermittelten Ursachen zweigen von den Einflussgrößen ab.
Mit einem Fischgräten-Diagramm lassen sich die folgenden Fragen beantworten:
- Was sind die möglichen Ursachen für einen bestimmten Fehlertyp?
- Was sind die Prozesseingaben, die zur Streuung bei den Prozessausgaben beitragen?
Unsere Fischgräten-Diagramme sind ganz einfach zu verwenden: Mit nur zwei Klicks haben Sie die Gliederung des gesamten Diagramms erstellt. Sehr praktisch ist auch, dass Sie ein Attribut oder eine Ursache ganz einfach an eine andere Position ziehen können, wenn dies für Sie sinnvoller ist. Mehr müssen Sie nicht tun.
TOOL 3: PROJEKTCHARTA
Eine Projektcharta ist ein Dokument, in dem das Projekt aussagekräftig definiert wird. Normalerweise wird eine Projektcharta für die Führungsebene des Unternehmens erstellt und enthält Umfang, Ziele und Beteiligte eines Projekts, damit sich jeder schnell einen Überblick über das Projektkonzept verschaffen kann. Eine Projektcharta sollte außerdem Rollen, Verantwortungsbereiche und ggf. Stakeholder festlegen sowie Ziele und Deadlines nennen.
Im Wesentlichen beantwortet eine Projektcharta unabhängig vom konkreten Projekt die folgenden Fragen: Wer? Was? Wo? Wann? Warum? und Wie?
Auch wenn eine Projektcharta kurzgefasst ist, so ist sie häufig ein formales Dokument auf der Grundlage einer Leistungsbeschreibung für eine vereinbarte Unternehmensanforderung und wird normalerweise zu Beginn eines Projekts ausgearbeitet. Im Idealfall geschieht dies während der Planungsphase, wenn alle Komponenten eines Projekts zusammengetragen werden. Wenn das Projekt dann tatsächlich beginnen kann, wird die Projektcharta den Stakeholdern zur endgültigen Genehmigung vorgelegt.
Die folgenden Fragen helfen bei der Definition des Problems und des Projektumfangs:
- Welches Problem möchte ich lösen?
- Ist mein Problem auf ein Thema konzentriert, das einen einzelnen Prozess, Standort oder Service betrifft?
- Gibt es bei meinem Projekt eine belegte Korrelation mit den Anforderungen der Kunden?
- Was ist der potenzielle Nutzen meines Projekts?
- Kann ich dieses Projekt innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abschließen?
- Stehen mir im Unternehmen Ressourcen und Unterstützung zur Verfügung, um dieses Projekt zu realisieren?
Wenn Sie eine aussagekräftige Problembeschreibung und einen klar definierten Projektumfang haben und Ihre Organisation die erforderlichen Ressourcen bereitstellen wird, können Sie damit fortfahren, die projektbasierte Methodologie auszuwählen.
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