Master Black Belt Brian Mapani kann seine Begeisterung nur schwer zurückhalten, wenn er sein Unternehmen vorstellt und beschreibt, wie er die Zutaten für die erfolgreiche kontinuierliche Verbesserung gefunden hat. Das ist auch verständlich. Denn sein Unternehmen konnte mit einer Investition von 1 Million Dollar in sein Lean Six Sigma-Programm 35 Millionen Dollar einsparen.
„Ich bin sehr stolz darauf, Teil dieses Unternehmens zu sein“, sagt er. „PremierFMCG ist ein wichtiger Akteur im Bereich Konsumgüter des täglichen Bedarfs. Für ein Unternehmen, das schon lange im Geschäft ist und Niederlassungen in ganz Südafrika hat, bedeutet kontinuierliche Verbesserung, sich ständig weiterzuentwickeln, um im Wettbewerb standhalten zu können. Wer das nicht tut, wird mit der Zeit von neuen Technologien und Wettbewerbern eingeholt.“
PremierFMCG hat in fünf Jahren über 600 Projekte durchgeführt und verwaltet sie zentral mit dem Minitab Engage, der Plattform zur Projektverfolgung und -durchführung für die Minitab Statistical Software.
„Unser Verständnis für das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung hat sich sehr erweitert. Unser Unternehmen hatte zunächst nur eine vage Idee von Lean Six Sigma und ständiger Verbesserung und hat diese Idee heute weit vor unseren Fünf-Jahres-Plänen in die Realität umgesetzt“, erläutert Mapani.
Bevor wir den erfolgreichen Ansatz von Mapani bei PremierFMCG genauer beleuchten, rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass diese Leistung vor dem Hintergrund einer äußerst herausfordernden Marktsituation gesehen werden muss. Südafrika war seit dem ersten Quartal 2019 in einer technischen Rezession. In allen wichtigen Sektoren war es zu Verlusten gekommen.
„In einer schwierigen Wirtschaftslage sind Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung und Prozessverbesserung äußerst wichtige Faktoren“, erklärt Mapani.
Deshalb möchte er seine Geschichte erzählen, denn er ist überzeugt davon, dass jedes Unternehmen von der Prozessverbesserung profitieren kann. Betrachten wir die sieben Hauptzutaten für seinen Erfolg.
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Zutat 1: Engagement der Unternehmensführung
Bei jedem Programm ist ausschlaggebend, dass die Unternehmensführung hinter der Initiative steht, sich dafür einsetzt und Ihnen einen klaren Auftrag erteilt hat. Die Unterstützung durch die Führungskräfte war für PremierFMCG eine wichtige Hilfe beim Meistern der Herausforderungen.
Das Team begann im ersten Jahr nicht direkt mit der eigentlichen Umsetzung von Maßnahmen. Stattdessen ging es zunächst darum, alle von dem Projekt zu überzeugen und zu erfahren, was das Unternehmen erreichen wollte.
„Das Ziel war damals, Lean Six Sigma einzuführen und als Plattform für die Unternehmenstransformation zu nutzen, um unsere Prozesse zu verbessern, Verschwendung zu minimieren und das Unternehmenswachstum zu fördern.“
Zutat 2: Bereitstellungsplan
„Nachdem wir die Unternehmensführung an Bord geholt hatten, sollte ein Bereitstellungsplan erarbeitet werden“, so Mapani. „Es muss einen detaillierten Plan geben: was erreicht werden soll, wie Fortschritte gemessen werden, wie Ergebnisse kommuniziert werden und welcher Zeitplan gelten soll.“
Bei PremierFMCG wird erwartet, dass die einzelnen Geschäftsbereiche eine bestimmte Anzahl von Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung mit vorgegebenen Zielwerten durchführen.
Zutat 3: Infrastruktur und Schulung
Laut Mapani war es anfänglich für viele Mitarbeiter eine Herausforderung, sich in Lean Six Sigma-Verfahren einzuarbeiten. Um diese Schwierigkeiten zu überwinden, bedurfte es viel Geduld, Schulungen und Anleitung, bis das Konzept Teil der Unternehmenskultur war.
„Als wir anfingen, hatten wir praktisch keine ausgebildeten Mitarbeiter“, erinnert er sich. „Wir wussten nicht, wie wir Lean Six Sigma einführen sollten, und haben viel Energie in Überzeugungsarbeit mit der Unternehmensführung sowie mit Aktionären, Stakeholdern, Abteilungen und Geschäftsbereichen investiert. Über die Jahre haben wir fast 20 Prozent unserer Mitarbeiter unterschiedlich intensiv mit Lean Six Sigma vertraut gemacht, von Grundkenntnissen auf Yellow Belt- oder Champion-Niveau bis hin zu Black Belt-Spezialisten. Heute haben wir im PremierFMCG-Team sogar Lean Six Sigma Master Black Belts.“
Dabei ist ausschlaggebend, dass alle geschulten Mitarbeiter einem Projekt in Ihrem Unternehmensbereich zugewiesen werden. Die Ergebnisse dieser Projekte fließen in eine mögliche Lean Six Sigma-Zertifizierung ein. Dabei müssen Prozesse aus der Praxis bearbeitet werden, und zum Erreichen der Zertifizierung muss ein Projekt durchgeführt werden.
Zutat 4: Einfachheit
„Wir waren immer bemüht, sehr einfache Werkzeuge zum Festlegen des Prozessumfangs wie Pareto-Diagramme und CT-Strukturen zu verwenden“, berichtet Mapani. „Damit können wir Projekte auf Maßstäben bis herunter auf der Prozessebene definieren. Darauf haben wir viel Wert gelegt. Manchmal scheinen Projekte zu klein zu sein, wenn sie auf einen Prozess reduziert werden, aber das bedeutet, dass wir uns auf den einen Prozess konzentrieren können, der wirklich relevant ist.“
Die Verbesserung eines einzelnen wesentlichen Prozesses bringt mehr Nutzen als der Versuch, als alles auf einmal zu verbessern, und dann zu scheitern, weil der Projektumfang zu groß war. Ein allumfassender Ansatz ist wenig sinnvoll, man sollte sich auf die wichtigen Faktoren konzentrieren.
Zutat 5: Datengestützte Entscheidungen
„Die Minitab Statistical Software und der Minitab Engage stehen im Mittelpunkt unserer Arbeit, wenn wir Entscheidungen fällen und Projekte nachverfolgen“, erklärt Mapani. „Daten analysieren, den Projektumfang festlegen, eine Ursachenanalyse mit Ishikawa-Diagrammen durchführen und Risiken mit FMEA analysieren: Wir nutzen diese Pakete bei vielen Fragestellungen zur Entscheidungsfindung.“
„Das Team musste alle Prozesse betrachten, auch im Vertrieb, in der Auftragsbearbeitung, in der Zeitplanung sowie in der Produktions- und Logistikkette.
Durch eine Analyse des Wertstroms unserer Prozesse konnte das Team Unstimmigkeiten im Prozess erkennen und korrigieren. So haben wir unseren Service-Level von 46 % auf über 95 % gesteigert. Dies war ein großer Erfolg für das Projektteam in Mosambik.“
Bei einem anderen Projekt konnte das Unternehmen durch die Überarbeitung einer Rezeptur Hunderttausende von Dollar einsparen.
Zutat 6: Transparente Nachverfolgung Ihres Programms
PremierFMCG war sich bewusst, dass aufgrund des Programms datengestützte Entscheidungen getroffen werden mussten und sich Hunderte von Projekten entwickeln würden. Um die Daten analysieren, die Berichterstellung zentralisieren und das Programm überwachen zu können, entschied sich das Unternehmen für eine Zusammenarbeit mit Minitab.
Bis dahin hatten die Teams mit SharePoint und Excel-Dateien gearbeitet, um ihre Projekte zu verwalten. Probleme bei der Versionskontrolle machten dies jedoch sehr unübersichtlich, und die unternehmensweite Transparenz fehlte. Laut Mapani wurden die Projekte und die zugehörige Dokumentation zu umfangreich und komplex, um weiter mit SharePoint zu arbeiten.
„Der Minitab Engage ist ein Glücksfall für uns“, sagt Mapani. „Er ist genau das Richtige für uns und funktioniert einfach perfekt. Alle Projekte sind damit an derselben Stelle auf einer Plattform zugänglich. Jeder im Unternehmen kann die Projekte sehen – in den unterschiedlichen Ländern, Bäckereien, Produktionsstätten.“
Zutat 7: Erfolge replizieren
„Jeder kann sich die ganze Palette unserer Ideen ansehen und sie bei Bedarf selbst übernehmen. Wir verlangen von niemandem, dass er das Rad neu erfinden soll“, stellt Mapani klar. „Wenn in Engage eine gute Idee vorhanden ist, die auch auf Ihren Standort anwendbar ist, warum nicht?“
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