Para administrar y dirigir cualquier proyecto, se requiere claridad. Los proyectos exitosos no surgen de la nada. Incluso si se cuenta con el mejor de los equipos, es necesario definir claramente el alcance, los objetivos y los roles del proyecto para que el equipo complete un proyecto exitoso.
Independientemente de que usted no tenga experiencia en la administración de proyectos o que sea un profesional experto, las cartas de proyecto resultan tremendamente útiles para organizar proyectos y mantener a todo el equipo bien encaminado.
¿Qué es una carta de proyecto?
Una carta de proyecto es un documento breve que explica el proyecto de una manera clara y concisa. Diseñada generalmente pensando en una gestión de alto nivel, la carta debe contener el alcance y los objetivos del proyecto, así como los participantes, para que cualquier persona pueda entender rápidamente el concepto del proyecto. Una carta de proyecto también debe delinear una serie de roles y responsabilidades, incluyendo las partes interesadas (de ser necesario), además de describir algunas de las metas y plazos del proyecto.
Básicamente, la carta del proyecto aborda las siguientes preguntas en cualquier proyecto:
- ¿Por qué?
- ¿Quién o quiénes?
- ¿Qué?
- ¿Cuándo?
- ¿Dónde?
- ¿Cómo?
Aunque breve, una carta de proyecto suele ser también un documento formal basado en una declaración de trabajo (SoW) para una necesidad comercial acordada y, por lo general, se establece al principio del proyecto. Lo ideal es que la carta de proyecto se elabore durante las fases de planeación, cuando se están juntando todas las piezas del proyecto. Luego, una vez que esté listo el proyecto, la carta debería ser evaluada por las partes interesadas para su aprobación final .
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Beneficios e importancia de usar una carta de proyecto
Las cartas de proyecto ayudan a mantener los proyectos bien encaminados y promueven la rendición de cuentas por parte de los equipos, lo que conduce a un mayor número de proyectos completados con éxito y al logro de los resultados proyectados.
Sin embargo, las cartas de proyecto no acaban allí. Más allá de lo anterior, cuando se completan, ofrecen beneficios adicionales que incluyen:
- Claridad general – directrices claras para todo el equipo, incluyendo logros importantes, metas y responsabilidades
- Alcance definido – es menos probable que los proyectos se salgan de control cuando los presupuestos y las horas de trabajo previstas están definidos en la carta
- Ahorro de tiempo – una carta clara ayuda a mantener bien encaminado los proyectos y a evitar costosos contratiempos o desviaciones del alcance
- Mejor dinámica de equipo – una vez definidos el director y el patrocinador del proyecto, es más fácil mantener a todo un equipo motivado y contento. (Para definir cada rol en un proyecto, sugerimos usar una matriz RACI).
La carta de proyecto también contribuye enormemente a un propósito primordial: proporcionar al líder del proyecto la autoridad que necesita para trabajar en el proyecto aprobado. Esta aprobación es importante porque el proyecto no puede avanzar sin los recursos necesarios. Cuando la carta se escribe de forma clara y correcta, los ejecutivos pueden apreciar claramente el valor comercial del proyecto y volver a consultarla más adelante para dar seguimiento al proyecto a medida que avance. Esto también es importante, porque evita un escrutinio innecesario sobre el proyecto, así como malentendidos en general, lo que podría arruinar el proyecto.
¿Qué componentes es necesario incluir?
Hay algunos componentes que se deben incorporar a una carta de proyecto para que sea sólida. Específicamente, los siguientes:
- Una declaración del problema que se abordará con el proyecto. Se debe utilizar un lenguaje claro y conciso para plantear el propósito del proyecto.
- Un caso de negocio que indique por qué se llevará a cabo el proyecto y qué relación guarda el proyecto con los objetivos estratégicos de la organización. En esta sección también se pueden especificar los recursos que se necesitarán para avanzar en el proyecto, incluyendo el presupuesto.
- Una declaración de los objetivos del proyecto o cómo se definirá el éxito del proyecto. Estos objetivos deben ser aprobados por el patrocinador del proyecto.
- Una fecha de inicio y finalización que cree una línea de tiempo clara, lo que ayudará a conseguir la aprobación de los directivos y a mantener al equipo de trabajo centrado en la tarea.
- El alcance del proyecto, para definir lo que está dentro del ámbito del proyecto y lo que no.
- Los miembros del equipo que participarán en el proyecto, junto con las partes interesadas, incluyendo la unidad de negocio o el área de servicio afectada, los departamentos de esa unidad de negocio, el líder del proyecto y el patrocinador del proyecto.
Como se mencionó, estos componentes deben incluirse en cada carta de proyecto, preferiblemente al momento de crearla. Los componentes incluidos en una carta de proyecto también deberían responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el caso de negocio o por qué debería avanzar el proyecto? La carta de proyecto tiene que indicar por qué es necesario invertir tiempo, esfuerzo y dinero.
- ¿Quién dirigirá y quién patrocinará el proyecto? La carta de proyecto debe indicar quién va a dirigir al equipo de trabajo y quién promoverá el trabajo ante la dirección ejecutiva.
- ¿Cómo se medirá el proyecto? Debe haber resultados y beneficios cuantificables que demuestren el valor para el negocio, como reducir o evitar costos, aumentar la satisfacción del cliente o aprovechar oportunidades de crecimiento.
Estas preguntas le ayudarán a usted y a su equipo a tener la actitud correcta para comenzar el proceso de redacción y proporcionarán una base sólida para cualquier carta de proyecto.
Comience a crear una carta de proyecto con estos consejos y prácticas recomendadas
Puede ser difícil y un poco abrumador determinar por dónde comenzar con una carta de proyecto. Hay un montón de piezas que tienen que encajar. Organizarlas y encontrar el equilibrio adecuado entre brevedad y detalle puede ser un desafío, pero no tiene por qué serlo.
A continuación se presentan algunos consejos y las prácticas recomendadas para comenzar a elaborar las cartas de proyecto:
- Utilice una plantilla. Definir un proyecto es una tarea importante, pero puede parecer difícil y abrumadora cuando se empieza desde cero. Sugerimos utilizar la plantilla de carta de proyecto que se encuentra en Minitab Workspace para asegurar que se incluyan todas las piezas y que los diferentes grupos de trabajo utilicen el mismo documento. Esta plantilla puede ayudar a brindar dirección, ya que incluye todos los campos de formulario más pertinentes para que usted los complete. La plantilla también se puede personalizar dependiendo de sus necesidades y, como se encuentra en formato digital, se puede actualizar y compartir fácilmente cuando sea necesario.
- Incluya a las personas adecuadas. Si bien demasiados cocineros en la cocina pueden ser un obstáculo, es importante consultar la opinión de un representante de cada unidad de negocio o departamento. Algunos equipos tienen diferentes perspectivas de un beneficio comercial, así que asegúrese de consultar la opinión de todos los equipos involucrados en el proyecto.
- Identifique los riesgos. Sea sincero(a) en cuanto al nivel de riesgo, especialmente en proyectos complicados. Esto ayuda a que las partes interesadas y los ejecutivos sepan qué pueden esperar en caso de que ciertos factores de riesgo causen retraso. Planee soluciones con anticipación para que los ejecutivos y el equipo se sientan más cómodos con el proyecto.
- Recuerde que esta es una guía. La carta de proyecto es una hoja de ruta tanto para el proyecto como para las partes interesadas. Asegúrese de que sea fácil de seguir para cualquier persona que participe y haga referencia a la carta durante todo el ciclo de vida del proyecto.
¿Preparado(a) para tratar de crear cartas de proyecto con menos esfuerzo?
