L'enthousiasme du Master Black Belt Brian Mapani est communicatif lorsqu'il explique comment il a trouvé les ingrédients d'une amélioration continue réussie. C'est tout à fait compréhensible puisque son équipe a permis à PremierFMCG d'économiser 35 millions de dollars sur 1 million de dollars investis dans un programme Lean Six Sigma.
« Je suis vraiment fier de faire partie de cette entreprise », déclare-il. « PremierFMCG est un acteur majeur dans le secteur des biens de consommation et l'agroalimentaire ... Pour une entreprise qui existe depuis longtemps et avec des sites dans toute l'Afrique australe, l'amélioration continue permet d’améliorer son activité, d’innover et de rester acteur sur le marché. Si vous ne continuez pas à faire cela, vous serez dépassé par le temps, par la technologie, par les concurrents. »
PremierFMCG a exécuté plus de 600 projets en cinq ans et les gère de manière centralisée à l'aide de Minitab Engage, la solution de suivi et d'exécution de projets qui fonctionne avec le logiciel d’analyse de données Minitab.
« La compréhension de l'amélioration continue s'est tellement développée, nous sommes passés d'une vision conceptuelle de la méthode Lean Six Sigma et de l'amélioration continue à des résultats concrets, et ce avec une large avance sur notre plan stratégique sur cinq ans. », a déclaré Brian.
Avant d'examiner la stratégie gagnante de Brian au sein de PremierFMCG, il convient de noter que ces réalisations ont été faites dans un marché difficile. L'Afrique du Sud était en récession technique au premier trimestre de 2019. La croissance de tous les grands secteurs avait chuté.
« Dans une économie en difficulté, la maîtrise des coûts, l'efficacité et l'amélioration des procédés deviennent essentiels », explique Brian.
C'est l'une des raisons pour lesquelles Brian partage cette histoire : il pense que chaque entreprise peut tirer profit de l'amélioration des procédés.
Examinons les sept principaux ingrédients de cette recette secrète qui ont joué un rôle dans sa réussite.
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Ingrédient n°1 - Engagement des dirigeants
Il est essentiel, dans tout déploiement, d'avoir un engagement, une adhésion et un mandat clairs de la part des dirigeants de l'entreprise. Le soutien de la haute direction (qui, nous le savons, peut être difficile à obtenir) a beaucoup aidé PremierFMCG à surmonter les difficultés.
L'équipe n'a pas commencé la mise en œuvre proprement dite dès la première année. Elle s'est efforcée d'obtenir la participation de tous et de comprendre les objectifs de l'entreprise.
Le mandat à l'époque était vraiment de déployer le Lean Six Sigma et de l'utiliser comme un levier de transformation de l'entreprise pour améliorer les procédés, éliminer le gaspillage et développer l'entreprise autant que possible.
Ingrédient n° 2 - Plan de déploiement
« Le lancement de l'engagement des dirigeants devrait être un plan de déploiement », a déclaré Brian. « Il doit y avoir un plan de match clair sur ce qui doit être réalisé, sur la façon dont les progrès seront mesurés, sur la façon dont les résultats seront communiqués et sur le calendrier ».
Chez PremierFMCG, la force commerciale est censée réaliser certains projets d'amélioration continue - tant en termes de valeur que de nombre.
Ingrédient n° 3 - Infrastructure et formation
Brian a déclaré que c'était un défi au début pour de nombreuses personnes apprenant à utiliser les techniques Lean Six Sigma. Pour surmonter les difficultés, il a fallu de la patience, de la formation, du coaching, la gestion d’un agenda et son intégration dans la stratégie de l'entreprise.
« Quand nous avons commencé, nous n'avions pas de personnel formé », a-t-il ajouté. "Nous ne savions pas comment déployer le Lean Six Sigma. Beaucoup de travail a dû être fait pour s'engager avec les dirigeants de l'entreprise et pour vendre la stratégie aux actionnaires et aux parties prenantes, aux divisions et aux unités commerciales. Au fil des ans, nous avons formé près de 20 % de notre personnel à la méthodologie Lean Six Sigma à des niveaux différents, allant de la sensibilisation de base à l'introduction du niveau Yellow Belt ou du champion jusqu'à la spécialisation Black Belt. Nous avons même maintenant des Master Black Belts Lean Six Sigma au sein de l'équipe PremierFMCG ».
Il est essentiel que chaque personne formée se voie attribuer un projet par son unité commerciale. Les résultats de ces projets conduisent à une éventuelle certification Lean Six Sigma. Il faut travailler sur des processus réels, et tout en obtenant la certification, un projet doit être exécuté.
Ingrédient n° 4 - Simplicité
« Nous avons toujours essayé d'utiliser des outils de cadrage très simples tels que les diagrammes de Pareto, les arbres CT », a déclaré Brian. « Ces outils continuent de nous aider à réduire la portée des projets au niveau des procédés. Nous avons été très méticuleux à ce sujet. Parfois, les projets peuvent sembler trop petits lorsqu'ils sont ramenés au niveau d'un seul procédé, mais la vérité est que vous vous concentrez sur le seul procédé qui compte vraiment dans le flux des procédés ».
Réparer un processus qui compte, après avoir bien délimité le champ d'application, est plus profitable que d'essayer de tout réparer et d'échouer ensuite parce que le champ d'application est trop vaste. Il ne sert à rien d'essayer de tout réparer, il suffit de réparer ce qui compte.
Ingrédient n° 5 – Prendre de meilleures décisions grâce aux données
« Le logiciel de statistiques Minitab et Minitab Engage sont au cœur de nos activités en termes de décisions d'exécution et de suivi des projets », a déclaré Brian. « Pour analyser nos données, pour définir la portée des projets, pour faire une analyse des causes profondes avec les diagrammes Ishikawa, pour effectuer une analyse des risques grâce à l'AMDEC, nous utilisons les logiciels pour un grand nombre de décisions liées à l'entrée de données ».
« L'équipe devait examiner tous les processus, y compris les ventes, le traitement des commandes, la gestion des délais, la chaîne de production, la chaîne d'approvisionnement.
En analysant le flux de valeur des processus, l'équipe a pu détecter les incohérences dans le processus et les corriger. Le niveau de service s'est amélioré, passant de 46% à plus de 95%. C'est une grande réussite pour l'équipe du projet au Mozambique », a-t-il déclaré.
Dans un autre projet, le fait de repenser la formulation d'une recette a permis à l'entreprise d'économiser des centaines de milliers de dollars.
Ingrédient n° 6 - Suivez clairement votre programme
PremierFMCG était conscient que ce programme nécessiterait des décisions basées sur des données et qu'il s'étendrait à des centaines de projets. Pour comprendre les données, centraliser les rapports et suivre le programme, ils ont décidé de s'associer avec Minitab.
Ils avaient utilisé des fichiers SharePoint et Excel pour gérer les projets. Les problèmes de gestion des versions rendaient le suivi compliqué et la visibilité des projets pour l'ensemble de l'entreprise n'était pas suffisante. Selon Brian, les projets et la documentation connexe sont devenus trop volumineux et trop lourds pour être gérés via SharePoint.
« Minitab Engage est outil précieux », a déclaré Brian. « Nous avons accès à tous les projets depuis une seule plateforme sur laquelle tous les collaborateurs peuvent voir les projets et leur suivi... dans les différents pays, les différentes boulangeries, les différentes usines ».
Ingrédient n° 7 - Reproduire la réussite
« Vous pouvez noter et enregistrer tout un tas d'idées que vous pouvez exploiter, copier si vous voulez, parce que nous disons essentiellement de ne pas inventer la roue », a déclaré Brian. « Puisque Minitab Engage donne une solution clé en main à l’entreprise, pourquoi ne pas l'utiliser ? »