実行責任者と報告先の両方になれますか?または、説明責任者と協業先の両方になれますか?Minitab WorkspaceのRACIすべて Can You Be Both Responsible and Informed? Or Accountable and Consulted? All About RACI in Minitab Workspace

Evan McLaughlin | 23 November, 2022

トピック: Project Tools, Minitab Workspace

プロジェクト管理の定番であるRACI図は、チームメンバーがプロジェクトの成果物に対するその役割を認識するのに役立ちます。各ステップの内訳は、R(実行責任者)、A(説明責任者)、C(協業先)、I(報告先)です。この4レベルの情報提供と意思決定の能力を明確にし、プロジェクトの開始時にそれを異なるチームメンバーに割り当てると、誰もがプロジェクトをよりスムーズに実行できるようになります。

これは、チームの誰が実行責任者、報告先(およびその間のすべて)になるのに適しているかを判断する前に、役割を理解するためのクイックガイドです。また、Minitab Workspaceを使用して、数分でRACI図を準備する方法も見ていきます。(覚えることがたくさんありそうだと、怖がらないでください!Minitab Workspaceのフォームで手順も見られますから)。

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実行責任者

「実行責任者」とは、特定のタスクまたは成果物の実行を担当しているチームメンバーです。たとえば、チームの役割の1つが「著者」である場合、その著者がプロジェクトの文書作成を担当します。


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説明責任者

「説明責任者」とは、タスクの完了に関して、最終的な権限を持っている個人です。たとえば、原稿整理編集者は文書作成を担当していなくても、文書が時間どおりかつ正確に完成することを確保する責任があります。


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協業先

「協業先」というチームメンバーは、そのタスクの助言者になる個人です。たとえば、対象分野の専門家は、成果物の技術仕様を提供する相談相手になります。あるいは、ベテランのチームメンバーは、タスクを完了するためのベストプラクティスを提供する相談相手になります。


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報告先

「報告先」とは、プロジェクトの展開時にプロジェクトの最新の状態を把握している人です。これにより、各タスクとその状態の透明性が確保されます。フィードバックやレビューを求められることはありませんが、プロジェクトの成否の影響を受けるため、プロジェクトの健全性について高いレベルの理解が期待されます。


なぜRACI図を使うべきなのでしょうか?どう役立つのでしょうか?

RACIはあらゆる種類のプロジェクト管理に役立ちますが、とりわけプロジェクトのメンバーが職務経験や部門が異なる人々で構成され、誰が誰に報告し、誰が最終決定権を握っているのかがあいまいな場合に、役立ちます。また、チーム間プロジェクトでチームそれぞれに独自の承認プロセスがあり、承認が停滞する危険性がある場合に、とても役立ちます。

RACI図で各タスクの皆の役割が明確に示されていれば、同時に1つのタスクに何人も飛び込んでバラバラの方向に進み、重複作業の時間ばかりが増えていくこともなくなります。優れたRACI図があれば、プロジェクトのライフサイクル全体でチームメンバーが誘導され、各メンバーが都度確認することができるので、以下のような恩恵を受けられます。

  • 役割の混乱をなくす
  • リソースを適切に割り当てる
  • 個別のタスクへの期待を管理する
  • 重要なタスクが見落とされないよう徹底する
  • 連絡を合理化する(不要なメールのCCをなくす!)

Minitab WorkspaceでのRACI図の設定とRACIのベストプラクティス

使用するのがスプレッドシート、ホワイトボードでも、Minitab Workspaceのようなソフトウェアソリューションでも、毎回同じレイアウトを心がけます。プロジェクトが複雑になるほど、ソフトウェアが役立ちます。完成したRACIフォームのスクリーンショットを確認してください。

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このようなソフトウェアを使用して1つのプロジェクトを遂行すると、チームはドロップダウン、色、概要をまとめたタスクの順序などを認識できるようになり、次のプロジェクトをもっと自然に進めることができるようになります。

Minitab WorkspaceでRACI図を作成するには、[挿入] > [フォーム]をクリックして、RACIを検索します。次に、RACI(責任割り当てマトリックス)を選択し、[作成]をクリックすると、新しいタブに空白のフォームが表示されます。下部に拡張可能な手順も表示されるため、それぞれの役割の目的、フォームの入力方法を再確認できます。

始めるための他のいくつかのヒントを以下に示します。

  • プロジェクトの作業開始前に、RACI図を作成します。こうすることで、後戻りできないような、「覆水盆に返らず」状態を回避できます。作業の流れやチームメンバーに漏れがないことを確認するために、RACI図をガントチャートに照らし合わせることも役に立ちます。
  • RACI図の維持の実行責任者を決めます。プロジェクト管理者であることが多いですが、チームの構成により、別の役割も可能です。
  • プロジェクトのR、A、C、Iのすべての役割が各タスクに記載されていることを確認し、各役割の詳細を含めます。

中間の役割の決定と独自のベストプラクティスの構築

1つのチームで、実行責任者説明責任者を兼任していることがあります。チームが小さければ、特にそうです。著者と原稿整理編集者の例をあげましたが、小さなチームでは、著者が文書を校正して公開し、実行責任者と説明責任者になる必要性が生じたりします。

協業先または報告先実行責任者になったこともありました。法務チームにいて、マーケティングのタスクの報告先になったものの、その後、利用規約の変更により、長期間使われてきた原稿を書き換えてパンフレット、ホワイトペーパー、または他のマーケティングアセットの新版に付記する必要が出てくることもありえます。

プロジェクトを計画しているときに、1人のチームメンバーが実行責任者と説明責任者を兼任、または他の役割を兼任していたらどうでしょうか?一般的にはやめておいた方がいいです(無理に止めるつもりはありませんが)。複数の役割を担ったチームメンバーがいる場合は、手動で入力する必要がありますが、やむを得ない場合にのみ推奨します。このような兼任を作成したい場合は、役割をさらに区別するために、タスクをもっと詳細にして追加することを考えてみてください(文書の「仕上げ」にタスクが2つあるとき、すなわち仕上がった文書を共有ドライブに保存して社内の全員に通知するタスクと、仕上がったファイルをプリンターに送信するまたはウェブサイトに公開するタスクがある場合、明確にする必要があります)。

実際、こういった活動は、組織および独自のプロジェクトの計画スタイルとベストプラクティスを向上させる上で良い練習になる可能性があります。Minitab WorkspaceでRACI図などの計画ツールを使用してプロジェクトを実行すると、成果物と期待についての共通認識を持つことができ、その先数年は繰り返すことの可能なプロジェクト成功の前例になります。