将优秀项目部署留在阴影之下的 5 大挑战 | 5 Challenges that Keep Even the Best Project Deployments in the Shadows

Evan McLaughlin | 17 June, 2022

主题: Minitab Engage

为什么很多改进计划最终会被搁置一旁?一开始公司领导通常会支持这些工作,那么从在最高管理层的大力支持下启动部署之日到结束部署之日,发生了什么?

即使是取得显著改进的项目,通常也无法给决策者留下深刻印象。

但这是为什么呢?

高层通常看不到持续改进计划的成功。Process Excellence Network 在其 2020 Global State of Process Excellence 报告中指出,流程专业人士面临的最大挑战是“将流程改进与高层业务策略联系起来”。这也不是新问题 它的调查结果实际上表明,这是至少三年来面临的最大挑战。

此外,美国质量学会的研究表明,即使是每年,也只有 25% 的高管收到项目部署指标。几乎可以肯定,高管所做的决策对这些计划的影响要比每年一次频繁得多!

即使在拥有稳健又成熟的持续改进计划的组织中,评估一项计划的累积影响也可能很困难,有时甚至是不可能的。

我们找到了以下 5 个原因,并就如何避免它们提出了一些建议。

1.项目数据分散且无法访问

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单个项目团队通常在捕获和报告其结果方面做得很好,但随着项目的累积,很快就会面临挑战。

在任何给定的时间,大公司可能有数千个同时处于活动状态的项目,而且可能已完成了数不胜数的项目。从所有这些项目中收集关键信息并将其转换为可供领导轻松访问和使用的格式,是一项极其艰巨的任务。

许多组织根本做不到这一点,其改进计划所带来的总体影响仍然无从所知。  

 

 

2.项目是应用程序和文档的大杂烩

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在大多数组织中,团队必须针对文档、过程图、价值流图和其他必要项目工具使用各种不同的应用程序。这意味着项目记录变成了来自许多不同软件程序的不同文件的汇编,这些文件经常互不兼容。

然后,团队成员不得不费时费力地将相同的信息输入到多个应用程序中。更令人困惑的是,最新版本的文档可能位于多台不同的计算机上。即使在云中,不同的个人 OneDrive Google DriveDropboxMicrosoft TeamsSharepoint 等上也可能存在不同的版本。因此,项目负责人需要跟踪文档的多个版本,使正式项目记录保持最新。 

 

 

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3.半满?半空?指标因项目而异   

即使是同一部门中的不同团队也可能以不同的方式处理必要的指标,或者以不同的方式跟踪相同的数据。在一个组织中,在任何给定的时间,将这一数字乘以数千个正在进行的项目,不难看出为什么有关所有这些项目带来影响的可靠报告从未编写出来。

即使整个组织的理论 KPI 是一致的,但当一个部门在苹果中跟踪理论 KPI,而下一个部门在橙子中跟踪它们时,也将无法评估或汇总理论 KPI 的结果。 

 

4.团队使用方孔跟踪系统时遇到的难题

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许多组织尝试使用各种方法(从自创项目数据库,到极其昂贵的成熟项目组合管理 (PPM) 系统)监控和评估持续改进计划所带来的影响。

但有时这些工作 - 至少在一段时间内 - 许多组织发现维护他们的自创系统既繁琐又费钱。正如其他人所发现的那样,为了满足财务、信息技术、客户服务或其他业务功能的需求而创建的现成解决方案不能完全适合或支持基于持续改进方法的项目(如六西格玛项目或精益项目)。

结果?随着资源转移到其他位置,系统慢慢消亡,报告机制会被闲置,即便使用汇总也无法真实地评估计划所造成的影响。 

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5.报告花费的时间太长

一天的时间是有限的,忙碌的团队成员和负责人需要确定各种事项的优先级。尤其是在上述某些条件下运营时,团队责任人发现项目报告是一种负担,因此从不会将其上升到优先级列表的首位。

由于可用时间有限,以下活动似乎不会增值:在从各个团队成员、计算机和服务器收集项目文档中的信息后,复制这些信息并按某种格式将这些信息粘贴到到某个位置。

如果老板不需要这些数字(似乎许多最高层管理人员不需要),大多数项目负责人宁愿将有限的时间花在任何其他任务上。 

组织可以建立标准并确保所有项目团队使用一致的指标。负责人可以采取措施来确保报告结果成为每个项目中的关键步骤。 

 

 

报告改进工作无需如此艰难

鉴于任务的复杂性,以及持续改进所涉及的系统性和人为因素,不难看出为什么许多组织难以了解其计划的执行优度。所面临的挑战是确保报告结果成为每个项目中的关键步骤,并且所有项目都使用一致的指标。能够做到这一点的团队将发现,他们的结果因其对利润的影响而得到更多的关注和信任。 

ASQ 报告中的这一发现显著强调了 Minitab 最近一直关注的问题,事实上,我们的 Minitab Engage 软件迎面解决了其中的许多因素。对于高管、经理和利益相关者,Engage 就组织的整个改进计划或其中任何部分对进度、绩效和利润所带来的影响,提供前所未有的见解。 

南非食品制造商 Premier FMCG 的国家持续改进经理 Brian Mapani 实际上将其公司的成功归因于 Engage,他这样描述其公司取得的成功:公司最初只有持续改进愿景,目前在五年计划和策略之前就已经执行和交付了持续改进。该公司通过优化配方制定流程为公司节省了数十万美元。观看他的更多解释:

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