Minitab博客

使用正确的持续改进工具可以节省时间和金钱 | Save Time and Money with the Right CI Tool

Written by Jim Oskins | 2023-2-1 2:07:07

几年前,我在一家大型跨国公司担任持续改进 (CI) 与全球卓越运营 (OpEx) 领导者。现在,我效力于 Minitab,希望帮助客户克服我身处他们职位时所面临的困难。也就是说,帮助我们的客户更好、更快、更彻底地完成工作。这就是解决方案架构师在这里的使命!           

 

          

领导者面临的挑战是获得软件,帮助他们的技术领导者、项目经理和持续改进运营完成工作。通常情况下,高级领导者认为,像 Excel 这样的企业通用软件就足够了,但这远远满足不了团队的需求。很多公司因为没有正确的工具而损失了太多的金钱。在这里,我将分享我对这个难题的发现。.

不同的工具适用于不同的角色

根据我的经验,我知道大部分公司有某种形式的项目管理工具。我经常看到人们在这个过程中无法得到他们需要的帮助,通常是由于以下三个原因造成的:

  1. 技术领导者已经在使用他们自己的项目跟踪工具(通常是电子表格)
  2. 项目经理正在使用项目管理软件(例如,MS Project SmartSheet 中的甘特图)
  3. 持续改进报告完全独立于项目跟踪工具和项目管理软件。

这些都不冲突。事实上,我认为每家公司都需要这三种工具。它们有完全不同的用途:

  • 技术领导者需要跟踪代办事项直到完成,以便他们正在使用的产品或过程的功能满足需求。
  • 项目经理需要跟踪成本和时间,以确保每项工作都按时完成。他们的工作与技术领导者很吻合,但各自负责不同的事项。他们的管理方式不同,所以我们有电子表格和甘特图。
  • 作为一名工程师,我们总是用 Excel Google Sheet 来跟踪我们的项目。定期更新项目跟踪工具,例如谁在做什么,什么时候做。我们不总是使用甘特图,它更像是一个活动日志。

项目经理总是与我们工程师跟踪相同的项目,但级别更高。他们不会关心像“改进过程第 12 步”这样的细节,而是更关心像“创建过程”这样的东西。像这样的大任务可能有一些中间任务,比如“以 50% 的速度运行过程”、“全速运行过程”和“退出过程”。

获得控制台视图

持续改进工具会负责上面提到的一些事情,但仍然是在不同的级别上。持续改进工具也必须报告节省情况。这是一个不同的问题,不同于其他地方的技术领导者必须报告的内容(待办事项完成情况)和项目经理必须报告的内容(计划的风险)。持续改进控制台可能看起来像下面这样:

您可以看到节省和目标对比,以及按位置或任何您喜欢的内容进行筛选的能力。

如您所见,这与 ExcelSmartSheetsMicrosoft Project 或公司其他部门已经在使用的任何软件都没有任何竞争关系。

您也可以在 Minitab Engage 中跟踪项目(与企业范围内的项目管理完全不同的方式……这是针对您的改进计划!)

 

诚然,上面的项目来自我的演示帐户……请电话联系 Minitab,我们可以带您更详细地了解这些内容!但是,请注意这里有一个有趣且特定的术语:我们有一个阶段列。如果有人以前使用过 DMAIC,就知道它往往治标不治本,从不真正查找根本原因。这就无法防止根本原因再次发生。在这个视图中,您可以看到,除一个项目之外,所有项目都被卡在了“改进”阶段(只有一个项目通过了“C:控制”阶段)。有一个项目甚至亮起了红色标记并寻求帮助(在健康状况列中用红点表示)。这里还有很多栏,您可以按教练搜索列表(“Minitab Engage,请显示由 MBB Celia Bedelia 指导的所有项目”)。该软件还在错过到期日期之前提供通知,并在错过到期日期后继续提供通知,直到完成。

这种持续改进跟踪可以很好地补充技术领导者和或项目经理的工作,即简单地为他们提供一个项目链接,以超链接的形式包含在他们的电子表格、甘特图或报告中。

Minitab Engage 与其他项目管理工具的不同之处

Minitab Engage 不仅仅是控制台,事实上,我认为最好的功能可能在改进工具里。您可能知道的工具有 90 多种。让我震惊的是,我们的工程师把所有这些表格、绘图工具、分析工具全部收集到一个软件包中。

我最喜欢的是鱼骨图、过程图、VSM、五个为什么、5SA3RACISIPOC Monte Carlo……还有更多。查看 Minitab Engage 功能的完整列表。

对于已经拥有基于 Excel PowerPoint 的鱼骨图的公司来说,这些为什么重要呢?很好的问题……您喜欢使用这个模板吗?我从没喜欢过……非常难用,而且很乏味。用于一般用途的其他工具,任何人都可以使用它们做任何事情(这就是为什么它不适合您)。Minitab Engage 是为您的改进计划量身定制的,因此它的所有这些额外的小细节使它变得更好。

您也不必管理模板的修订或保护它们不被其他人编辑。以前,我们有一个巨大的模板库。有些非常好,但是它们会发生变化(这意味着其他人会有意无意地改变它们)。这会严重影响公司其他人员查找原始的、未经修改的模板。文件太多,就很难找到您需要的。在 Google Drive 中能搜索到一个有一个副本,这让查找变得异常困难。

有了 Minitab Engage,您再也不必担心这个问题。事实上,您可以创建自定义路线图来组织工具集(大多数客户喜欢 Minitab Engage 随附的 DMAIC 路线图和其他一些路线图……但您也可以自定义。)

有时候,改进计划在获得资金方面有困难。这一直令我感到吃惊,因为花在改进上的每一分钱都会产生投资回报。我们做这些事情就是为公司省钱!但是,因为金钱短缺,在无法证明计划价值的情况下,您不能总是获得资金。Minitab Engage 可以帮助您解决这个问题。

Minitab Engage 适用于您在更高的企业级别上正在做的任何事情。

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