我最爱的可视化工具:过程图析 | My Favourite Visual Tool: Process Mapping

Shelby Anderson | 24 December, 2021

主题: Project Tools, Minitab Workspace

我们每个人都会使用自己最爱的工具、技巧、方法和方式来完成、跟踪和改进我们的工作。我个人属于视觉型学习者,因此过程图析和流程图总是更容易吸引我的注意力。

我知道过程图的正式称呼之前,我就习惯将待办事项或后续步骤写在任意形状内,然后用箭头和线条将这些形状连接起来。 

加入 Minitab 后,我了解到需要使用正式规则和方法来恰当处理图析。虽然这些规则和方法起初看似复杂,但实际上这个简单又有效的方式能够让我们快速跟踪或改进过程。

以可视化方式描绘过程中不同活动的顺序后,您将能够更清晰地分步查看和理解过程,并识别重要决策、痛点和浪费。此外,您还可轻松向他人传达所画出过程图的内容,并清晰查看人员和行动之间的关系。

下面提供的是创建理想过程图的几个建议:

过程图析入门

  1. 让团队成员参与过程图析。

有句俗话说“团队合作让梦想成真”。

构建过程图时,您应充分利用此理念。若能集结一个由过程中负责不同步骤之个人所组成的团队,则您不仅能收获您自己原本想不到的见解和观点,还能向参与的每个成员赋予跟踪和改进此过程的责任感和参与感。

最重要的是,过程图析也是联络感情的绝佳方式,因为所有人都希望能够吐槽一下某些糟糕的流程。若能在团队环境中修复这些问题,每个人就能够说出他自己的想法、倾听他人的关键,从而将所有人凝聚在一起。

  1. 始终记得执行过程预演,以保证准确度。

您集结了可执行过程图析的合适团队并写出了过程的常规步骤。然而,您是否完全确定已将所有步骤纳入其中?即便您和您的团队认为已涵盖所有内容,我仍建议您再次确认,并利用多个不同测试场景来反复多次彻底检查从开始到结束的整个过程。

在制造行业,亲自检查实际工作过程的想法称为“现场巡视 (Gemba Walk)”。这个概念最初由日本的大野耐一 (Taiichi Ohno) 提出,其目的在于让管理者和领导者能够观察实际过程、与同事互动、获得过程相关知识,以及探索可持续改进的想法。Gemba 取自日语的“实际地点”,指的是做实际工作的地方;在制造业中,参与现场巡视的人员会离开其工位,去工厂车间走动,亲自去查看并提出问题,同时向过程参与人员致意。

无论您是否从事制造业,都可将现场巡视应用于任何行业,并与过程图搭配使用以确保准确度。

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  1. 在项目全程中创建及回顾过程图

创建、回顾或改良过程图的最佳时机是何时?坦诚说,项目期间的任意时间都合适。

启动项目前画出过程图可助您对项目进行评估、定义工作重心、确立起止或识别过程先期可能需要改进的领域。

在项目中期创建过程图也大有裨益,团队可借此机会集思广益、回顾一开始学到的内容、再次讨论和调整当前过程图。

在项目结束时更新过程图可将过程变更或改进纳入其中,这也可带来助益。若能将新过程完好存档,则未来面对类似项目时,就能够更迅速采用或提供协助。

 

从何处着手?

过程图的创建过程蕴含无限可能性!

您可以用白板,或只使用纸和笔。然而,若需要一个可与团队和领导分享的简练过程图,那么我们推荐使用Minitab Workspace我们的可视化工具包在一个位置提供丰富的实用工具,只需动动手指就能通过快捷易用的界面实现卓越的过程和产品,助您可视化、优化和衡量业务价值,产生超越以往的反响。

 

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