甘特图终极指南 | The Ultimate Guide to Gantt Charts

Shelby Anderson | 24 January, 2022

主题: Project Tools, Minitab Workspace

启动新项目之前必须先确定目标和行动准则,这很重要。如果不先明确步骤、任务和截止日期,项目失去前进方向,偏离最终目标。最终,这将浪费宝贵的时间和金钱。

如果您正在寻找任务可视化方法,以保证团队顺利实现各个项目阶段的任务目标,那么您应该使用甘特图。让我们深入了解这一强大的工具如何助力团队及时专注地完成项目。

什么是甘特图?

甘特图是项目中需要在设定时间内完成的任务的可视化视图。甘特图可用于规划各种规模的项目。甘特图会始终显示项目的开始和结束日期,甚至帮助您了解在特定一天要完成哪些工作。

一个好的甘特图应该提供关于您项目的有效概览,包括:

  • 您需要完成哪些任务
  • 需要完成的任务的顺序
  • 每项任务将耗时多久
  • 项目期间已完成任务耗时多久

甘特图可以通过多种方式创建。幸好,Minitab Workspace提供了两种不同类型的甘特图模板:标准甘特图(如下所示)和任务甘特图,这是界面中提供的 90 多种工具的一部分。

Gantt Chart in Minitab Workspace

现在您了解什么是甘特图了,但您为什么要用它呢?

使用甘特图的优势

甘特图不仅仅是一种可以让您有条理地掌握项目的可视化工具,它还具有以下优势:

  • 增强沟通: 特别是在许多人远程工作的时代,沟通至关重要。甘特图可以加强团队沟通,因为项目经理可以看到谁正忙于项目中的哪个特定部分,向他们提供反馈并轻松地协调信息。当每个人都使用标准甘特图模板(如 Minitab Workspace 中的版本)时,沟通会更加紧密。甘特图也非常适合于向主管和股东传达高级计划和状态更新,而任务甘特图(如下所示)更适用于显示和传达工作流,以及您的工作团队更详细的进度。 
Tasks Gantt Chart in Minitab Workspace
  • 避免资源过载: 甘特图的另一个主要优势是可以防止资源过载。当许多任务中的资源过于紧张时,就会出现许多团队问题。甘特图可以帮助您有效地管理资源,确保没有团队成员负担过重。

  • 能够跟踪进度: 使用甘特图,您可以确保遵守截止日期。您可以轻松地看到所有正在进行中的任务,以及它们相对于某些项目里程碑的进度。仅这一功能就使甘特图成为任何项目的必备。Minitab Workspace 中的里程碑功能特别有用,因为它可以用来轻松地跟踪、更新以及以清晰的书面格式查看整个项目中的这些关键项目检查点。

Gantt Chart Milestones in Minitab Workspace

甘特图中包含什么?

既然您已经准备好开始使用甘特图,您需要知道其常规包含的内容。每个甘特图都有几个关键组成部分:

  • 项目的开始时间
  • 项目的各种任务内容
  • 每项工作分配给谁去做
  • 任务应该何时开始和结束
  • 每项任务需要多久
  • 某些团队是否应该就特定项目进行协作和合作
  • 项目何时结束

随着项目的开展,团队成员和经理都能够查看分配给他们的任务并直观地看到进度,这有助于每个人看到其工作相对于项目或特定工作流中的其他任务的进展情况。

Minitab Workspace 中创建甘特图时,其最酷的功能之一是任务列表 如下图所示,这份书面列表包括了甘特图中的所有任务,同时清除了不必要的杂乱,便于每个人理解。任务列表中所做的任何更改也会立即反映在甘特图中,因此所有团队成员看到的状态始终是最新的。

Task List for a Gantt Chart in Minitab Workspace

最佳做法和技巧

根据所涉及的项目规模、团队成员数量和截止日期,整理出一份甘特图可能让人有些力不从心,但不要担心!

以下是我们提供的技巧和最佳做法:

  • 分组创建任务: 为了让您的计划更便于阅读,请按组或工作流输入任务。这将帮助您的团队成员了解哪些任务时间重叠,以及他们如何协同工作或相互借力才能达到最终目标。

  • 获取详细信息: 甘特图非常灵活,可以根据您的需要设计得非常详细或概括。如前所述,我们建议使用 Minitab Workspace 中的标准甘特图,概括展示任务和里程碑之间的关系,以便向主管和股东提供状态和详细信息,而任务甘特图则更适合用来了解更多详细信息以及由工作团队使用。

  • 指定责任方: 创建甘特图时,明确指出谁负责任务的哪一部分。这将有助于避免出现有关谁应该在什么时候处理什么任务的混淆。

  • 记住时间点是关键:不要忘记为每项任务添加具体的开始和结束日期;没有它们,就很难跟踪进展并保持团队运转。而且,还要确保将假期和休假时间计算在内,以避免错过截止日期,因为我们都应该不时地休息和放松。 

您最近有没有启动甘特图可以助一臂之力的项目?也许您已经有了一个正在进行中的项目,但借助 Minitab Workspace 完美管理和执行您的项目永远不会太迟。

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